Organizacija poslovnog sastanka važan je za razmjenu ideja između timova, unutar tima ili između poslovnih partnera. Njime potvrđujemo očekivanja i razmjenjujemo ciljeve organizacije. No, organizacija uspješnog poslovnog sastanka nije nimalo laka. Ona zahtjeva pomnu pripremu i uvažavanje različitih potreba.
Donosimo popis koraka za organiziranje uspješnog poslovnog sastanka:
Definirajte svoje ciljeve
Prvi korak u organiziranju poslovnog sastanka je definiranje njegove svrhe. Razmislite je li održavanje poslovnog sastanka potrebno ili biste isti taj cilj mogli postići Zoom pozivom, putem e-maila ili telefonskim razgovorom. Ako je sastanak neophodan za postizanje vašeg cilja, odredite koje informacije želite razmijeniti tijekom njegova trajanja. Planirajte sastanak kako biste prenijeli informacije, donijeli odluku u komunikaciji s vašim s timom, riješili problem, razvili odnose sa suradnicima ili klijentima ili podijelili ideje. Nakon što odredite cilj poslovnog sastanka, možete početi s njegovim planiranjem.
Odlučite tko će prisustvovati sastanku
Koga ćete pozvati na poslovni sastanak može ovisiti o njegovoj svrsi. Ako je njegov cilj razmjena ideja, razmislite o tome da pozovete veću grupu ljudi umjesto da održite manji sastanak. Sastanci kojima je cilj rješavanje problema i donošenje određenih odluka zahtijevaju manji popis sudionika. Kada definirate konačni popis sudionika sastanka, možete razmotriti tko bi mogao pružiti najbolji uvid u raspravu, na koga bi tema mogla najviše utjecati i kome su potrebne informacije kako bi ispunio svoje odgovornosti.
Dodijelite uloge i odgovornosti
Ako je potrebno, dodijelite uloge ili odgovornosti sudionicima sastanka. To im može pomoći da razumiju svoj specifični fokus i doprinose svojim aktivnostima sastanku. Možda imate više ljudi s istom ulogom koji bi mogli surađivati kako bi ispunili svoje zadatke. Određivanje posebnih odgovornosti može poboljšati učinkovitost sastanka i angažman sudionika.
Odaberite mjesto i vrijeme
Ispitajte dostupnost sudionika kada planirate vrijeme poslovnog sastanka. Pokušajte održati sastanak unutar planiranog vremenskog okvira kako biste zadržali pozornost sudionika i povećali njihov angažman.
Odaberite relevantno i prikladno mjesto poslovnog sastanka koje će ići u korist svim sudionicima sastanka. Možete odabrati mjesto ovisno o njegovoj veličini, pristupačnosti, udobnosti i mogućnostima opreme koja će vam možda biti potrebna. Rezervirajte mjesto sastanka unaprijed kako biste bili sigurni da mu možete pristupiti u zakazano vrijeme.
Razmotrite različite potrebe
Uzmite u obzir različite potrebe sudionika pri planiranju svakog aspekta sastanka. Razmotrite koliko često vašem timu treba odmor, kako obrađuju i prenose informacije i kako zadržati angažiranost svih koji prisustvuju sastanku. Uključivanje različitih aktivnosti tijekom sastanka može pomoći u rješavanju svih problema i pitanja. Uzmite u obzir pristupačnost pri odlučivanju lokacije i pripremi materijala. Možete pozvati sudionike da podijele svoje potrebe s vama prije sastanka ako bi to željeli.
Pripremite dnevni red sastanka
Napravite unaprijed cijeli dnevni red za svoj sastanak. Razmislite hoćete li to planirati tjedan, dan ili jutro prije. Razmislite o čemu želite razgovarati i odredite kako želite strukturirati sastanak. Možete pružiti demonstraciju sudionicima sastanka, podijeliti se u male grupe za raspravu, provesti ankete, imati gosta govornika ili koristiti vizualna pomagala za poticanje interesa za teme sastanka. Sastavite sve materijale i opremu koju planirate koristiti u svojoj prezentaciji. Možete izraditi i pisani nacrt koji će vam pomoći da strukturirate sastanak i zadržite njegov fokus. Odlučite koliko vremena želite posvetiti svakoj temi. Dnevni red može uključivati naslov sastanka, vrijeme, datum, mjesto, stavke rasprave i uloge sudionika.
Podijelite materijale unaprijed
Obavijestite sudionike o sastanku tako što ćete im poslati pozivnicu putem e-maila. Razmislite i o slanju važnih materijala unaprijed, poput dnevnog reda i vaših očekivanja. Te materijale možete poslati nekoliko dana ili tjedan dana prije sastanka, a oni će pomoći sudionicima da budu produktivniji tijekom sastanka.
Slanje materijala prije sastanka također vam može omogućiti da razjasnite nesporazume i predvidite pitanja. Od sudionika možete zatražiti povratne informacije o tome kako poboljšati sastanak ili što uključiti kako biste mogli napraviti manje prilagodbe prije toga.
Pošaljite sažetak sastanka
Nakon sastanka pošaljite e-mail svakom sudioniku kako biste saželi informacije koje ste pokrili. To će vam pomoći naglasiti važne točke rasprave i zaključke. Možete ih koristiti da podsjetite svoj tim na njihove odgovornosti ili zadatke donesene tijekom sastanka. Možete se pozabaviti i time trebate li zakazati dodatne sastanke.
Izvor: Moj Posao
