Držati prezentaciju može biti stresno: strah od otpuštanja, upravljanje hibridnim timovima i na kraju breme jer morate “prodati” rad svog tima. Današnje radno okruženje stvara savršene uvjete za razbijanje koncentracije u situaciji kada su zaposlenici prisiljeni stvarati više s manje resursa. A k tome su opterećeni i stresom zbog kućnih obveza i problema dodatno pojačanim pandemijom, potresom i inflacijom koji su se zaredali u posljednjih nekoliko godina.
Čak i kada ste sigurni da ste pripremili dobru prezentaciju, vjerojatno će se barem dio publike pridružiti putem videokonferencije. To znači da nećete imati njihovu punu pozornost. Istraživanje je pokazalo da prebacivanje mozga, koje se također naziva multitasking, može uzrokovati kognitivni umor. Istraživači sa Stanforda otkrili su da multitasking smanjuje produktivnost. No, zbog pritiska tome ipak cijelo vrijeme pribjegavamo, piše komunikacijska strateginja i savjetnica za javne nastupe Janine MacLachlan na portalu Fast Company.
Prihvatite činjenicu da ljudi često jednostavno ne mogu obraditi sve informacije koje im dolaze i pokažite empatiju za svoju preopterećenu publiku tako što ćete im prezentirati precizne informacije i jasan prijedlog kako postupiti u skladu s njima. Evo što trebate učiniti i koje pogreške trebate izbjegavati kako biste bili sigurni da će ljudi obratiti pozornost na vašu prezentaciju – čak i ako su rastreseni.
Neka vaše prezentacije budu kratke
Iako duljina prezentacije može varirati, uvriježeno mišljenje kaže da je 18 minuta maksimalno vrijeme u kojem možete pružiti detaljne informacije. Bez obzira na vrijeme koje vam je na raspolaganju, ključ uspješne prezentacije je brzo prijeći na bit i pružiti dovoljno detalja i konteksta da privučete svoju publiku.
U nastavku ćemo vas upoznati s tri uobičajene pogreške koje ljudi čine kada drže prezentacije, kako ih popraviti i kako preformulirati svoje razmišljanje da biste krenuli pravim putem.
Pogreška broj 1: Niste shvatili svrhu
Ako ne razumijete što vaša publika želi i treba, mogli biste razvodniti priču ili pružiti pogrešne, nerelevantne informacije. Na primjer, ako iznesete gomilu podataka bez objašnjenja zašto su ti podaci važni i potrebni, riskirate gubitak pozornosti publike.
Što učiniti: Razmišljajte kao trener i jasno postavite svoj cilj
U sportu, trener zna da je cilj pobijediti. Na poslu će vam coach pomoći da razjasnite ciljeve i kako ih postići. Određivanje cilja vaše prezentacije počinje s tim da shvatite tko je vaša publika i kako do nje možete doprijeti. Publika nema vremena, strpljenja ni pažnje da probere vaše informacije kako bi pronašla one koje bi joj mogle biti korisne. Unaprijed im recite svoj cilj.
Također, razmišljajte o tome koliko detaljne moraju biti informacije koje prenosite publici. Na primjer, vaš neposredni šef će možda željeti znati više detalja od vašeg izvršnog direktora. Ako prezentaciju držite pred grupom stručnjaka, dajte sve od sebe kako biste im pokazali zašto je vrijedno da odvoje vrijeme za vas i da nešto nauče.
Pogreška broj 2: Previše informacija
Uobičajena pogreška koju prezenteri rade je da pokušavaju “utrpati” u prezentaciju previše informacija i obično izgube narativnu nit. Osobito su manje iskusni prezenteri skloni uvrstiti u prezentaciju previše podataka i onda nastoje govoriti brže, umjesto da smanje obim prezentacije.
Neki govornici pokušavaju dati previše pozadinskih informacija, što je poput iznošenja dokaza u znanstvenom radu s tezom na kraju. Dok dođete do zaključka, publika već razmišlja o nečem desetom.
Što učiniti: razmišljajte kao novinar i sažmite zaključke
Novinari su obučeni da prvo iznesu najvažniju informaciju, da privuku pozornost od početka, za razliku od znanstvenika koji svoju priču grade postupno. Započnite s najvažnijim kako biste publici dali razlog da nastavi slušati.
Osim što prezentaciju otvarate s najvažnijom točkom, jedan od načina da se prilagodite publici je primjena pravila trojke, koje datira iz Aristotelova vremena. Temelji se na premisi da naš mozak vjerojatno neće zapamtiti više od tri stvari u određenom trenutku, odnosno da je svaka ideja, misao,rečenica i slično lakše pamtljiva i učinkovitija ako je iznesena u tri točke: “Jednakost, bratstvo, sloboda”, “Dođoh, vidjeh, pobijedih”, “Smanji, ponovo upotrijebi, recikliraj” (i nakon tri primjera ćemo stati).
Dakle, ako imate više od tri ključne točke, riskirate gubitak publike. Za vaš plan od 25 točaka ima vremena.
Ako želite pružiti više informacija, kreirajte pomoćnu mapu na ekranu. Ako vaša publika bude tražila više informacija o vašem istraživanju, možete brzo pristupiti toj dodatnoj mapi tijekom prezentacije ili zainteresiranima možete poslati dodatne podatke odmah nakon prezentacije. Takvim pristupom pokazat ćete temeljitost i pouzdanost, iako sve informacije nisu bile uvrštene u prezentaciju.
Pogreška broj 3: Previše priče
Priča je ključna za prezentacije – dokazano je da ljudi više pamte priče usmjerene na čovjeka nego podatke. Međutim, mnogi prezenteri počinju s “jednom davno” i idu nadugo i naširoko do završnice. Kad vaš govor postane previše opterećen dodatnim elementima priče, publika će se pitati koliko je to sve relevantno.
Što učiniti: razmišljajte kao scenarist i držite priču aktivnom
Scenarist zna kako ubaciti gledatelja u središte zbivanja da privuče i zadrži njegovu pozornost. Često će napisati opsežne pozadinske priče o likovima koje se nikada neće koristiti u scenariju, ali su važne za razumijevanje likova. Jedna od tehnika je da se zapitate pomiče li svaka komponenta priče vašu prezentaciju naprijed ili ste se zaglibili u suvišne detalje.
Još jedan element uspješnog scenarija je snažan kraj. Kada prezentirate, trebate biti i jak redatelj. Testirajte svoju prezentaciju kako biste bili sigurni da ima uvjerljiv narativ i da nije opterećena žargonom ili pretjeranim detaljima.
Vježbajte sažimanje prezentacije na tri minute ili sažmite ključne točke u 280 znakova (jedan tvit).
Ako znate što želite postići, ako iznesete ključne informacije i koristite navedene pripovjedačke tehnike, vaše prezentacije će biti sažete, dojmljive i zapamćene.
Izvor: tockanai.hr
