Kada je riječ o poslovnoj komunikaciji, iako najčešće samo jako iritantne, greške mogu imati dalekosežne posljedice. Donosimo neke od banalnih ali čestih grešaka koje radimo kod e-mail komunikacije a na koje bismo svakako trebali pripaziti i pokušati ih izbjegavati.
Ne razlikujete Reply i Reply All
U poslovnim dopisivanjima često su uključene više od dvije osobe. Recimo da vas je petero. Sad zamislite da jedna osoba umjesto Reply All stisne samo Reply. I tako se dvije osobe dopisuju, još nisu ni primijetile da ostalih nema. Jedna, tri, pet, osam poruka… A onda se na kraju vratite na početak jer ostatak tima nema pojma što se događa.
Sjetite se koliko je naporno kad netko napravi ovu pogrešku i neka vam to bude poticaj da svaki put obratite pozornost kako odgovarate. To je tek djelić sekunde, a poštedit će vas velikih neugodnosti i problema.
Ne odgovarate na zadnju poruku
Zbog žurbe ili lijenosti, neki će ljudi jednostavno ‘preletiti’ mailove i odgovoriti na – pogrešan. Odgovorite li na pogrešan mail, odnosno na mail koji nije kronološki zadnji u korespondenciji, stvarate jednako zbunjujuću situaciju kao u prethodno navedenoj situaciji. Informacije se gube, stvara se zbrka i teško je odrediti što se tu na kraju događa.
Ovakva situacija dovodi do jedne isto tako naporne prakse a to je – otvaranje novog maila. Ljudi to najčešće rade kad više nisu sigurni kako i kome i na što poslati odgovor. Lakše je otvoriti posve novi mail i pustiti druge da se snalaze, piše womeninadria. Lakše jeste, ali nimalo kolegijalno.
Zamjenice i poruke bez teksta
Naizgled odvojeni, ova su dva problema povezana. Naime, oba značajno otežavaju pretraživanje mailova. Primjerice, od nekoga tražite dokument naziva Račun. Osoba vam ga pošalje, a u mailu samo napiše „priloženo“ ili „to je to“ ili, u najgorem slučaju, ne napiše ništa. Sljedeći put kad vam zatreba taj dokument, bit će ga značajno teže naći nego da se njegovo ime jednostavno ponovilo u naslovu i/ili tijelu maila.
Budite precizni kad komunicirate. Mnogim je vašim kolegama inbox prepun, a search im spašava glavu.
Predugačke korespondencije
Svima nam je već vrlo poznata činjenica da mnogi sastanci mogu biti e-mail. E pa, ponekad imamo i obrnutu situaciju. Ponekad se samo jedan email pretvori u šumu njih i definitivno bi bilo lakše i brže izdvojiti nekoliko minuta za sastanak i sve riješiti. Ako vam jedan thread ima nekoliko desetaka mailova, nema sumnje da se negdje krije problem o kojemu je potrebno porazgovarati. To što nam tehnologije olakšavaju neke stvari, ne znači da ih moramo koristiti baš uvijek. Ponekad i tehnologija komplicira.
Ne držite se teme
Otvorite jedan thread sa svojim timom koji se tiče npr. oglašavanja u siječnju. I odjednom vam, u tu korespondenciju, uleti poruka vezana za obračun plaće. Ako želite promijeniti temu, makar i kratko, jednostavno pošaljite posve novi mail. Organizacija pisane komunikacije je nevjerojatno važna, a osim što je zbunjujuće, uletavanje s nevezanim temama ljude jednostavno živcira.
