Faksimil potpisa je otisak na kojem se nalazi istovjetna reprodukcija potpisa ovlaštene osobe. Često koristi u organizacijama i različitim poduzećima za potpisivanje dokumenta kada rukovoditelj nije raspoloživ. Tada osoba koju je ovlastio stavlja faksimil potpisa na dokument koji je potrebno potpisati.
I dok korištenje faksimila nije posebno uređeno u privatnim poduzećima, u organima javne uprave jeste. U slučaju Federacije Bosne i Hercegovine, korištenje faksimila potpisa uređeno je Pravilnikom o kancelarijskom poslovanju Federacije Bosne i Hercegovine. U nastavku donosimo osnovna pravila iz tog pravilnika.
Pojam faksimil potpisa i tko ima pravo korištenja
Faksimil potpisa je otisak svojeručnog potpisa rukovoditelja koji se na službena akta stavlja otiskom pečata ili skeniranjem slike potpisa rukovodioca prilikom štampanja.
Ukoliko posjeduje faksimil, rukovoditelj sam može koristiti faksimil kao zamjenu za svojeručni potpis. Također, može posebnim rješenjem ovlastiti osobu za upotrebu faksimila.
Faksimil se ne smije korisiti u slučajevima u kojima je posebno propisano da se dokument/akt mora svojeručno potpisati.
Upotreba faksimila mora se evidentirati u, za tu svrhu pravilnikom propisanom, obrascu za upotrebu faksimila. Čak i ako rukovoditelj sam koristi svoj faksimil, mora evidentirati upotrebu (što je malo kontradiktorno svrsi).
Na arhivskom primjerku dokumenta na koji je stavljen faksimil potpisa, mora se svojeručno parafirati rukovoditelj čiji je faksimil potpisa korišten.
Propisano je da je rukovoditelj obvezan jednom mjesečno provjeravati da li se faksimil pravilno upotrebljava. To uključuje i provjeru je li se upotreba faksimila evidentirala.
A “gdje je pečat”?
Osoba koje je ovlaštena na dokumente stavljati pečat, dužna je provjeriti da li je uz faksimil potpisa napisan broj pod kojim je zavedena upotreba faksimila. Odnosno, osoba je dužna provjeriti da li je faksimil pravilno upotrebljen.
Faksimil potpisa – izrada
Faksimil potpisa se u javnoj upravi izrađuje na osnovu odluke o izradi faksimila nadležnog rukovoditelja. U roku od 15 dana od izrade, primjerak odluke o izradi, i otisak faksimila potpisa mora se dostaviti Federalnom ministarstvu pravde. U slučaju općinskih, gradskih i županijskih organa, odluka i faksimil se dostavljaju nadležnim županijskim ministarstvima.
Praktičnost i digitalizacija
Čitajući pravilnik o kancelarijskom poslovanju u cjelosti, kao i ovaj dio koji se odnosi na faksimil potpisa, jasno je da je njegova praktičnost i provodivost upitna. A da ne govorimo da je u eri digitalizacije neprilagođena i neefikasna.
Elektronski potpis i digitalizacija javne uprave, nasušna je potreba.
