Sastanci služe različitim svrhama, u rasponu od neformalnih društvenih okupljanja do formalnih sesija brainstorminga. Često se pojavljuju u našim kalendarima kao događaji koji se ponavljaju (bez datuma završetka!). Novo istraživanje pokazuje da oko 70% svih sastanaka sprječava zaposlenike da rade i završe sve svoje zadatke. Dok je prosječna duljina sastanaka tijekom pandemije smanjena za 20%, broj sastanaka na kojima je sudjelovao radnik u prosjeku je porastao za 13,5%. Neučinkoviti sastanci na kojima gubimo vrijeme mogu negativno utjecati na psihičko, fizičko i mentalno blagostanje.
Nedavno istraživanje Harvard Business Reviewa pokazalo je da novopromaknuti menadžeri mogu pridonijeti problemu. Novi menadžeri održavaju gotovo trećinu (29%) više sastanaka od svojih iskusnih kolega. Kada smo krenuli otkriti skrivene troškove fleksibilnih radnih praksi, otkrili smo da se sastanci stalno povećavaju u učestalosti i trajanju otkako su tvrtke prešle na udaljeno radno mjesto.
Mogući razlozi uključuju:
Bez mogućnosti osobnog povezivanja s članovima svog tima često na novim hibridnim radnim mjestima, ljudi koji su tek promaknuti u rukovodeće uloge osjećaju dodatni pritisak da veze izgrade digitalno. Pokreće ih želja da budu vidljiviji i da „kupe“ članove svoga tima.
Lakše je nego ikad posložiti dane uz uzastopne sastanke. Kada radimo na daljinu, ne moramo putovati između dvorana za sastanke. Možemo napustiti jedan sastanak i prijaviti se na drugi minutu kasnije.
Kakav je utjecaj? Istraživanje pokazuje da 92% zaposlenika smatra sastanke skupim i neproduktivnim. Bezbrojne online interakcije često dovode do “Zoom zamora” – stanje za koje neuropsiholozi kažu da uvelike doprinosi tehnostres. Ukratko, više sastanaka nikome ne pomaže u postizanju ciljeva.
Kako bi dalje istražili i razmotrili implikacije za nove menadžere, ispitano je 76 tvrtki koje su smanjile broj sastanaka tijekom posljednjih 14 mjeseci. Otkriveno je da, iako se izgradnja povjerenja i postizanje kohezije oslanja na učestalost i kvalitetu interakcija tima, sastanci više nisu najbolji način da novopromaknuti menadžeri postignu te stvari. Zapravo, postoje mnogo učinkovitiji načini za razvijanje veza u nedostatku sastanaka licem u lice – uključujući manje sastanaka, prenosi HBR.
Prednosti manjeg broja sastanaka
U 76 tvrtki koje su ispitane, otkriveno je da je produktivnost zaposlenika bila 71% veća kada su sastanci smanjeni za 40%. To je uglavnom zato što su se zaposlenici osjećali osnaženijim i autonomnijima. Umjesto da raspored bude glavni, oni su posjedovali svoje popise obveza i smatrali se odgovornima, što je posljedično povećalo njihovo zadovoljstvo za 52%.
Smanjenje 60% sastanaka povećalo je suradnju za 55%. Radnici su pronašli bolje načine povezivanja jedan na jedan, tempom koji im odgovara, često koristeći alate za upravljanje projektima, kao što su Slack ili Teams, kako bi pomogli komunikaciji specifičnoj za svaki projekt. Pritom se rizik od stresa smanjio za 57%, što je poboljšalo opću dobrobit zaposlenika.
Kad su se sastanci smanjili za 80%, otkriveno je da se percepcija zaposlenika kako se njima mikro-upravlja smanjila za 74%. Ljudi su osjećali da ih se više cijeni, da su dobili povjerenje i da su više angažirani (44%), te su posljedično više i radili za svoju kompaniju. Komunikacija je bila 65% jasnija i znatno učinkovitija. Razlog je što je bilo daleko manje nesporazuma. Kako bi pregledali zadatak ili zahtjev, ljudi bi brzo provjerili prethodni Slack razgovor ili nacrt projekta. Često korištene fraze “Mislio sam da si mi rekao…” ili “Imao sam dojam” rijetko su se koristile.
Kako smanjiti sastanke
Ako ste novi menadžer koji pokušava izgraditi odnos sa svojim timom, imamo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da preispitate svoj pristup. Slijedeći ovakve prijedloge, gotovo polovica (47%) tvrtki koje su istražene smanjila je sastanke za 40% tijekom tromjesečnog razdoblja. 35% doseglo je tri dana bez sastanaka tjedno, a 11% četiri.
Budite vrlo selektivni.
Razmislite o sastancima koje ste nedavno vodili ili na kojima ste sudjelovali. Koji su bili najkorisniji? Vjerojatno razmišljate o pokretanju novog projekta ili brainstormingu koji je zahtijevo dijalog u stvarnom vremenu. Kao opće pravilo, preporučeno je održavanje sastanaka samo kada je “apsolutno” potrebno. To obično uključuje:
- Pregled rada koji se dogodio (što je uspjelo ili nije i zašto)
- Pojasniti i potvrditi nešto (politike, ciljevi tima, itd.)
- Pravilna raspodjela posla u timu
Čak i u prethodno navedenim slučajevima, trebali biste pažljivo urediti svoj popis sudionika sastanka. Jesu li stvarno svi potrebni? Ili sastanak može biti stvar izbora za neke ljude? Što je tema manje važna za njihov rad, članovi vašeg tima biti će manje angažirani.
S tim u vezi, potaknite svoj tim da prebace ili otkažu sastanke ako vide da nemaju vremena za njih. Jasno dajte do znanja da, kao njihov menadžer, to potičete i da ih nećete osuđivati ili kažnjavati. Razboritost o tome koji sastanci dodaju vrijednost, a koji ne, pomoći će ljudima da oslobode svoje kalendare. To također prisiljava menadžere da preispitaju neformalne “ad-hoc” angažmane koji zatrpavaju svačije kalendare.
Zanimljivo je kako je otkriveno da ova strategija stvara lojalnost prema menadžerima. Davanje autonomije omogućuje ljudima da se bave svojim poslom, što im pomaže pronaći smisao u svom poslu.
Prebacite svoje dnevne sastanke na Slack ili Teams.
Dnevni sastanci su najčešće održavani sastanci, a često ih je najteže otkazati. Kao novi menadžer, možda ćete smatrati kako je važno da vaš tim bude svjestan rada drugih članova tima kako biste mogli postići svoje ciljeve kao grupa. Ovakvi sastanci mogu se činiti kao najbolji za to.
Imamo još jedan prijedlog: Postavite Slack ili Teams kanal posebno za tu svrhu. Svaki radni dan u 9:00 zakažite izlaznu poruku „Što vam je danas na rasporedu”?
Zamolite članove svog tima da odgovore u roku od sat vremena, objašnjavajući na čemu rade, sva važna ažuriranja projekta, zastoje, itd. Menadžeri (i članovi vašeg tima) tada mogu skenirati odgovore i privatno pratiti ažuriranja koja će možda trebati više iteracija .
Istraživanje HBR-a pokazalo je da 83% zaposlenika preferira korištenje chata u odnosu na tradicionalne sastanke jedan na jedan jer tako štede vrijeme. Ako članovi vašeg tima imaju pitanje, mogu vam poslati poruku umjesto da traže 30-minutni sastanak.
Koristite digitalne alate za asinkroni rad.
Sljedeći put kada budete imali sastanak za brainstorming, pitajte: Može li se nešto od ovoga učiniti asinkrono? Odgovor je vjerojatno da.
Na primjer, alati kao što su Mural i Google Forms mogu se koristiti kako bi se ljudi naveli da predaju svoje ideje unaprijed. Zatim možete zakazati naknadni sastanak kako biste ih zajedno pregledali, što će vjerojatno prepoloviti vrijeme sastanka. 83% zaposlenika u anketi je preferiralo ovaj pristup u odnosu na tradicionalne metode, tvrdeći da im pomaže da pridonose slobodnom vremenu i osobno dodatno usavršavaju ideje.
Osim toga, aktivnosti ovisne o sastanku, kao što je provjera napretka projekata, mogu se asinkrono pratiti na nadzornoj ploči na način koji je svima transparentan. Ovaj pristup može pomoći u oslobađanju kalendara, ostavljajući više prostora za dragocjeno vrijeme bez sastanka i predan rad.
Dok ovi podaci ističu važnost održavanja manjeg broja sastanaka, želimo naglasiti da novi menadžeri trebaju razumjeti što je to što najbolje funkcionira u njihovim jedinstvenim okruženjima kako bi maksimalno iskoristili sve prednosti ovih strategija. Na primjer, otkriveno je da prednosti razdoblja bez sastanaka počinju padati nakon smanjenja sastanaka za 60% i zapravo nestaju nakon toga. Zadovoljstvo, produktivnost i angažman opadaju kada se sastanci potpuno smanje, umjesto da se zadrži barem jedan dan za sastanke. Smatra se da kada se dva dana u tjednu zadrže za sastanke, to može biti od koristi.
Čak i tako, s tradicionalnim sastancima koji daju mali povrat na uloženo vrijeme, oportunitetni trošak je previsok da se ne djeluje sada. Vaši su timovi puni talentiranih i sposobnih ljudi koji rade ono što najbolje rade, ali za to im je potreban prostor. Bolje razumijevanje toga na koji način žele surađivati, kako se sastanci uklapaju u to i gdje sastanci dodaju vrijednost, a gdje ne, minimizirat će potrebu za beskorisnim sastancima.
