Prosječan radnik provede ukupno dva dana tjedno na sastancima i odgovarajući na mailove. To iznosi 40 % ukupno provedenog vremena na poslu. Dok uz prvu jutarnju kavu na poslu bacamo oko na dnevni raspored, vjerojatno se većina nas našla u situaciji kada smo pomislili – zašto? Zašto nam je raspored ispunjen sastancima na kojima već znamo što ćemo čuti, kako će početi i završiti i što će se njima riješiti. Vjerojatno ništa što već unaprijed nije riješeno. Vrijeme utrošeno na pripremu takvih sastanaka, odlazak i dolazak s istih (čak i kada su samo online) doista je trošenje dragocjenih resursa tvrtke. Prekidamo vlastitu koncentraciju i radni zanos u kojem smo doista produktivni, kako bi svu pozornost prebacili na teme koje možda u tom trenutku nisu od neke važnosti ni za tvrtku, niti za one koji na tom sastanku sjede i broje minute do njegova kraja.
Što to tjera neke osobe da od svega prave “dramu” i imaju potrebu sastančiti kada su mogli svima poslati jedan dobro sročen i informativan e-mail? Možda je prema njihovom razmišljanju taj sastanak doista i bio potreban. Iako svaki sastanak realno ne može, niti bi trebao biti sveden na poruku ili e-mail, pažljivo sagledavanje kulture sastanaka svakog poslovnog tima ključno je za produktivnost i ograničavanje izgubljenog vremena svih uključenih.
Kada organizirati sastanak
Često se čini da su sastanci neizbježni, a iako nam se doista ne da organizirati ih ili prisustvovati na njima, nemamo pojma kako ih izbjeći i bismo li uopće trebali.
Kada je potrebno doista organizirati sastanak? Prije svega poželjno je zapitati se nekoliko stvari:
- Organiziramo li sastanak kako bismo došli do neke ideje ili rješenja nekog problema?
- Zahtijevaju li teme o kojima će se razgovarati raspravu ili više osoba kako bi se donijela odluka?
- Radi li se o jednosmjernom predavanju ili će prisutni biti u prilici postavljati pitanja i razviti diskusiju?
- Je li važno izgraditi dublji odnos među prisutnima i raditi na njihovu umrežavanju?
Ako je odgovor na ova pitanja potvrdan, tada doista trebate organizirati sastanak.
Ako tražimo rješenje problema, posebno ako je ono vremenski osjetljivo, sastanak na kojem njegovi dionici mogu zajedničkim snagama doći do tog rješenja svakako će biti ekonomičnije rješenje od razmjene mnoštva poruka ili e-mailova. Posebno ako se radi o pitanju o kojem trebaju raspraviti određene detalje i zajednički odlučiti o smjeru u kojem treba ići. Tu je važno naglasiti da u raspravi trebaju sudjelovati svi prisutni. Jer bude li se taj sastanak pretvorio u predavanje, bilo bi jednostavnije da je ta jedna osoba rekla ili napisala što je htjela i poslala ostalima da pogledaju što ima za reći. Takav sastanak, mogao je biti e-mail. Također, bivanjem u istoj prostoriji neminovno je da će se među prisutnima razviti interakcija ili određena veza. A želimo li postići efekt team buildinga ili networkinga, sastanak je za to idealan.
Nakon što ste odlučili da je sastanak doista opravdan, zapitajte se: Tko zapravo treba biti na ovom sastanku? Pozovite sve čija je prisutnost nužna. Ostale ostavite da budu produktivni u miru obavljajući zadatke za koje su plaćeni.
Kada umjesto sastanka poslati e-mail?
Kada je primarna svrha dijeljenje informacija ili izvješća, dovoljno je svima uključenima poslati e-mail. To omogućuje primateljima da prođu kroz informacije i pojedinosti vlastitim tempom i u vrijeme kada im to odgovara. Osim što im se ne oduzima dragocjeno vrijeme, bolje će proučiti informacije koje su im bitne.
Možete poslati e-mail umjesto da organizirate sastanak ako:
- Tražite informacije koje vam samo treba dostaviti i o njima ne treba raspravljati.
- Želite podijeliti određene informacije, ali ne tražite tuđe mišljenje u vezi istih.
- Ne postoji konkretan plan sastanka, niti su određene teme koje bi se trebale obraditi.
- Imate naviku organiziranja sastanka, ali ni sami nemate konkretan razlog za sazivanje istog.
Jeste li ikada bili pozvani na sastanak samo da bi vas pitali za konkretne, jednostavne informacije? A vi ih naravno niste imali u tom trenutku… To znači da ste nakon pola sata provedenih na sastanku morali potrošiti još toliko da pronađete i pošaljete e-mail s traženim podacima. Ili još gore, morali ste doći na još jedan sastanak kako bi ih prezentirali. Taj je sastanak definitivno trebao biti e-mail.
“Meeting fatigue” – umor od neprestanih sastanaka
Previše sastanaka može rezultirati smanjenim angažmanom radnika, izgaranjem zaposlenika i općenito smanjenom produktivnošću. Ako zaposlenici stave svoje pojedinačne zadatke na čekanje kako bi se prilagodili sastancima, provode sate na online i offline sastancima i imaju malo vremena za rad na vlastitim projektima, možda bi trebalo smanjiti broj sastanaka općenito.
Umor od prisustvovanja sastancima je stvarna boljka mnogih zaposlenih ljudi. Često se dogodi da za njih nismo spremni jer smo imali mnoštvo drugih obveza ili se nedovoljno možemo koncentrirati tijekom sastanka zato što tema nije usklađena s našim prioritetima. U nekim slučajevima nije nam ni jasno što uopće radimo na tom sastanku.
Jedna je mogućnost stvoriti politiku tvrtke koja opisuje kriterije za sazivanje sastanka. Ako propišemo da sastanci moraju imati jasnu svrhu, detaljan dnevni red i zadovoljavati nekoliko različitih parametara, onaj koji ga odluči sazvati dvaput će razmisliti je li doista potreban. Dobra zamjena je asinkrona komunikacija, tj aplikacije poput Slacka ili jednostavnih e-mailova.
Druga zanimljiva mogućnost je odrediti i jedan dan u tjednu u kojem nikada ne smije biti sastanaka (osim u vrlo iznimnim slučajevima). Svi zaposlenici taj će se dan moći u potpunosti koncentrirati na svoje obveze, sigurni da im na rasporedu neće osvanuti novo iznenađenje.
Kako bi bili sigurni da se radi novih pravila ipak ne dogodi upravo suprotno, pa se ne organizira niti jedan sastanak ili dođe do situacije u kojoj netko nije dobio informaciju koju je trebao, svakako je uputno napraviti centralno mjesto pohrane svih relevantnih dokumenata i obavijesti vezanih za određeni projekt. Ovo radnom timu daje pristup potrebnim informacijama bez rezerviranja vremena u kalendaru kolega i samim time ne troši ničije vrijeme bespotrebno.
Kako se nositi s prekidima koncentracije na poslu
Čak i ako prisustvujemo sastanku koji je bio iznimno produktivan, potrebno je u prosjeku 20 minuta da vratimo koncentraciju na zadatak prije nego što smo ga prekinuli raditi. Prema nekim istraživanjima današnji prosječni zaposlenik biva prekinut između 50 do 60 puta dnevno. Neželjeni prekidi tjeraju nas da se osjećamo kao da nemamo kontrolu nad svojim radnim danom. I stvaraju tjeskobu zbog toga što ne možemo ispuniti svoje poslovne ciljeve ili očekivanja drugih ljudi. Evo nekoliko trikova s pomoću kojih možemo bolje održati koncentraciju na poslu:
Naučiti reći “ne” i/ili odgoditi
Ponekad su prekidi s kojima se susrećemo hitni i ne mogu se odgoditi. No vrlo često radi se o stvarima koje mogu pričekati barem dok ne završimo trenutnu zadaću. Propušteni poziv koji ćemo vratiti u kraćem roku ili molba da se neki sastanak odgodi za neko vrijeme ili na neki drugi dan mogli bi nam pomoći pri koncentraciji, a da pritom uspijemo udovoljiti i kolegama koji nas trebaju.
Odvojiti određeno vrijeme za “brze provjere”
Umjesto da svako malo provjeravamo nove e-mail poruke i odgovaramo na svaku pojedinačno, možemo odvojiti određeno vrijeme u danu ili možda nakon svakog u potpunosti odrađenog zadatka, te ih provjeriti nekoliko odjednom. Tako nećemo prekidati koncentraciju dok smo usredotočeni na trenutni projekt i produktivno ćemo riješiti ostale obveze.
Blokirati određeno vrijeme za “duboku koncentraciju”
Nekoliko sati dnevno jednostavno nismo dostupni – to je pravilo koje mogu znati svi naši suradnici i bliske osobe. A u slučaju nečeg doista hitnog, uvijek se mogu napraviti iznimke. Na ovaj način postavljamo jasne granice i osiguravamo svoje vrijeme za potpunu koncentraciju za rad.
Usredotočiti se samo na jednu stvar
Multitasking je odličan samo ako smo vrhunski stručnjaci u tome. Ali većina nas bolje se može usredotočiti na samo jednu stvar u određeno vrijeme. Ako je ikako moguće, trebali bismo odrađivati jednu po jednu obvezu, potpuno se posvećujući samo tome.
Osigurati mirno okruženje
Ako nemamo vlastiti ured, uvijek možemo pokušati pronaći miran kutak u uredu, gdje nas neće nitko prekidati. “Bijeli šum” ili klasična glazba u slušalicama koje blokiraju vanjske zvukove mogu poslužiti kao odlična pozadinska buka za rad. Uz veliki i jasni znak na kojem piše “ne smetaj” i ugašene notifikacije na pametnim uređajima, spremni smo za rad uz duboku koncentraciju.
Izvor: GoDigital
