Fizičko okruženje radnog mjesta ima značajan utjecaj na način na koji radimo. Kad je naš prostor u neredu, i mi smo u neredu.
Iz jednostavne logističke perspektive to je svakako točno. Gubimo dragocjene radne minute svaki put kad krenemo tražiti izgubljeni papir na pretrpanom stolu. Isto vrijedi i za sve one koji su uspjeli ostati bez papira na poslu. Jedno međunarodno istraživanje pokazalo je da informacijski djelatnici gube do dva sata tjedno bezuspješno tražeći izgubljene digitalne dokumente.
Ali, isto tako, nered može utjecati na nas i na neizravnije načine. Istraživanje Libby Sander, autorice članka za HBR, kao i istraživanja drugih pokazala su da naše fizičko okruženje značajno utječe na naše spoznaje, emocije i ponašanje. Utječući tako na naše donošenje odluka i odnose s drugima.
Pretrpani prostori mogu imati negativne učinke na razinu stresa i tjeskobe. Kao i na našu sposobnost da se usredotočimo, na naše izbore u prehrani, pa čak i na naš san. „Velik dio istraživanja (i velik dio entuzijazma javnosti) oko urednosti i nereda trenutačno je usmjeren na dom. Ali s obzirom na to da stres na radnom mjestu košta i do 190 milijardi dolara svake godine samo u troškovima zdravstvene zaštite, vrijeme je da prepoznamo ulogu koju nered igra u našem poslovnom životu. I da učinimo nešto da počistimo taj nered“.
Nered utječe na vaš mozak i rad
Možda mislite da vam ne smetaju pretrpani ormari za dokumente ili hrpe papira na vašem stolu. No znanstvenici s Instituta za neuroznanost Sveučilišta Princeton upotrijebili su „fMRI“ i druge pristupe kako bi pokazali da naši mozgovi vole red. I da stalni vizualni podsjetnici na neorganiziranost crpe naše kognitivne resurse i smanjuju našu sposobnost fokusiranja. Također su otkrili da, kada su sudionici uklonili nered iz svog radnog okruženja, mogli su se bolje usredotočiti i obraditi informacije, a njihova se produktivnost povećala.
Studija o učincima nereda u domu pokazala je da su pojedinci koji su se osjećali preopterećeni količinom “stvari” u svojim domovima vjerojatnije odgađali svoje obveze. Druga su istraživanja pokazala da pretrpano kućno okruženje pokreće strategije suočavanja i izbjegavanja. To uključuje grickanje nezdrave hrane i gledanje televizije. Stoga je moguće da pretrpani uredi čine da zaposlenici biraju lošu hranu tijekom pauza i da provode manje vremena radeći.
Nered također može utjecati na naše opće mentalno zdravlje, zbog čega osjećamo da smo pod stresom, tjeskobom ili depresijom. Istraživanje iz 2009. godine, na primjer, pokazalo je da su razine hormona stresa kortizola bile više kod majki čije je kućno okruženje bilo pretrpano. Povišene razine kortizola koje se održavaju tijekom vremena mogu dovesti do tjeskobe i depresije. (Zanimljivo, moglo bi djelovati i na drugi način. Istraživači su ispitali međuodnos između stresa i nereda na radnom mjestu. Otkrili su da stres i emocionalna iscrpljenost uzrokuju da radnici odgađaju donošenje odluka i drže više materijala za sve svoje tekuće zadatke nadohvat ruke. Što dovodi do neurednih radnih prostora.)
Naš nered također može utjecati na naše odnose s drugima. U jednoj studiji, sudionici s neurednim stolovima smatrani su manje savjesnima, neurotičnijima i manje ugodnima. Takva percepcija zaposlenika vjerojatno će negativno utjecati na način na koji drugi s njima komuniciraju. I može imati negativne posljedice za njihov napredak u karijeri.
Što možete učiniti?
Redovito pospremanje vašeg radnog prostora, umjesto da dopustite da se stvari gomilaju, isproban je i pravi način da se nered drži podalje. Izbjegavajte dopustiti da stvari postanu toliko loše da počnete čistiti tek onda kada želite nešto odgoditi. Ako radite kod kuće, održavanje određenog radnog prostora može pomoći u stvaranju granice između radnih i kućnih predmeta.
Za timove i organizacije, uspostavljanje redovitih dana “proljetnog čišćenja” koja uključuju pizzu može stvoriti društvenu interakciju i podršku oko zadatka koji većina ljudi ne voli. Razmislite o uvođenju politike čistog radnog stola kako biste upravljali urednošću zajedničkih radnih prostora. Surađujte sa svojim IT timom kako biste zaposlenicima pružili podršku u obliku alata za upravljanje digitalnim dokumentima, kao i jasnoću o tome što treba zadržati, a što se može odbaciti. Pritom organizacije moraju pronaći ravnotežu između praktičnih i sigurnosnih razloga te imati na umu potrebu zaposlenika za vlastitim identitetom i autonomijom.
Na kraju, imajte na umu da nered nije uvijek loš. Jedna je studija pokazala da nas neuredni stolovi mogu učiniti kreativnijima. Nalazi upućuju na to da nas uredna, uređena okruženja čine vjerojatnijim da se prilagodimo očekivanjima i igramo na sigurno. Dok nas neuredna okruženja potiču da prekršimo normu i stvari gledamo na novi način. Dakle, dok potpuno netaknut radni stol može signalizirati nedostatak kreativnosti, vrlo neuredan može slati nepovoljne poruke o vašoj radnoj etici i osobnosti. Držite pri ruci stvari koje su potrebne za tekuće projekte, ali odolite iskušenju gomilanja.
