Čak i najuspješniji lideri su svjesni koliko stvari je izvan njihove kontrole. Ipak, postoji jedna stvar nad kojom svi imamo kontrolu, a to je komuniciranje s drugima. Ovladajte umjećem delegiranja i davanja zadataka. Jasno upućeni zahtjevi, upiti koji zahtijevaju direktne odgovore, većini nas ne dolaze prirodno. Ispostavilo se da postoji umjeće komunikacije – bilo da je usmjereno prema zaposlenicima koji proizvodi ispodparitetne rezultate ili kolege iz drugih odjela koje treba potaknuti da ulože više energije u projekte. U tekstu analiziramo zašto je i dalje teško uputiti pravi zahtjev. Upozorit ćemo gdje i dalje većina lidera još uvijek griješi. Prezentirat ćemo pregršt strategija za komunikaciju zahtjeva, koji iziskuju konkretne, djelotvorne odgovore.
Možda je nekada postojalo vrijeme kada su lideri mogli jednostavno izdati naredbe i očekivati izvršenje. Danas živimo u potpuno drugim vremenima. Živimo u svijetu spljoštenih organizacijskih struktura, međufunkcionalnih timova i kultura na radnom mjestu koje cijene suradnju, autonomiju i empatiju. Lideri, menadžeri, šefovi se sve češće nalaze u poziciji da sve češće moraju delegirati zahtjeve kako bi se uradili zadaci. I sve češće ne znaju kako to učiniti.
Naučite delegirati
U radnom okruženju zadatke smatrate nečim što biste željeli da netko od kolega učini. Dešava se da nemate upravljačke ovlasti da pojedinom zaposleniku dodijelite zadatak. Ili Vam treba nešto od kolege iz drugog odjela, kojem ne možete delegirati zadatke? Ili možda želite zatražiti od vlastitog zaposlenika da obavi posao izvan opisa radnog mjesta. Često se dešava da dođe do „zastoja“ u komunikaciji. Sami čin delegiranja za primatelja može biti otuđujući. Stvara osjećaj obespravljenosti kod primatelja. Kada postavljamo zahtjev, tražimo od nekoga da preuzme određenu obvezu. Ovo može izgraditi vezu, budući da se primatelj uzima u obzir i ima glas u procesu izvedbe.
Kako se ispostavilo, postoji umjetnost u delegiranju. Oni koji nisu svladali ovu umjetnost, vjerojatno su manje uspješni u svom poslu. Primatelj primi informaciju, ali prilikom realizacije je dosta suzdržan, često i demotiviran.
Donosimo analizu zašto je zahtjeve jako teško uputiti. U čemu većina lidera i menadžera još uvijek griješi. Na kraju ćemo prezentirati i nekoliko strategija delegiranja koji iziskuju konkretne, djelotvorne odgovore.
Ne delegirajte kao u svijetu vitezova
Lideri često žive s osjećajem da su sam zadatak mogli obaviti dok isti delegiraju, te objasne detalje kolegama. Postoji i vrsta lidera, odnosno menadžera, koja podrazumijeva, da se stvari završavaju automatizmom. Zar zaposlenik ne zna da bi trebao podnijeti vlastitu ocjenu rada prije nego što ja podnesem svoju? Zar ne zna da klijent mora dobiti dnevni red 24 sata prije sastanka? U organizacijama se dešava da se zadaci ne obave, a nadređeni je nezadovoljan!
U današnje vrijeme lideri više pažnje posvećuju odnosu s radnikom. Nikako ne žele ostaviti dojam da zadiru u ravnotežu između poslovnog i privatnog života. Jako je bitno kod ove dinamike da se uključi i taj generacijski element. Zaposlenici koji su svoju karijeru izgradili u eri u kojoj je uspjeh značio predviđanje svake šefove potrebe možda upravljaju zaposlenicima koji nemaju upravo ove instinkte.
Kada lideri komuniciraju zadatke, često ih banaliziraju, kako bi izgledali što jednostavniji. Ipak, jasni i dobro prezentirani zahtjevi su dobri za sve. Donosimo kako svladati ovu nedovoljno analiziranu umjetnost.
Pet elemenata učinkovitih zahtjeva
Oslanjajući se na perspektivu pisca Chalmers Brothersa, kako je iznesena u njegovoj izvrsnoj knjizi Language and the Pursuit of Happiness, zahtjev možemo podijeliti na pet komponenti:
Što želiš?
Iskustvo jednog lidera u investicijskom bankarstvu, kaže da je bio izuzetno nezadovoljan vlastitim zaposlenicima. Do te mjere da je razmišljao o angažmanu konzultanta! Nezadovoljstvo se očitovalo u nedostatku informacija. Zaposlenici su dolazili s prijedlozima, koji nisu sadržavali osnovne informacije. Nije bilo strukture cijena. Vremenska linija obavljanja zadatka nije bila jasno prezentirana. Nakon određenog vremena, izvršni direktor je shvatio da zapravo nije naveo elemente koje bi svaki prijedlog trebao sadržavati. Nakon što je sve delegirao, uključujući detalje za koje je prije smatrao da se podrazumijevaju, našao se pred obiljem savršenih zahtjeva.
Zaključak: Jasno recite zaposlenicima što želite. Što ste detaljniji, rezultat će biti bolji!
Od koga to želiš?
Kada se zadaci delegiraju timu, često se desi da članovi tima pretpostavljaju da će netko drugi obaviti posao. Na sastanku menadžmenta jednog trgovinskog lanca, izvršni direktor je predložio svečanost povodom ostvarenja zahtjevnih ciljeva. Sastanak je završio u slavljeničkoj atmosferi. Ipak, svatko je napustio sastanak pretpostavljajući da će onaj drugi preuzeti organizaciju. U ovom slučaju, CEO je mogao delegirati svoj zahtjev određenoj osobi koja će preuzeti oorganizaciju.
Zaključak: Odgovornost prilikom delegiranja se daje direktno osobama, nikako timovima!
Do kada želite?
Radimo i živimo u prilično dinamičnom vremenu. Poprilično je bitno danas adekvatno upravljati vremenom, kako bismo stigli sve obveze. Stoga, jedan od bitnih elemenata dobrog upravljanja ljudima je i jasna komunikacija rokova delegiranih zadataka. Poprilično je jasno, da je obavezno definirati realne rokove. Drugi izazov, od kada većina kompanija ne koristi tradicionalna radna vremena, je korištenje skraćenica. Tako je danas puno bolje, navesti točan datum i satnicu do kada se očekuje završetak zadatka. Danas skraćenice poput ASAP (čim prije), EOBD (do kraja radnog dana) različiti zaposlenici različito shvataju.
Zaključak: Kada zahtjevi imaju kristalno jasnu vremensku crtu, lideri štede vrijeme i energiju, a zaposlenici mogu optimalno upravljati vlastitim vremenom. Te će rezultirati obavljanjem zadataka u zadanom vremenskom roku.
Ne dozvolite da „pametnjaković“ uništi zadatak
Gotovo svaki tim ima, pametnjakovića, odnosno samoproglašenog „đavoljeg odvjetnika“. Često svojim komentarima, demotivira tim u obavljanju zadataka. Iako su nekad njegovi komentari valjani, često guše slobodno i kreativno razmišljanje među mlađim članovima tima. Zahtjev da budu “pozitivniji” ili “optimističniji” vjerojatno neće dati rezultate. Umjesto toga, lider treba inzistirati na specifičnim, direktnim i konkretnim uvjetima zadovoljstva u raspravama. Na primjer, na zajedničkom sastanku, treba inzistirati na tri optimistična mišljenja, pa onda izlaganje ironičnog kolege.
Zaključak: Potičite kreativne rasprave, kako bi se održala optimistična atmosfera, koja će poticati izvršenje zadataka. Treba čuti svakako i „drugu“ stranu priče, ali ne dozvoliti da pesimizam i ironija prevladaju.
Neka svi shvate srž zahtjeva
Kontekstualizirajući svoje zahtjeve, lideri povećavaju mogućnost da će zadatak bez pogovora biti izvršen. Kontekst zadatka će pomoći svim zaposlenicima da shvate zašto su određeni detalji i rokovi važni. Čak i u situacijama kada se čine proizvoljnim.
Zaključak: Podijelite sa zaposlenicima srž zadatka, kako bi shvatili sve aspekte detalja i rokova. Kada shvatimo da je određeni sadržaj neophodan, a ne proizvoljan, motivacija se povećava.
Uzvraćanje na neodgovore
Četiri su prihvatljiva odgovora na pravilno komuniciran zahtjev:
Prihvaćanje,
Odbijanje,
Davanje protuponude (“Ne mogu vam to dostaviti do utorka, ali mogu vam to dati do srijede u 18 sati”)
Kašnjenje, ali s poduzetim radnjama ( “Javit ću vam se s odgovorom do petka u podne”).
Evo nekih vrlo uobičajenih odgovora koji ne nude odgovor, a zvuče ljubazno:
To bi trebalo funkcionirati.
Provjerit ću, pa ću Vam javiti.
Zvuči dobro.
Potrudit ću se.
Delegirat ću nekome zadatak.
Vidjet ću što mogu učiniti.
Odlična ideja.
Kada ne dobijete kvalitetan odgovor, vratite loptu u svoje „noge“. Obavijestite osobu s kojom komunicirate da ćete joj se javiti za tzv. čvrst odgovor.
Na primjer: “Super. Trebam li vam se javiti za dva dana da vidim tko nam je dodijeljen?” ili “Savršeno. Jeste li slobodni u utorak za sastanak da utvrdimo detalje detalje suradnje?”
Zahtjevi koji daju rezultate
Kao što je na početku rečeno, čak i najuspješniji lideri su svjesni koliko stvari je izvan njihove kontrole. Ipak, postoji jedna stvar nad kojom svi imamo kontrolu, a to je komuniciranje s drugima. Jasno upućeni zahtjevi, upiti koji zahtijevaju direktne odgovore, većini nas ne dolaze prirodno. Ali s vremenom hoće. Umijeće zahtjeva je umijeće koje vrijedi savladati.
Izvorni članak je objavljen na Harward Business Review pod naslovom Mastering the Art of the Request. Prijevod i prilagodba: Uredništvo financa.ba Prilikom preuzimanja obvezno navesti izravni link na članak.
