Sigurno ste čuli da su neke tvrtke uspješne jer primjenjuju određeni “sistem”. No, što to točno znači? Kako započeti s razvojem takvog sustava? Koje sektore obuhvatiti? Kako izraditi poslovni sustav?
Sustav predstavlja skup procedura, koje se definiraju kao popis konkretnih koraka za određenu aktivnost.
Važnost postojanja sustava i procedura:
Procedure nam ukazuju na najbolji način djelovanja. Uzmimo primjer pilota, koji se oslanja na procedure i standardizirane korake kako bi osigurao sigurno polijetanje, vožnju i slijetanje. Iskusni pilot ponavlja te korake, pa može brzo reagirati i donijeti ispravne odluke u slučaju kvara.
Zato je ključno imati zapisanu listu procedura, koju ste sami stvorili. Sustavi i procedure su od esencijalne važnosti za uspjeh u bilo kojem području, bez obzira na veličinu biznisa. Evo nekoliko razloga:
Umirit ćete unutarnjeg kritičara. Kritičar se budi svaki put kada se upustite u kreativne projekte. Kao poduzetnik, često izlazite iz svoje komforne zone.
Definirane procedure pomažu umiriti unutarnjeg kritičara jer pružaju jasnu strukturu za rad.
Smanjit ćete odugovlačenje.
Često odugovlačimo jer ne znamo sljedeći korak ili odakle krenuti. Procedure jasno definiraju sljedeći korak.
Na primjer, možda ne znate kada ćete organizirati događaj, ali ako imate izgrađenu proceduru, izbjegavate nervozu i stres.
Nemoguće postaje moguće.
I najuspješniji pojedinci nisu mogli predvidjeti svoj uspjeh kada su započinjali. Međutim, dobro osmišljene procedure omogućuju postizanje ciljeva.
Mali ciljevi mogu se razviti u veće, poput zarađivanja 1000 kuna kako biste investirali u biznis.
Lakše ćete uočiti područja za poboljšanje i delegirati zadatke.
Mnoge poduzetnike ograničava vrijeme. Razvijanjem procedura lakše ćete identificirati aktivnosti koje možete outsourcati, oslobađajući vrijeme za kreativno razmišljanje.
Sada kada razumijete prednosti procedura, sljedeći korak je njihovo razvijanje. Evo kako to učiniti:
Odaberite područje za početak.
Razmislite o pitanjima kao što su: Gdje želite olakšati poslovne procese? Koji su zadaci rutinski i koji vas opterećuju? Možete koristiti i druge liste kao inspiraciju.
Zapišite sve korake.
Svatko ima svoje metode rada, ali često su one nesustavne. Opišite sve korake potrebne za izvršenje zadatka kako biste identificirali nejasna područja.
Nemojte težiti perfekcionizmu. Odaberite najbolje rješenje koje imate sada. Svaki korak neka bude specifičan i jasan te započinjite s glagolima kako biste osigurali aktivnost. Ako vam je potrebna više od 15 koraka, razdijelite zadatak u manje dijelove.
Testirajte proceduru.
U početku će vam procedura izgledati sporo i neobično. Kad se više puta vježba, koristite metodu “napravi, pa provjeri”. Prođite kroz sve korake i postanite učinkovitiji.
Podešavajte procedure po potrebi.
Nakon testiranja, razmislite o tome što bi trebalo biti jasnije ili bolje organizirano. Razmjenom iskustava dobit ćete ključna saznanja koja će poboljšati vaše procese.
Primijenite procedure.
Ako nešto stalno ponavljate, postaje rutina. Korištenjem tjednih planova povećavate šanse za uspjeh. Bez planiranja, vjerojatno nećete biti produktivni.
Kako izraditi poslovni sustav?
Ponavljanjem postupaka razvijate sustav, zaključuje Stratego. Kao vlasnik biznisa, možda će vam trebati sustavi za:
- Računovodstvo
- Odnose s klijentima
- Učinkovitu komunikaciju
- Razvoj proizvoda i usluga
Kreiranjem sustava i procedura u poslovnom i privatnom životu, oslobodit ćete vrijeme za važnije stvari. Ključ nije u tome da radite više, već da se fokusirate na značajnije zadatke.
