Financa
Digitalni poslovni portal

- OGLAS -

Kako iz sastanaka izvući maksimum

Sastanci vjerojatno neće nestati, pa umjesto da ih gledate kao gubljenje vremena, provedite vrijeme planirajući i izrađujući strategiju kako bi iz njih izvukli maksimum.

Sastanci, sastanci i još više sastanaka. Kultura sastančenja u većini je organizacija još uvijek prisutna, a tijekom pandemije ta se organizacijska navika povećala.

Studija s Harvarda pokazala je da su ljudi posjećivali 13 posto više sastanaka, a broj ljudi koji su dolazili na svaki sastanak se povećavao, ali su sastanci u prosjeku bili 20 posto kraći.

Redovito bih cijele dane provodio na sastancima u poslovnim danima. Žurio bih od sastanka do sastanka i osjetio iskru radosti kad bi sastanak bio otkazan.

Koliko ste se puta tako osjećali? Taj bi osjećaj bio drugačiji da su sastanci učinkovita i dobra upotreba vremena.

Neuspjeh u ispunjavanju cilja

Sastanci često promaše cilj. Oni su navodno prilika za povezivanje, suradnju, raspravu, odlučivanje i učenje. Nažalost, prava namjera sastanka često nedostaje ili se zanemaruje, a mnogi ih se ljudi boje iz mnogo razloga.

Na primjer:

  • Rijetko počinju i završavaju na vrijeme – neki ljudi kasne, drugi odlaze ranije, a neki se ljudi ne pojavljuju
  • Često ne postoji jasna svrha ili plan, pa postoje različite razine pripreme
  • Sastanak se ne vodi dobro, pa razgovor luta i njime dominira nekoliko glasnih glasova
  • Često možete napustiti sastanak nakon što ste vrlo malo postigli, a zatim pomisliti da je to bio gubitak vremena

Nedostaje upravljanje

Ono što često nedostaje na sastanku je upravljanje.

Sjajan moderator zna kako izvući ideje i razmišljanja drugih i uravnotežiti natjecateljske i različite perspektive. Obraćaju pozornost na ono što se događa oko njih – i na ‘rečeno’ i na ‘neizrečeno’. Oni mogu osigurati da se svi uključeni osjećaju saslušanima i cijenjenima.

Oni rade sa sudionicima kako bi istinski izvukli ono najbolje jedni od drugih i stoga iznijeli najbolje ideje, što je krajnja korist od suradnje.

Moderatori znaju da nemaju sve odgovore. Umjesto toga, mudrost je u prostoriji, a njihova je uloga voditi razgovore i pomoći izroniti i podijeliti odgovore, misli i perspektive sudionika.

Posao moderatora je podržati svakoga da da najbolje što može. Da bi to postigao, moderator potiče puno sudjelovanje, promiče međusobno razumijevanje i njeguje zajedničku odgovornost.

Sam Kaner

Potrebno je pažljivo planiranje

Zauzimanje moderatorskog pristupa vođenju sastanaka zahtijeva razmišljanje i planiranje.

Dnevni red sesije može biti fluidan, što znači da dok unaprijed ocrtavate sesiju, prihvaćate da su elementi dnevnog reda otvoreni za mijenjanje i oblikovanje od strane sudionika. Ovaj pristup pomaže osigurati interakciju i zajedničku odgovornost za ishode sesije.

Kao moderator, vi se usredotočujete na razumijevanje i povezanost posvećujući vrijeme na početku provjeravanju i otkrivanju koja su to očekivanja sudionika. Također osiguravate da postoji niz načina na koje ljudi mogu podijeliti ideje i pružiti povratne informacije, čime se uzimaju u obzir različiti komunikacijski stilovi i razine udobnosti u iznošenju ideja u velikoj grupi.

U svom planiranju također određujete kada je za sesije potrebna podrška neovisnog moderatora. Imati neovisnog moderatora osobito je korisno za timske sesije i kada su teme za raspravu složene i potencijalno sporne. Neovisni moderator nema udjela u ishodu razgovora.

Psihološka sigurnost je najvažnija

Da bi pristup ove prirode uspio, potrebna je psihološka sigurnost. Stvarate siguran prostor za sudionike da dijele, raspravljaju i doprinose dnevnom sadržaju i ne ignorirate različita mišljenja. Umjesto toga, ljudi su zainteresirani za sve predstavljene ideje.

Također, moderator je vješt u viđenju i osjećanju onoga što je rečeno i neizrečeno u prostoriji i aktivno nastoji iznijeti ideje, uvide i brige. Čineći to, svi koji sudjeluju osjećaju se kao da su imali priliku doprinijeti.

Sastanci vjerojatno neće nestati, pa umjesto da ih gledate kao gubljenje vremena, posvetite vrijeme planiranju i izradi strategije kako biste mogli ostvariti njihovu namjeru suradnje i osigurati željene rezultate.

Izvor: The CEO Magazine

Pretplatite se na naše obavijesti
Prijavite se ovdje kako biste primali najnovije vijesti, ažuriranja izravno na Vaš email.
Možete se odjaviti u bilo kojem trenutku
Možda Vam se sviđa

Ova web stranica koristi kolačiće za poboljšanje vašeg iskustva. Pretpostavit ćemo da ste u redu s tim, ali možete odbiti ako želite. Prihvati Opširnije