Sastanci i konferencije često predstavljaju izazov za zadovoljstvo zaposlenika u kompanijama. Ovo je propuštena prilika jer bi trebali biti vrijeme za učenje, razmjenu ideja, motivaciju i ponekad zabavu. Međutim, kada su sastanci neproduktivni, dugi i neefikasni, troše dragocjeno vrijeme bez ostvarenja konkretnih rezultata, što može ozbiljno utjecati na pojedince i tvrtku. Zaposlenici često izražavaju nezadovoljstvo zbog trajanja i kvalitete sastanaka, uključujući i direktore, no ova praksa može se promijeniti jer uspješnost sastanaka uvelike ovisi o njihovoj pripremi i vođenju, što je vještina koju se može naučiti.
Sastanci iziskuju velike troškove
Sastanci predstavljaju značajan trošak. Kada uzmete u obzir radno vrijeme desetak direktora tijekom nekoliko sati, dolazi do značajnog iznosa. Osim toga, treba uzeti u obzir i vrijeme dolaska, odlaska te pripreme za sastanak. Ako su sastanci loše vođeni, trošak se povećava zbog dodatnog vremena nakon sastanka koje se troši na žaljenje ili gubitak motivacije. Stoga je važno iskoristiti sastanke na najbolji mogući način.
Različite vrste sastanaka, poput internih kolegija, tjednih, mjesečnih sastanaka, sjednica uprave, nadzornog odbora ili tematskih sastanaka, imaju različite svrhe. Kao što su razmjena mišljenja, utvrđivanje statusa ili donošenje odluka. Ključna uloga u vođenju sastanaka leži kod osobe koja ih upravlja. Stilovi vođenja sastanaka često odražavaju karakter te osobe. Bez obzira na osobnost i korporacijsku kulturu, postoje objektivna pravila koja treba slijediti. Bitno je uvijek imati na umu osnovne ciljeve svakog sastanka ili kolegija. Jer ti ciljevi određuju pripremu, pozvane sudionike i način vođenja.
Prije sastanka, korisno je definirati očekivanja. Sastanci s više od pet do šest sudionika (možda desetak ako su disciplinirani, dobro pripremljeni i efikasno vođeni) često ne mogu efikasno obaviti duboku raspravu, iznošenje stajališta te donošenje konstruktivnih zaključaka ili odluka. Oni s većim brojem sudionika obično su prikladni za razmjenu informacija, prezentacije i motivaciju. Sastanci koji završe bez zapisnika i jasnih zaključaka o tome tko će što napraviti i u kojem roku često su gubitak vremena i novca, unatoč tome što se takvi sastanci i dalje održavaju čak i u nekim velikim i relativno uspješnim tvrtkama.
Priprema za sastanak kao ključni dio
Priprema se često smatra ključnom polovicom posla. Materijali za sastanke trebaju sadržavati bitne informacije. Trebaju biti jasni i pregledni te dostavljeni sudionicima unaprijed kako bi se omogućila priprema i izbjeglo gubljenje vremena na nepotrebna pitanja tijekom sastanka. Ovo je posebno važno za sastanke na kojima se donose važne odluke, poput sjednica uprave. Treba izbjegavati praksu slanja dugih, teško čitljivih materijala s mnogo priloga, što je jedna od taktika koja otežava proces donošenja odluka.
Često se na dnevnom redu nalazi mnogo točaka, što može otežati detaljno proučavanje svake od njih. Ponekad je upravo to i cilj – pretrpani dnevni red može zamagliti bitne stavke ili loše odluke. Odgovornost za provedbu najčešće leži na predlagačima, no dijeljenje detalja odluke ili priloga može biti način izbjegavanja osobne odgovornosti.
Ako nešto pođe po zlu, osobe uključene mogu se pokušati opravdati riječima: “Pa vidjeli ste, mogli ste reagirati!” Ponekad članovi uprave potiču direktore na takav stil rada. Što pojačava zajedničku odgovornost uprave propisanu zakonom. Takav pristup ukazuje na lošu korporacijsku kulturu i može biti primjer da više nije uvijek i bolje.
Važan dio materijala za sastanke je procjena trajanja svake točke i ukupnog trajanja sastanka. Ključno je pridržavati se rasporeda, što je važna uloga osobe koja vodi sastanak. Što se tiče mjesta i prostora, o tome ćemo raspraviti u drugom kontekstu.
Prilikom vođenja redovitih sastanaka, ključno je postavljati pitanja, aktivno slušati, voditi računa o vremenu te formulirati zaključke. Manje je važno puno govoriti.
Saslušajte i druga mišljenja
Trener Matthew McGrath jednom je istaknuo da je važno da CEO ne dominira više od deset posto vremena na kolegiju. Otvoreno iznošenje različitih stajališta predstavlja veliku vrijednost. Sudionici se trebaju osjećati ugodno izražavajući svoja mišljenja, znajući da im to neće štetiti, već upravo suprotno. Ako se članovi tima gotovo uvijek slažu u svemu, to bi trebalo biti upozoravajuće. Moguće je da timovi nisu dovoljno raznoliki. Iako manje trzavica može značiti manje konflikata, također nosi rizik jer nedostaje drugih mišljenja i korektivnih ideja.
Druga situacija je da se sudionici boje. Ako stvarno želite znati što netko misli, korisno je prvo pitati kolegice ili kolege s nižeg radnog mjesta. Treba izbjegavati situaciju u kojoj se ljudi pitaju trebaju li izreći suprotno od onoga što su rekli šefovi. Ako ste CEO ili najviše pozicionirani, preporučuje se da iznesete svoje mišljenje tek na kraju, osim ako je vaš cilj samo provesti svoju odluku. Većina ljudi obično iznosi ono što smatra korisnim za sebe, izbjegavajući ono što smatraju lošim. Ponekad će to učiniti kroz slikovite priče iz prakse ili parcijalne informacije koje ne daju relevantne podatke.
Zadaća osobe koja vodi sastanak je održavati fokus i upravljati sadržajem. Preporučljivo je unaprijed dogovoriti što treba biti obvezni dio izvještaja svakog sudionika, koje informacije moraju biti dostavljene, a koje se prenose ako se smatraju bitnima i korisnima. Naravno, trebate i vi informirati o najvažnijim aspektima svog područja rada, jer vaš način često služi kao primjer drugima. Vodite računa o vremenu, jer se sastanci lako mogu produžiti.
Što manje sudionika – to bolje
Da bi sastanak bio efikasniji, preporučljivo je da sudionika bude manje. Dolazimo do ključne riječi “taman”. Trebalo bi pozvati sve one koji su relevantni za temu, ili kako se danas popularno kaže, “dionike”. Ali njihov broj ne bi smio ugroziti ostvarenje ciljeva sastanka.
Važno je poticati pojavu novih ideja tijekom sastanka. Treba imati na umu da je sastanak mjesto gdje se oblikuje korporacijska kultura i praksa. Na kraju, važno je da sudionici izađu iz sastanka motiviraniji za rad. Po mogućnosti bolje raspoloženi nego na početku. Idealno je ako ljudi vole sudjelovati na sastanku. Loše je ako se osjećaju ili izražavaju da bi to vrijeme mogli provesti na bolji i korisniji način. Ako postoji takav osjećaj, potrebno je razmotriti što treba promijeniti kako bi se poboljšala situacija. Također, i vi ćete se osjećati bolje nakon uspješnog sastanka.
Izvor: lidermedia.hr
