Životopisi i Linkedln profili su vrlo dobar način privlačenja pažnje, ali dobro popratno pismo može uvelike impresionirati osobe koje donose odluke o zapošljavanju. U istraživanju ResumeLaba 83 posto ispitanika potvrdilo je da sjajno popratno pismo može dovesti do intervjua čak i ako vaš životopis nije dovoljno dobar.
“Kada pišete popratno pismo, cilj je povezati se i pronaći zajedničku poveznicu”, objasnila je za Fast Company Angela Aylward , stručnjakinja za životopise. “Životopis je povijesni pregled vaših poslova i vještina, dok popratno pismo predstavlja vašu osobnost.”
Ali što popratno pismo čini dobrim? Jednim dijelom stvar je u dužini. Prema jednom drugom istraživanju ResumeLaba, 82 posto stručnjaka smatra da je idealna dužina popratnog pisma jedna stranica, a dok ostatak ispitanika uglavnom smatra da bi pismo trebalo biti dugo najviše pola stranice,prenosi tockanai.hr.
U nastavku možete pročitati nekoliko natuknica koje ća vam pomoći da napišete kratko i slatko popratno pismo koje privlači pažnju.
Pišite imajući na umu opis posla
Vaše popratno pismo, kao i vaš životopis, trebalo bi biti prilagođeno opisu posla, a ne upadati u zamku općenitosti. Dan Geiger, bivši viši menadžer poslovanja s ljudima u Buzzfeedu rekao je jednom da su mnogi zaposlenici na početnim razinama dijelili svoja razmišljanja kako je Buzzfeed sjajna tvrtka. No, Geiger kaže kako je bolje pokazati entuzijazam “za specifičnosti svoje uloge”, umjesto za organizaciju. Uostalom, ako ste napisali popratno pismo imajući na umu tvrtku, tjerate regrutera i menadžera za zapošljavanje da odrade sav posao. Prilagođavajući svoju ponudu ulozi, možete se učinkovitije prodati.
Prilagodite stil
Konzultantica za brendiranje i sadržaj Sara McCord radila je na platformi za karijeru The Muse. Bila je na poziciji na kojoj je pregledavala životopise i popratna pisma za otprilike 60 pozicija godišnje. S takvim iskustvom može prepoznati dobra popratna pisma. Otkrila je da je jedna od prvih stvari koje je gledala ton ili stil kakvim je pismo napisano.
„Čak i ako se prijavljujete za posao u tvrtki iz svojih snova, ne želite osobu kojoj se svidjela vaša prijava prikazati kao nekoga tko vam ponudi vodu nakon dugog pješačenja. Ne morate toliko zahvaljivati voditelju zapošljavanja što je pročitao vašu prijavu – to je njihov posao”, savjetuje McCord. Ako svoju prijavu prikažete kao najveću uslugu koju vam je netko ikada učinio, ostavit ćete kod osobe koja čita pismo dojam da ste očajni.
Preskočite neumjerene iskaze zahvalnosti i pokažite istinski interes pisanjem popratnog pisma koje povezuje vaše iskustvo sa zahtjevima radnog mjesta koje želite. Objasnite čitatelju što ste postigli i kako se to izravno može prenijeti u zadovoljavanje potreba tvrtke. To je mnogo bolji način korištenja prostora u pismu od iskazivanja prenaglašenog entuzijazma.
Naslovite pismo osobno
Kad je moguće, najbolje je nasloviti popratno pismo izravno na osobu umjesto generički. Međutim, ako odgovarate na oglas, možda ćete morati odabrati generičku opciju. U tom slučaju pazite da ne pretjerate s formalnim izrazima.
Hari Kolam, izvršni direktor platforme za regrutiranje Findem, upozorava kako je osjetljivo postići ravnotežu. “Prečesto podnositelji zahtjeva pretjeruju s formalnostima i to im se obije o glavu.”
Samo “Hej” svakako nije prikladno, dok obraćanje s “Poštovani gospodine ili gospođo” zvuči previše kruto. “Izbjegavajte pretjerano formalan jezik i duge, komplicirane rečenice koje bi čitatelja mogle odbiti”, tumači Kolam. “Nastojte pisati prijateljski, jasno i profesionalno. Dobra praksa je istražiti robnu marku tvrtke i prilagoditi tekst tako da govori njihovim jezikom.”
Također, možete na LinkedInu potražiti ime menadžera za ljudske resurse. U idealnom slučaju, pismo bi trebalo biti upućeno stvarnoj osobi koja je zadužena za zapošljavanje na toj poziciji. Ako ne možete sa sigurnošću pronaći ime menadžera, popratno pismo naslovite s “Poštovani menadžeru za ljudske resurse”.
Privucite njihovu pažnju
Bez obzira na poziciju za koju se natječete, nemojte svoje pismo započinjati otrcanim frazama poput “Pišem Vam kako bih iskazao interes za poziciju x”. Već samom prijavom ste pokazali da ste zainteresirani, a naveli ste i predmet prijave, tako da bi to već trebalo biti jasno.
Bolji i zanimljiviji način da privučete pozornost menadžera za ljudske resurse je da počnete s anegdotom koja naglašava zašto ste baš vi izvrstan kandidat. U „The New Rules of Work: The Modern Playbook For Navigation Your Career”, suosnivači The Muse podijelili su primjere zanimljivih uvoda u popratno pismo. Pokušajte s dinamičnim uvodom poput ovoga:
„U mom životopisu nećete pronaći poziciju “Community Manager”, ali ja već tri godine okupljam ljude na mreži, vodim vlastiti blog i organizirao sam niz meetupa.”
Sara McCord slaže se s takvim pristupom. Kada kao savjetnica pregledava popratna pisma, ako prvi redak glasi nešto poput “Pišem da se prijavim za [posao] u [tvrtki]”, kaže da će ga odmah izbrisati i predložiti zamjenu. “Kad to menadžer za ljudske resurse vidi, teško da će pomisliti ‘Kako pažljivo od kandidata da me podsjeća što čitam!”, upozorava. „Reakcija će mnogo vjerojatnije biti: ‘Dosadno!’ ili ‘Sljedeći!’”.
Razmislite o izjavi poput jedne od ovih:
„Željela sam raditi u obrazovanju otkako sam zahvaljujući učiteljica trećeg razreda, gospođi Bachinger, otkrila ljubav prema čitanju.”
„Moj pristup menadžmentu je jednostavan: nastojim biti vođa za kakvog bih i sam želio raditi.”
„U tri godine provedene u [prijašnjoj tvrtki] povećao sam našu prosječnu tromjesečnu prodaju za [postotak].”
Takvi primjeri potiču osobu koja čita da nastavi čitati. A time ste napravili veliki korak ka željenom poslu. Osim toga, tako se ističete u konkurenciji velikog broja kandidata.
Pokažite da ste vezani uz tvrtku
Pronađite i povežite se s nečim što tvrtka radi, savjetuje Angela Aylward. Ako vas je netko iz vaše mreže preporučio, odmah to spomenite. I svakako istražite tvrtku i pronađite što vas s njom povezuje.
“Ako odmah možete reći zašto želite raditi u toj tvrtki, to vam može puno pomoći da ‘kliknete’ s menadžerom za zapošljavanje”, dodaje. “Pretražite informacije na Googleu, posjetite korporativnu stranicu o karijerama ili pronađite u medijima informacije koje će vam pomoći da dobijete uvid kako tvrtka radi, koje su njene vrijednosti i što se o njoj priča.”
Djela, a ne riječi
Ako napišete popis svojih vještina, vaše će popratno pismo biti nalik svakoj drugoj prijavi formatiranoj na isti način. Cilj nije samo pokazati da ste kvalificirani – potrebno je pokazati da ste kvalificiraniji od svih ostalih kandidata. Želite jasno naglasiti ono po čemu ste drugačiji, tako da menadžer zadužen za zapošljavanja može vidjeti zašto vam treba posvetiti pažnju i doznati više o vama. Želite biti upečatljivi. Dakle, obogatite te sažetke vještina anegdotama i osobnošću.
Ovo je primjer iz jednog popratnog pisma koje je napisala:
„Ako sam u konferencijskoj sobi i video ne radi, nisam tip koji jednostavno zove IT i čeka. Zavući ću se (graciozno) ispod stola i provjeriti je li sve ispravno priključeno.”
Nekoliko ovakvih rečenica neće samo osvježiti vaše pismo, nego će istaknuti i vaše meke vještine. Ovaj uvod ilustrira da osoba preuzima odgovornost i rješava nastale probleme, a da to nije izričito rekla odnosno napisala. Osim toga, referenca “(graciozno)” pokazuje da ima smisla za humor i da može biti opuštena čak i kod tako ozbiljnih stvari kao što je molba za posao. Ako vaša prijava dosljedno slijedi isti format, razmislite možete li ju malo „začiniti” nekim primjerom ili anegdotom koji će dodati malo osobnosti.
Iznesite jake argumente
U pismu iznesite snažan argument zašto ste prava osoba za posao i tvrtku. Cilj popratnog pisma je da osoba nakon prve rečenica pročita i ostatak. Prijeđite odmah na stvar – na poziciju koju želite i zašto ste za nju prikladni.
Koristite aktivne rečenice prilikom opisivanja kako biste stvorili razliku. Umjesto “Radio sam na financijskim izvješćima”, napišite “Sam sam izradio financijska izvješća svog tima i predstavio ih višem rukovodstvu”. Za razliku od početka pisma i zahvala, u ovom dijelu pisma pokažite entuzijazam. Nemojte ponavljati ono što piše vašem životopisu. Dodajte nešto novo, svježe.
“Većina popratnog pisma, koje bi u cijelosti trebalo biti dugo oko pola stranice, trebala bi se odnositi na vaše kompetencije i rezultate koje možete navesti kako bi ste se pokazali to boljim kandidatom za poziciju”, rekla je karijerna savjetnica Merryn Roberts-Huntle.
Pokažite kako možete pridonijeti tvrtki
Mnogi kandidati (osobito oni koji započinju svoju karijeru) griješe usredotočujući se previše na to kako će im posao koristiti, a ne na to kako oni mogu koristiti tvrtki. Jedan od najboljih načina da pokažete svoju vrijednost tvrtki je razumjeti njihove bolne točke i probleme, a zatim identificirati kako im vi, kao kandidat, možete pomoći. Osim čitanja vijesti o kompaniji, možete pokušati razgovarati s ljudima iz tvrtke (koji nisu u odjelu za zapošljavanje) kako biste dobili više informacija.
No, ako niste insajder, lako je pogrešno identificirati probleme tvrtke. Ako ne možete od zaposlenika dobiti informacije o problemima s kojima se tvrtka suočava, pišite o svojim prethodnim uspjesima. Regruter i profesionalna spisateljica životopisa Donna Svei nazvala je to “pismom prilika”. Ona predlaže da pišete o uspješnom projektu u kojem ste sudjelovali i na temelju tih iskustava objasnite kako biste podigli razinu izvrsnosti u novoj ulozi koju želite.
Snažan zaključak
Baš kao što pravo otvaranje daje ton vašem pismu, snažan zaključak može vam pomoći da dobijete željeni posao. Završite pismo ponavljajući vaš interes za poziciju, savjetuje Roberts-Huntley.
“Napišite nešto u stilu: ‘Nadam se da ću imati priliku pozitivno utjecati na vaše poslovanje i tim’. Prilagodite zaključak da ima smisla s obzirom na poziciju za koju se natječete, ali istaknite pozitivnu izjavu o tome što ćete učiniti ili kako ćete doprinijeti tvrtki na novoj poziciji ako vam se pruži prilika”, tumači Roberts-Huntley.
Budite kratki
Mnoge tvrtke danas koriste sustave za praćenje kandidata koji obično mogu prihvatiti popratno pismo od do 250 riječi. “Provedena su neka istraživanja koja pokazuju da je to dužina teksta koju obično prihvaćaju sustavi za praćenje kandidata”, kaže karijerna savjetnica Rachel Montañez.
Što se tiče strukture, ona preporučuje uvjerljiv uvodni odlomak, zatim dva do tri kratka odlomka ili točaka u tekstu koji naglašavaju vaše ključne prednosti, te završni dio koji uključuje vaše zanimanje za sljedeće korake.
Pažljivo lektorirajte pismo
Nakon što ste pripremili i dotjerali popratno pismo, ključno je posvetiti neko vrijeme lekturi, upozorava Amy Soricelli s odjela za karijere na Berkeley Collegeu. Razlog zašto stručnjaci za karijeru stalno govore ljudima da lektoriraju pisma je to što se taj savjet često ignorira, ističe Soricelli.
McCord kaže kako je zbog pravopisnih i drugih pogrešaka odbacila neke životopise. Greške ukazuju na nepažnju i mogu vas izbaciti iz utrke prije početka, poput pogrešnog starta.
Evo nekoliko načina da provjerite je li vaš životopis bez pogrešaka:
Koristite funkcije za provjeru pravopisa i uređivanje vašeg programa za obradu teksta.
Pronađite profesionalnog lektora – ili čak samo prijatelja koji je dobar u lektoriranju – da pregleda vaše pismo.
Isprobajte stari “piščev trik”: pročitajte svaku riječ i svaku rečenice od kraja do početka. To vam može pomoći da lakše uočite pogreške.
Odbacite klišeje
Prilikom provjere potražite klišeje i uklonite ih, savjetuje Aylward. “Vaše pismo treba odražavati vašu osobnost, a da ne bude pretjerano. Budite kreativni, pišite svojim riječima. Izbjegavajte fraze.”
Također, izbjegavajte klišeje u svojim primjerima. “Svi kažu za sebe da su marljivi ili da su kreativni u rješavanju problema”, napominje Aylward. “Umjesto toga, opišite koji ste problem riješili i kako, što ste postigli. Koristite statistiku i konkretne primjere.”
Neka vaše popratno pismo bude napisano pažljivo, neka ima dozu osobnosti i neka pokaže zašto zaslužujete posao za koji se natječete. To će vam povećati šanse da budete pozvani na intervju. Neka popratno pismo bude dodatak vašem životopisu i prilika da pokažete tvrtki kako ćete kao zaposlenik stvarati dodanu vrijednost.
