Nije tajna da radni prostor može povećati ili smanjiti vašu produktivnost. Dobro organiziran ured omogućuje radnicima da s lakoćom pronađu materijale i sigurno obavljaju svoje dužnosti. Ali jedno područje koje se često zanemaruje u nazivu uredske organizacije je skromna radna površina računala.
Odvajanje vremena za organizaciju svoje radne površine ima mnogo prednosti. Organizirana radna površina može pomoći u smanjenju osjećaja preopterećenosti i pomoći vam da iz dana u dan radite učinkovitije. Štoviše, organizirana radna površina je jeftin način da vaš dnevni radni prostor izgleda uglađenije i profesionalnije.
Donosimo pet strategija koje će vam pomoći da svoju digitalnu radnu površinu održite čistom i bez nereda.
1. Pronađite izvor osjećaja preopterećenosti
Identificiranje uzroka stresa na radnoj površini važan je dio pronalaženja praktičnih rješenja. Nakon što utvrdite što vam uzrokuje stres, možete poduzeti određene korake za rješavanje problema.
Recimo, na primjer, da se osjećate loše kada gledate pretrpanu radnu površinu ispunjenu nasumičnim dokumentima. Postajete rastreseni i ne možete se usredotočiti na svoj posao. U ovom slučaju, čišćenje radne površine bi vam postalo prioritet.
Možda imate nekoliko urednih, ali neispravno arhiviranih mapa. Stalno vas podsjećaju na nedostatak organizacije. U ovoj situaciji prioritet biste trebali dati reorganizaciji svojih datoteka, piše Inc.
Detektirajte izvor svog osjećaja preopterećenosti tako što ćete se zapitati što vas najviše stresira, frustrira ili iritira. Vaši će vas odgovori voditi prema onome što trebate riješiti.
2. Precizno označite datoteke i mape
Praktičnost je uvijek bolja od kreativnosti kada je u pitanju označavanje datoteka i mapa. Izbjegavajte spremanje dokumenata s nejasnim, ne pamtljivim, automatski generiranim ili kompliciranim imenima.
Umjesto toga, označite datoteke i mape na temelju njihova preuzimanja. Želite brzo locirati predmete kada ih trebate uz malo ili nimalo napora.
Budite što koncizniji u svom označavanju. Jasno navedite naziv datoteke, klijenta, kupca, proizvod i datum, ako je potrebno. Ako ne možete identificirati sadržaj datoteke u nekoliko sekundi, možda biste trebali razmisliti o ponovnom označavanju.
3. Napravite standardizirani sustav arhiviranja
Ako to još niste učinili, možda biste trebali smisliti poseban obrazac imenovanja svojih datoteka. Započnite provođenjem općeg pregleda postojećih dokumenata, materijala i predmeta.
Zabilježite nekoliko mogućih metoda imenovanja stavki za različite datoteke. Klijentske datoteke mogu uključivati puni naziv tvrtke ili prezime i puno ime, dok datoteke dokumenata mogu uključivati naziv dokumenta zajedno s brojem verzije i datumom.
Jednom kada stvorite svoj obrazac imenovanja, držite ga se. To će vam omogućiti jednostavno imenovanje i lociranje datoteka i mapa.
4. Odbacite besmislenu naviku povuci-i-pusti
Ionako morate arhivirati digitalne dokumente i predmete, pa zašto prvi put ne arhivirati stavke na pravom mjestu? Steknite naviku prikladnog spremanja stavki na svoje računalo čim vam stignu. Uštedjet ćete sebi tonu izgubljenog vremena, energije i glavobolje.
Zalijepite fizičku ljepljivu bilješku na svoj monitor ili izradite digitalnu ljepljivu bilješku koja će vas podsjećati da to učinite. Također, postojeću naviku možete promijeniti tako što kad god osjetite da povlačite stavku preko radne površine na glas kažete: “Spremam ovo u odgovarajuću mapu”.
A ako primijetite da se stavke gomilaju na radnoj površini, postavite tajmer na svom pametnom telefonu na pet minuta i odvojite trenutak da ih posložite.
5. Digitalnu radnu površinu tretirajte kao fizičku
Samo zato što fizički ne možete dotaknuti predmete koji se nalaze na radnoj površini vašeg računala, to ne znači da ih treba tretirati s manje poštovanja. Vodite računa o održavanju radne površine vašeg računala baš kao da je stvarna, živa, fizička radna površina.
Na početku ili na kraju radnog dana arhivirajte sve izgubljene ili pogrešne dokumente, predmete i materijale. Trenutačne i aktivne materijale držite dobro organiziranima, prikladno arhiviranima i na dohvat ruke.
Zatvorite i arhivirajte projektne i klijentske mape kada završite s njihovom upotrebom. Pažljivo pregledajte predmete i odlučite trebate li materijale zadržati ili ih staviti u smeće.
