Bonton na sastancima ključ je dobrog poslovanja, budući da licem u lice omogućuje jasnu komunikaciju i učinkovito donošenje odluka. Ali prečesto sastanci traju dulje nego što bi trebali i ne uspijevaju zadržati pažnju niti angažiranost sudionika.
Bilo da se sastajete s partnerima, dobavljačima ili zaposlenicima, pomoću sljedećih „pomagača“ u sali za sastanke pokažite svoju briljantnost.
Odredite cilj.
Jasan cilj postavit će ton sastanka i odrediti njegov smjer. Vaš cilj bi trebao biti specifičan i mjerljiv. Ako očekujete da će sudionici razmišljati, zamolite svakog sudionika da dođe s popisom ideja.
Zapitajte se je li sastanak doista potreban. Sastanci mogu biti skupi. Kako biste izračunali točan trošak, pomnožite satnicu svake prisutne osobe s duljinom okupljanja. Ako se vaš cilj može postići e-mailom, konferencijskim pozivom, Skypeom ili čak brzom raspravom jedan na jedan, potpuno preskočite sastanak.
Pozovite donositelje odluka.
Najučinkovitiji sastanci uključuju zainteresirane strane kako bi se osiguralo da se odluke mogu donijeti odmah. Ako ključni donositelj odluka nije dostupan, zamolite njegovu zamjenu da sudjeluje. U idealnom slučaju, ta će osoba moći govoriti u ime svog nadređenog i – u najmanju ruku – hvatati bilješke i izvještavati.
Ustanite se.
Rutinski sastanci osmišljeni da se sa zaposlenicima na brzinu prođu važne točke i rasprave o izvješćima obično se mogu obaviti za 15 minuta ili manje. Veća je vjerojatnost da će sastanak biti kratak i konkretan ako svi ostanu stajati.
Strateški napravite raspored.
Ako želite da svaki sudionik sastanka bude potpuno angažiran, izbjegavajte ponedjeljak ujutro, kada svi pokušavaju sustići zaostale e-mailove. Također izbjegavajte petak poslijepodne, kada su zaposlenici zauzeti završavanjem tjedna i raduju se vikendu. Zakažite sastanke na dan i vrijeme kada je najvjerojatnije da će sudionici biti voljni aktivno sudjelovati.
Postavite vremensko ograničenje i držite ga se.
Sastanci koji traju satima uzrokuju gubitak strpljenja i fokusa kod sudionika. Rasponi pažnje su kratki, a vrijeme je dragocjeno. Najproduktivniji sastanci počinju na vrijeme i završavaju na vrijeme.
Odredite prioritete dnevnog reda.
Ne ostavljajte najvažnije teme za kraj. Kako biste osigurali ispunjenje ciljeva najvišeg prioriteta, prvo raspravite najrelevantnija pitanja. Na taj način, i u slučaju da netko ranije mora napustiti sastanak, i dalje ćete postići svoje glavne ciljeve.
Držite se dnevnog reda.
Dnevni red je nacrt – okvir – kako bi svi ostali na temi i kako bi se održao tijek sastanka. Dnevni red bi trebao biti na jednoj stranici i ne bi trebao sadržavati ništa osim glavnih tema razgovora. Razgovorima koji nisu tema gubi se dragocjeno vrijeme. Ako sudionici inzistiraju na razgovoru izvan dnevnog reda, uskočite i predložite da razgovaraju nakon sastanka ili zakažite zasebnu raspravu. Zatim se odmah vratite na temu koja je planirana.
Prenesite koncepte kroz priče.
Kada grupi predstavljate ključne koncepte ili nove ideje, posebno modele koje je teško razumjeti, primjerom objasnite zašto bi im trebalo biti stalo do toga. Uokvirite problem kratkom pričom i upotrijebite primjere.
Jasno zaključite.
Na kraju sastanka brzo ponovite sve odluke, rokove i razjasnite sve potrebne naknadne radnje. Svi sudionici sastanka trebaju točno razumjeti što se od njih očekuje. Odmah zakažite sve naknadne sastanke.
Izvor: Entrepreneur
