Prijenos Excel-a iz jednostavnog alata za tablično računanje u moćan instrument za analizu podataka često dolazi s vlastitim setom izazova. Unatoč širokoj upotrebi, mnoge tvrtke bore se s problemima koji mogu usporiti produktivnost, smanjiti točnost analiza i otežati suradnju timova.
Kroz 11-godišnje iskustvo pružanja edukacija i consultinga iz Excel-a različitim tvrtkama, vidio sam s kojim se sve problemima i izazovima korisnici susreću te na koji način to možemo svladati.
1. Nedostatak standardizacije
Ako tvrtka nema jasne smjernice ili standarde za korištenje Excela, to može dovesti do nereda u organizaciji podataka, formula i formata. Rješenje ovog problema je da se točno definiraju: nazivi stupaca, poredak stupaca u tablici, boje, vrsta formata datuma, brojeva, nazivi dokumenata itd.
2. Greške u podacima
Excel tablice često ovise o ručnom unosu podataka, što može dovesti do pogrešaka. Pogrešno uneseni podaci mogu ozbiljno utjecati na analize i odluke. Kako bi se smanjile greške, bitno je da postavimo na tablice određene zabrane kako bi Excel mogao odmah automatski detektirati pojedini problem.
3. Složenost formula
Korištenje složenih formula može uzrokovati probleme, posebno ako nisu jasno dokumentirane. Ako više osoba radi s istim dokumentom, može doći do nesporazuma ili pogrešnog tumačenja formula. Bitno je da osobe znaju prepoznati koje formule su prisutne i za što služe kako ne bi došlo do problema ako neka druga osoba mijenja poredak stupaca ili neki drugi redoslijed.
4. Ovisnost o pojedinačnim korisnicima
Ako samo određeni zaposlenici imaju duboko znanje Excela, to može stvoriti probleme kada treba dijeliti, ažurirati ili poboljšavati dokumente. Kao i kod nekog timskog sporta, možete imati jednog super igrača, ali ako ostatak tima ne prati kvalitetu igre, najčešće dolazi do toga da se gube utakmice. Tako je i s Excel dokumentima, možemo imati stručnjake u tvrtki koji savršeno barataju Excelom, međutim, ako više ljudi koristi tablicu i nemaju puno znanja, ti podaci osuđeni su na propast.
5. Nedostatak automatizacije
Mnoge tvrtke rade s velikim količinama podataka, ali ne koriste dovoljno automatske funkcije koje Excel nudi. Automatizacija može pomoći smanjiti rizik od pogrešaka i povećati učinkovitost. Najčešće pogreške pronalazim u tablicama onda kad osobe ručno unose podatke. Kako bi se to spriječilo, pokušavamo maksimalno automatizirati priču da imamo što manje ručnog unosa, kako bismo uštedjeli vrijeme i imali što veću točnost podataka.
6. Sigurnosna pitanja
Ako tvrtka ne postavlja odgovarajuće sigurnosne mjere, može doći do problema s povjerljivošću i integritetom podataka. Često dobijem izvještaj s podacima gdje u dva klika dođem do cijele baze podataka do koje ne bih smio doći. Jako je bitno da osobe nauče kako sačuvati svoje podatke da ne bi došle u pogrešne ruke.
7. Veliki radni listovi
Veliki Excel radni listovi s mnogo podataka mogu postati teški za obradu i usporiti performanse računala. Ovo se često javlja kada se koristi zastarjela ili neefikasna oprema.
8. Nedostatak suradnje
Ako više ljudi treba raditi na istom dokumentu istovremeno, Excel može biti ograničen u pogledu mogućnosti istovremenog uređivanja, što može otežati suradnju i dolazi do poklapanja formula, nestandardizacije tablica i otežanog rada.
9. Održavanje verzija
Kada više ljudi radi na istom dokumentu, upravljanje verzijama može postati izazov. Nedostatak sustava praćenja promjena može dovesti do gubitka podataka ili konfuzije među djelatnicima.
10. Nepostojanje backupa
Ako tvrtka ne radi redovito sigurnosne kopije Excel dokumenata, mogućnost gubitka podataka zbog kvarova na računalima ili drugih neočekivanih događaja, može biti značajna. Uvijek moramo spremati baze na više različitih izvora kako ne bi došlo do ovakvog scenarija.
Rješavanje ovih problema često uključuje uspostavu jasnih smjernica za korištenje, obuku zaposlenika, korištenje dodataka i alata koji poboljšavaju Excel funkcionalnosti te izradu protokola oko popunjavanja tablica, kreiranja izvještaja i ostalih detalja kako bi rad u Excelu bio bez stresa.
