Skupljate li snage ignorirati njihov ton i odgovoriti ljubaznom porukom? Trebate li energiju pošiljatelja uskladiti s vlastitim pasivno-agresivnim odgovorom? Najbolji potez mogao bi biti uopće ne slati odgovor, kaže trenerica i komunikacijska stručnjakinja Susan Room. E-pošta, iako učinkovita, nije uvijek najučinkovitiji način komunikacije – pogotovo ako imate “negativne osjećaje o primatelju”, kaže Room za CNBC Make It.
I dok je normalno željeti uzvratiti svaku negativnost koja vam je poslana, kaže ona, zapamtite: “Ne radi se o pobjedi u svađi, već o održavanju pozitivnog i produktivnog radnog odnosa.”
Evo najčešćih pasivno-agresivnih poruka e-pošte na radnom mjestu i savjeta Susan Room kako se nositi s njima.
Pasivno-agresivne fraze e-pošte
Vaš prvi korak: identificiranje izvora tog pasivno-agresivnog osjećaja. Prema prošlogodišnjem izvješću pružatelja telekomunikacijskih usluga TollFreeForwarding.com, ovih nekoliko uobičajenih crvenih zastavica za e-poštu koje su često pokazatelj pasivno-agresivnog stava:
🚩”Prijateljski podsjetnik”
🚩”Veselim se što ćemo čuti”
🚩”Obrati pažnju..”
🚩”Osiguraj…”
🚩“Prema našem razgovoru..”
🚩“Za buduću referencu..”
🚩”cc – ing”
🚩”Od sada pa nadalje..”
Ostale fraze koje nisu ušle među top “najpasivno-agresivnije”, ali se i dalje smatraju škodljivima, prema izvješću, su i : “Želio bih se nadovezati na svoju prethodnu e-poruku” i “prema mojoj prethodnoj e-poruci”.
Kako voditi ‘win-win razgovor’
Te fraze vas mogu uznemiriti, ali može biti teško dešifrirati nečiji ton putem e-pošte. Provjerite osobno ili telefonskim pozivom što je pošiljatelj htio reći, predlaže Room.
“Ako osjećate da postoji sukob, prestanite slati e-poštu, umjesto toga razgovarajte s ljudima. I prije nego što to učinite, kao i pripremu onoga što ćete reći, isplanirajte kako ćete upotrijebiti supermoć, a to je vaš glas, da to izgovorite”, napisala je u postu na blogu prošle godine, pozivajući se na izvješće TollFreeForwarding.com. “Koja će vas mješavina visine, tona, tempa, brzine i glasnoće potaknuti na konstruktivan zajednički rad, a ne pojačati ratoborno ponašanje?”
Ako je razgovor na neki način nemoguć i morate napisati naknadni e-mail, budite smireni, jasni i sažeti, kaže Room. Tražite pojašnjenje kada je potrebno, umjesto da pretpostavljate namjeru druge osobe i govorite samo u svoje ime. To će vam pomoći da imate “win-win razgovor“, kaže ona.
“Korištenje ‘ja‘ izjava kada izražavate svoje osjećaje može spriječiti drugu osobu da postane obrambena“, kaže Room. Na primjer, ‘Primijetio sam da je došlo do nesporazuma u vašoj posljednjoj e-poruci u vezi sa zadacima koji su mi dodijeljeni. Razjasnimo očekivanja kako bismo osigurali nesmetan rad koji napreduje.” Ovaj pristup ne samo da rješava problem, već također postavlja profesionalan ton s poštovanjem za buduću komunikaciju.”
Na kraju: ove situacije mogu izazivati nervozu, a ako vam se rješavanje pasivne agresije čini daleko izvan vaše zone udobnosti, Room kaže da je u redu jednostavno je pustiti.
“Zapitajte se trebate li uopće odgovoriti”, kaže ona. “Ponekad je ignoriranje lošeg ponašanja najbolji način da se s njim nosite.”
