Prosječni radnik provede otprilike četvrtinu radnog tjedna pročešljavajući stotine e-mailova koje svaki dan šalje i prima. Unatoč tome, mnogi još uvijek ne znaju kako ga pravilno koristiti.
Zapravo, zbog velikog broja poruka koje čitamo i pišemo svaki dan, možda smo skloniji neugodnim pogreškama – a te pogreške mogu imati ozbiljne profesionalne posljedice.
Trenerica za karijeru Barbara Pachter u svojoj knjizi Essentials of Business Etiquette (Osnove Poslovnog Ponašanja) opisuje osnove modernog ponašanja vezanog za e-poštu. Inc piše o najvažnijim pravilima koja trebate znati.
1. Uključite jasan, izravan naziv maila.
Primjeri dobre teme uključuju “Promijenjen datum sastanka”, “Kratko pitanje o vašoj prezentaciji” ili “Sugestije za prijedlog”.
“Ljudi često na osnovu naziva odlučuju hoće li otvoriti e-mail”, kaže Pachter. “Odaberite onaj koji čitateljima daje do znanja da rješavate njihove brige ili poslovne probleme”.
2. Koristite profesionalnu adresu e-pošte.
Ako radite, trebali biste koristiti e-mail adresu svoje kompanije. Ali ako koristite osobni račun e-pošte – bez obzira jeste li samozaposleni ili ga povremeno koristite za korespondenciju u vezi s poslom – trebali biste biti oprezni pri odabiru te adrese, kaže Pachter.
Uvijek biste trebali imati adresu e-pošte koja prenosi vaše ime kako bi primatelj točno znao tko šalje e-poštu. Nikada nemojte koristiti adrese e-pošte (možda ostatke vaših školskih dana) koje nisu prikladne za korištenje na radnom mjestu, kao što je “djevojcica@…” ili “pivoljubac@…” – bez obzira koliko volite hladan napitak.
3. Dvaput razmislite prije nego pritisnete “Odgovori svima”.
Nitko ne želi čitati e-mailove od 20 ljudi koji nemaju nikakve veze s njima. Ignoriranje e-poruka može biti teško jer mnogi ljudi dobivaju obavijesti o novim porukama na svojim pametnim telefonima ili ih ometaju skočne poruke na zaslonima računala. Suzdržite se od pritiskanja “Odgovori svima” osim ako stvarno mislite da svi na popisu moraju primiti e-poštu, kaže Pachter.
4. Uključite blok potpisa.
Dajte svom čitatelju neke informacije o sebi, predlaže Pachter. “Općenito, ovo bi navodilo vaše puno ime, titulu, naziv kompanije i vaše podatke za kontakt, uključujući telefonski broj. Također možete dodati malo publiciteta za sebe, ali nemojte pretjerivati s bilo kakvim izrekama ili umjetničkim djelima”.
Koristite isti font, veličinu i boju kao i u ostatku e-pošte, kaže ona.
5. Koristite profesionalne pozdrave.
Nemojte koristiti opuštene, kolokvijalne izraze poput: “Ćao raja”, “Hej” ili “Ćao ljudi”.
“Opuštena priroda naših pisanja ne bi trebala utjecati na pozdrav u e-poruci”, kaže ona. “Hej je vrlo neformalan pozdrav i općenito se ne bi trebao koristiti na radnom mjestu. Umjesto toga upotrijebite Pozdrav.”
Također ne savjetuje skraćivanje ničijeg imena, osim ako niste sigurni da mu je draže da ga se oslovljava nadimkom.
6. Umjereno koristite uskličnike.
Ako odlučite koristiti uskličnik, upotrijebite samo jedan za prenošenje uzbuđenja, kaže Pachter.
“Ljudi se ponekad zanesu i na kraj svojih rečenica stave brojne uskličnike. Rezultat može izgledati previše emocionalan ili nezreo”, piše ona. “U pisanju sa uskličnicima treba biti štedljiv.”
7. Budite oprezni s humorom.
Humor se lako može izgubiti u prijevodu bez pravog tona ili izraza lica. U profesionalnoj razmjeni bolje je izostaviti humor iz e-poruka osim ako dobro poznajete primatelja. Također, nešto što mislite da je smiješno možda neće biti smiješno nekom drugom.
Pachter kaže: “Nešto što se percipira kao smiješno kada se izgovori, može izgledati potpuno drugačije kada se napiše. Kad ste u nedoumici, izostavite taj dio”.
8. Budite svjesni da ljudi iz različitih kultura govore i pišu različito.
Do pogrešne komunikacije lako može doći zbog kulturoloških razlika, osobito u obliku pisanja kada ne možemo vidjeti govor tijela jedni drugih. Prilagodite svoju poruku kulturnoj pozadini primatelja ili tome koliko ih dobro poznajete.
Dobro je pravilo koje treba imati na umu, kaže Pachter, da vas kulture visokog konteksta (japanske, arapske ili kineske) žele upoznati prije nego što posluju s vama. Stoga je uobičajeno da poslovni suradnici iz ovih zemalja budu osobniji u svojim mailovima. S druge strane, ljudi iz kultura niskog konteksta (njemačke, američke ili skandinavske) preferiraju vrlo brzo prijeći na stvar.
9. Odgovorite na sve e-mailove – čak i ako e-mail nije bio namijenjen vama.
Teško je odgovoriti na svaku e-poruku koja vam je ikad poslana, ali trebali biste to pokušati, kaže Pachter. To uključuje slučajeve kada vam je e-poruka slučajno poslana, osobito ako pošiljatelj očekuje odgovor. Odgovor nije neophodan, ali služi kao dobar bonton, pogotovo ako ta osoba radi u istoj kompaniji ili industriji kao i vi.
Evo primjera odgovora: “Znam da ste jako zauzeti, ali mislim da ovaj e-mail niste namjeravali poslati meni. Ovim vam putem želim ukazati da je otišla pogrešnoj osobi kako biste je mogli poslati pravoj”.
10. Pročitajte svaku poruku.
Vaše greške neće proći nezapaženo od strane primatelja pošte. “I, ovisno o primatelju, možda ćete biti osuđeni zbog tih greški”, kaže Pachter.
Nemojte se oslanjati na provjeru pravopisa. Pročitajte i ponovno pročitajte svoj e-mail nekoliko puta, po mogućnosti naglas, prije nego što ga pošaljete.
11. Adresu e-pošte dodajte posljednju.
“Ne želite slučajno poslati e-poštu prije nego što završite s pisanjem i provjerom poruke”, kaže Pachter. “Čak i kada odgovarate na poruku, dobra je mjera opreza izbrisati adresu primatelja i umetnuti je samo kada ste sigurni da je poruka spremna za slanje”.
12. Još jednom provjerite jeste li odabrali ispravnog primatelja.
Pachter kaže da obratite pažnju kada upisujete ime iz svog adresara u redak “za” e-pošte. “Lako je odabrati pogrešno ime, što može biti neugodno i vama i osobi koja greškom primi e-poštu”.
13. Neka vaši fontovi budu klasični.
Purple Comic Sans ima vrijeme i mjesto (možda?). Ali za poslovnu korespondenciju, neka vaši fontovi, boje i veličine budu klasični.
Glavno pravilo: vaše e-poruke trebaju biti lake za čitanje drugima.
“Općenito, najbolje je koristiti veličinu 10 ili 12 i font koji se lako čita kao što su Arial, Calibri ili Times New Roman”, savjetuje Pachter. Što se tiče boje, crna je najsigurniji izbor.
14. Pratite svoj ton.
Baš kao što se šale gube u prijevodu, ton je lako pogrešno protumačiti bez konteksta koji biste dobili iz vokalnih znakova i izraza lica. U skladu s tim, lako je ispasti neugodniji nego što ste možda namjeravali: mislili ste “izravan”, a oni čitaju “ljut i otresit”.
Kako biste izbjegli nesporazume, Pachter preporučuje da pročitate svoju poruku naglas prije nego što pritisnete pošalji. “Ako vama zvuči grubo, i čitatelju će zvučati grubo”, kaže ona.
Za najbolje rezultate izbjegavajte korištenje nedvojbeno negativnih riječi (“neuspjeh“, “pogrešno“, “zanemareno“) i uvijek recite “molim” i “hvala“.
15. Ništa nije povjerljivo – stoga pišite u skladu s tim.
Uvijek se sjetite onoga što je bivši šef CIA-e, general David Petraeus očito zaboravio, upozorava Pachter: Svaka elektronička poruka ostavlja trag.
“Osnovna smjernica je pretpostaviti da će drugi vidjeti ono što napišete”, kaže ona, “pa nemojte pisati ništa što ne biste htjeli da svi vide”. Liberalnije tumačenje: Ne pišite ništa što bi bilo pogubno za vas ili štetno za druge. Uostalom, e-poštu je opasno lako proslijediti i bolje je biti siguran nego žaliti.
