Kontroling – kako organizirati kontrolersku funkciju u poduzeću

U kontrolingu se u praksi ne može u potpunosti razlikovati operativni posao od menadžerskog posla. Svojom ustrajnošću, marljivošću i taktom kontroleri moraju osigurati da se potrebne aktivnosti provode.

Nitko zapravo ne može sa sigurnošću reći gdje završava kontrolerov operativni posao tumačenja računovodstvenih informacija i podataka potrebnih za donošenje odluka, a gdje započinje posao kontroling menadžera. Naime postoji određeno preklapanje, kao što je prikazano na slici ispod. Dakle, pitanje je li kontroler menadžer ili je zaposlenik ustvari je pitanje organizacije.

Pokušat ćemo odgovoriti na nekoliko pitanja i dilema oko organiziranja funkcije kontrolinga u poduzeću.

Treba li kontroler biti :

• zaposlenik izravno odgovoran direktoru ili
• menadžer unutar odjela računovodstva?

Kontroler kao zaposlenik izravno odgovoran direktoru

On će dakako, uživati u privilegiji izravnog pristupa informacijama najviše razine vezanih za poduzeće u cjelini. Bit će uključen u rasprave top menadžmenta i bit će upoznat s najnovijim smjerovima razmišljanja. Neće, međutim imati neposredan pristup i neposredno raspolagati s računovodstvenim informacijama. Taj hendikep bi mogao biti tim veći ako se računovodstveni sustav mora mijenjati kako bi se omogućio kontrolerski pristup poslovanju poduzeća.

Osim toga kontroleru bi trebala pomoć voditelja IT odjela kako bi dobivao potrebne informacije. Jedan mogući način rješavanja tih poteškoća bio bi formiranje odjela kontrolinga koji bi vodio jedan kontroler. No on bi i dalje ovisio o odjelima računovodstva i IT-a te njihovoj provedbi odluka usklađenih i donesenih na zajedničkim sastancima, a obzirom na to da je dnevno poslovanje poduzeća takvo kakvo jeste, te bi projektne ideje i odluke skupljale prašinu u ladicama s ostalim nerješenim stvarima.

Pretpostavimo da direktor marketinga ima novi prijedlog. On, primjerice želi obustaviti proizvodnju jedne linije proizvoda ili uvesti nove proizvode. U kojem bi svojstvu kontroler kao zaposlenik trebao prisustvovati sastancima marketinga? Pretpostavka je da bi njegova uloga bila direktorov špijun, te bi isto rezultiralo oprezom ostalih sudionika sastanka, na kraju nebi rekli istinu. Problem bi bio taj što bi svi pokušavali prilagoditi svoja razmišljanja prema onome što direktor želi, što bi u konačnici rezultiralo rješavanjem problema na neobjektivan način.

Nasuprot tome, kontroler koji je istodobno i menadžer računovodstva ima što za ponuditi. Njegova „ulaznica“ za navedeni sastanak je računovodstveni sustav. On sa sobom nosi svoju kutiju s alatom. Nitko neće pomisliti da kontroler u tom svojstvu nema pravo prisustvovati sastancimajer svi moraju iskoristiti ono što on nudi. A ako nismo u potpunosti zadovoljni s vrstom informacija koje odjel računovodstva stavlja na stol. Odgovorna osoba je prisutna i može odmah ponuditi stručan odgovor. Osim toga, potrebna mu je pomoć kolega iz odjela IT-a.

Kontroler kao računovođa menadžmenta

Kontroler je svakako jednim dijelom računovođa menadžmenta poduzeća. On mora prezentirati podatke zajedno s onim došapnutim smjernicama o načinu primjene različitih doprinosa pokriću, a to su pitanja kao: Gdje su uska grla? Koja je vrsta doprinosa pokriću relevantna za pojedine odluke? U kojim slučajevima je potrebna informacija o ukupnim apsorpcijskih troškovima? Izračun ukupnih apsorpcijskih troškova je potreban kada određujemo cijene, a informacije striktvno o kontribucijskoj marži kada odlučujemo o proizvodima poduzeća s popisa hitova koje valja promicati kako bismo ostvarili ciljanu dobit.

Koje informacije o troškovima su nam potrebne želimo li bolju analizu vrijednosti proizvoda ili administracije? Koje izračune moramo napraviti tijekom donošenja odluka o ulaganju? Na koji ćemo način provjeriti financijsku održivost novog proizvoda?

Naš ekonomski navigator je daleko korisniji ako se odmah može pozvati i osloniti na računovodstvene podatke koje dobiva izravno od računovođa sebi podređenih u organizacijskoj strukturi. Naime, daleko je vjerojatnije da će menadžeri konzultirati kontrolera kao računovodstvenog stručnjaka o aspektima računovodstva o kojima sami vrlo malo znaju. Organizacijska struktura posložena na ovaj način, odnosno pozicija kontrolera govori kako će se mišljenje i znanja kontrolera više vrednovati i koristiti u trenutku donošenja poslovnih odluka.