Možda ste bili u situaciji da znate koliko može biti neodoljivo i bolno primiti iznenađujuće negativne povratne informacije. No, nažalost, za većinu menadžera veliki je izazov znati kada i kako dati konstruktivne povratne informacije. Ovo je osobito istinito ako prvi put vodite tim.
Kao novi menadžer, nemojte dopustiti da postanete vrsta šefa koji svojim zaposlenicima pripisuje neuspjeh uskraćujući im konstruktivnu kritiku. Na kraju će vaše izbjegavanje biti štetno za sve uključene. Zato je tako važno prihvatiti izazov i započeti teške razgovore s povratnim informacijama.
Evo nekoliko savjeta koji će vas provesti kroz proces.
Prvo shvatite zašto ne biste trebali odgađati razgovor.
Ako ne volite sukobe, može biti teško motivirati se na razgovore o negativnim povratnim informacijama sa svojim izravnim podređenima. Čak i ondai kada su takvi razgovori očajnički potrebni. Unatoč tome, ne smijete dopustiti da vaši strahovi utječu na rast vaših zaposlenika. Evo zašto ne biste trebali čekati da svom timu date konstruktivne povratne informacije.
1) Negativne povratne informacije vašim izravnim podređenima daju vremena za promjenu.
U vašoj bi glavi moglo biti lakše odgoditi davanje čvrstih povratnih informacija do pregleda učinka ili dok vaš zaposlenik ne bude stavljen na plan poboljšanja učinka. Ali čekanje na davanje povratne informacije samo znači da će vašem zaposleniku trebati više vremena da se poboljša. oni ne mogu napraviti promjene ako nisu svjesni što to rade krivo. Nadalje, čekanje na integraciju negativnih povratnih informacija vjerojatno neće dati vašem zaposleniku dovoljno vremena da obradi informacije i promijeni se prije nego što bude otpušten. S jednom nogom već vani, to bi ih moglo čak demotivirati da postupe prema vašim povratnim informacijama. To je izgubljena situacija i za vašeg zaposlenika i za organizaciju.
2) Redoviti razgovori mogu ublažiti jake emocionalne reakcije.
Razmislite: Volite li biti iznenađeni negativnim vijestima? Koliko dobro obuzdavate svoje emocije u takvim situacijama? Kad konstruktivna kritika kasni, uobičajene negativne emocije koje dolaze s takvim razgovorima mogu se pojačati. Pojedinac se može osjećati zaslijepljeno, posramljeno, izdano, pa čak može zauzeti i obrambeni stav. Umjesto da uzmu u obzir konstruktivne kritike i uvedu promjene koje ste predložili, možda će se jednostavno zatvoriti.
3) Kada se promišljeno isporuče, negativne povratne informacije mogu umanjiti štetu samopoštovanju vašeg zaposlenika.
Vaš identitet na poslu često igra ključnu ulogu u vašem životu. Kada je taj identitet doveden u pitanje odgođenim negativnim povratnim informacijama, to može utjecati na sve oko vas. Uključujući i to kako vi vidite sami sebe.
Kako dati konstruktivne povratne informacije
Dakle, kada biste točno trebali dati konstruktivne povratne informacije i kako to učiniti? Ključno je biti dosljedan i pružiti povratnu informaciju na način koji će odati počast osobi ispred vas. Sljedeći koraci mogu vam olakšati ovakve razgovore.
1) Izgradite proces.
Umjesto da čekate na davanje povratnih informacija, izgradite sustav koji će vam pomoći da kritične povratne informacije pružite na vrijeme. Razgovori jedan na jedan idealno su vrijeme za davanje povratnih informacija.
Zakažite redovite sastanke sa svojim izravnim podređenima (tjedno ili dvotjedno) i neka povratne informacije budu dosljedan dio vaših rasprava. Ako je uvijek na dnevnom redu, oboje ćete znati očekivati i pripremiti se za to. Također možete voditi popis pozitivnih i negativnih povratnih informacija koje ste primili od drugih o vašem izravnom podređenom i dodati ih u razgovor. Ne zaboravite konstruktivne povratne informacije dati uvijek u privatnom okruženju, nikada u javnom.
2) Skupite malo hrabrosti.
Čak i ako sebe vidite kao hrabru osobu, teški razgovori zahtijevaju drugu vrstu hrabrosti – hrabrost riječi. Ako vam nije lako biti izravan i iskren, prvo eksperimentirajte s nekim situacijama nižeg uloga kako biste povećali svoju hrabrost.
Pokušajte dati povratnu informaciju kolegi kojem vjerujete i znate da će cijeniti vaš doprinos. Ili možete vježbati davanje povratnih informacija prijatelju ili članu obitelji. Možete im čak otkriti da radite na poboljšanju u ovom području i pitati ih kako se osjećaju nakon primanja povratne informacije. U većini slučajeva vidjet ćete da su osobe i situacije imale koristi od toga što ste podijelili kako se stvari mogu učiniti boljim. To će vam pomoći da steknete hrabrosti za te kritične razgovore sa svojim izravnim podređenima.
3) Usmjerite se na “budućnost”.
Povratne informacije usmjerene su na prošlu radnju i stvari koje su pošle po zlu. Prošlost je u prošlosti i ne može se promijeniti. “Feedforward” je evolucija tradicionalnih povratnih informacija koje su usmjerene na ono što se može učiniti u budućnosti. Tijekom vašeg razgovora pokušajte se što je više moguće fokusirati na “feedforward” – razgovarajte o mogućnostima promjena i boljih rezultata u budućnosti. Budući da se “feedforward” bavi stvarima koje se još nisu dogodile, može se shvatiti kao objektivniji i manje osoban.
Na primjer, povratna informacija može zvučati kao: “Želim razgovarati o vašoj jutrošnjoj prezentaciji. Nedostajali su vizualni podaci, a također je nedostajalo snažno pozicioniranje.” Feedforward bi s druge strane mogao zvučati kao: “Na temelju vaše jutarnje prezentacije, želio sam razgovarati s vama o nekoliko načina na koji bi vaš niz sljedećih slojeva mogao imati još veći utjecaj. Zašto ne želite dodati više vizualnih podataka i uzeti jaču poziciju?” Imajte na umu da se povratne informacije više oslanjaju na negativne riječi (“propušteno”, “nedostaje”), dok se povratne informacije više fokusiraju na pozitivne ishode promjene.
4) Neka scenarij bude spreman.
Naši su mozgovi moćni instrumenti, programirani da nas štite. Kada dobijemo konstruktivnu povratnu informaciju, prirodno je da je naš mozak blokira kako bi nas zaštitio od osjećaja povrijeđenosti. Ako želite da vas vaši izravni podređeni doista čuju, morate im pomoći da se osjećaju sigurno tako što ćete pažljivo dati svoje povratne informacije.
Da biste to učinili, uvijek započnite razgovor objašnjavanjem zašto ovoj osobi želite dati povratne informacije. Ponovite da ste im željni pomoći da rastu i da ste na njihovoj strani. Zatim podijelite pozitivnu povratnu informaciju — koje radnje biste željeli da ponove u budućnosti? Zatim podijelite povratnu informaciju i izrazite što bi sljedeći put mogli učiniti bolje. Završite razgovor pitajući ih što bi učinili drugačije i ponudite svoju pomoć.
Posjedovanje scenarija za točno ono što biste željeli reći može malo olakšati pristup razgovoru za vas i vašeg izravnog podređenog. Evo primjera onoga što biste mogli reći:
Pozdrav Marko, Hvala vam što ste odvojili vrijeme za razgovor na sastanku s klijentima koji smo imali jutros. Bilo mi je važno da nađemo vremena za razgovor jer želim da uspijete i želim vam omogućiti da radite najbolje što možete. Obavili ste izvrstan posao uspostavljajući brzu vezu s klijentom — vaša sposobnost da brzo izgradite snažne odnose čini vas jako vrijednim za ovaj tim. Sljedeći put bilo bi sjajno da unaprijed pošaljete dnevni red. To bi nam svima pomoglo da ostanemo na pravom putu i da imamo produktivan sastanak. Također biste prije sastanka trebali nastojati prikupiti više pozadinskih informacija o industriji i izazovima klijenta kako bismo mogli ispravno razgovarati. Koje još ideje imate za naš sljedeći sastanak s klijentima i kako vam mogu pomoći?
Obavezno vježbajte razgovor naglas i unosite promjene dok ne postanete jasni i brižni.
***
Dok prolazite kroz ovaj proces, važno je zapamtiti da se davanje povratnih informacija ne tiče vas. Uvijek se tiče one druge osobe. Možete iz temelja promijeniti nečiji profesionalni (a možda i osobni) život ako ste s tom osobom iskreni u pravo vrijeme.
Izvor: Ascend; prijevod i prilagodba: Financa.ba
