Matrica odlučivanja: Kako prioritizirati ono što je važno

Odluke na koje trošimo najviše vremena rijetko su najvažnije. Nije za sve odluke potreban isti proces. Ponekad pokušaj nametanja istog postupka za sve odluke dovodi do poteškoća u prepoznavanju onih najvažnijih, što nas opterećuje i izaziva stres. Alati kao što su matrica odlučivanja, mogu pomoći.

Jedna od verzija matrice odlučivanja i svjedočenje o njezinoj primjeni, objavljena je na stranici fs.blog. Portal financa.ba vam je prenosi u nadi da će i vama pomoći u donošenju (svakodnevnih) odluka.

“Sjećam se kako sam se jednom borio u obavještajnoj agenciji nedugo nakon što sam dobio promaknuće. Od mene se tražilo da donesem previše odluka. Nisam ih mogao sortirati kako bih shvatio koje su važne, a koje beznačajne.” kaže autor teksta.

Situacija se polako komplicirala tijekom razdoblja od nekoliko tjedana. Moji zaposlenici su se bojali donositi odluke jer ih je njihov prethodni “bacio lavovima” kad bi stvari krenule po zlu. Moj šef je, također, volio delegirati najrizičnije odluke.

Kao rezultat toga, imao sam više odluka za donošenje nego sposobnosti da ih donesem. Radio sam sve dulje kako bih održao korak s količinom odluka. Što je još gore, slijedio sam isti postupak za sve njih. Fokusirao sam se na najhitnije odluke, ali na trošak najvažnijih odluka.

Potreba kreiranja okvira

Bilo mi je jasno da nisam prava osoba za donošenje svih odluka. Trebao mi je brz i fleksibilan okvir za kategorizaciju odluka u one koje bih trebao donositi i one koje bih trebao delegirati.

Shvatio sam da većinu hitnih odluka može donijeti tim, jer nisu imale velikih posljedica. Zapravo, odluke su postajale hitni jer tim uopće nije donosio odluke (odnosno kasnio je s njihovim donošenjem, i odlagao ih). A budući da sam žurio s tim odlukama u nastojanju da posvetim više vremena važnim odlukama, donosio sam gore odluke nego što bi to moj tim napravio.

Dok sam jedne večeri hodao kući, došao sam na ideju koju sam koristio od sljedećeg dana, s prilično dobrim uspjehom. “Nazvao sam je matrica odlučivanja“, kaže autor.

To je verzija Eisenhowerove matrice za donošenje odluka, koja vam pomaže razlikovati što je važno od onoga što je hitno.

Iako neće donositi odluke umjesto vas, pomoći će vam da brzo prepoznate na koje biste se odluke trebali usredotočiti.

Matrica odlučivanja

Radi se o svojevrsnoj trijaži. Odluke su svedene na četiri mogućnosti, na temelju toga da li su nepovratne ili ne, te da li su posljedične ili ne.

Sjajna stvar kod matrice je ta što vam može pomoći da brzo delegirate odluke. Morate obaviti malo mentalnog rada prije nego što počnete, kao što je definiranje i komuniciranje što znači “posljedičnost”, i nepovratnost (tj. reverzibilnost kao suprotnost nepovratnosti), posebno ondje gdje su linije malo zamagljene. Evo kratkih definicija:

• “posljedične” vs “neposljedične” odluke je relativno lako približiti; misli se na one odluke koje imaju značajne posljedice; svatko treba odrediti što je za njega ili njegovu organizaciju značajno; jedno je sigurno – ako vam se čini da je sve značajno, vjerojatno niste na dobrom putu; odluke koje nisu posljedične, nazvat ćemo neposljedične odluke.
• “nepovratne” vs reverzibilne odluke: reverzibilne odluke su one čiji se efekt može poništiti bez posljedica; suprotno od toga, nepovratne odluke nemaju mogućnost povlačenja, i kakve god posljedice imale, moramo s njima živjeti

Rezultat ove vježbe je svrstavanje svake odluke u jednu od četiri kategorije:

1. posljedične i nepovratne (ireverzibilne) odluke
2. posljedične i revererzibilne odluke
3. neposljedične i nepovratne (ireverzibilne) odluke
4. neposljedične i revererzibilne odluke

Matrica odlučivanja u praksi

Ova je matrica postala moćan saveznik koji mi je pomogao da upravljam vremenom i osigurao da se ne zaglavim u odlukama u kojima nisam najbolja osoba za odlučivanje.

Delegirao sam obje vrste neposljedičnih odluka (dakle, manje važnih ili nevažnih odluka). Nevažne odluke savršen su poligon za razvijanje rasuđivanja. Ovo mi je uštedjelo hrpu vremena. Prije toga ljudi bi mi dolazili s odlukama koje je bilo relativno lako donijeti, s prilično predvidljivim rezultatima. Problem nije bio u donošenju odluke – to je u većini slučajeva trajalo nekoliko sekundi. Problem je bio 30 minuta koje je osoba potrošila prezentirajući mi odluku. Uštedio sam najmanje 5-7 sati tjedno implementacijom ove jedne promjene.

Uložio sam dio tog vremena na sastanke s ljudima koji donose te odluke jednom tjedno. Želio sam znati kakve su odluke donosili, kako su razmišljali o njima i kakvi su bili rezultati. Pratili smo i stare odluke, tako da su mogli vidjeti kako se njihova prosudba poboljšava (ili ne).

Posljedične odluke su “drugačija zvijer”. Reverzibilne i posljedične odluke vas odluke navode da mislite da su važne. U stvarnosti, reverzibilne i posljedične odluke savršene su odluke za provođenje eksperimenata i prikupljanje informacija. Tim ili pojedinac će odlučiti o eksperimentima koje ćemo provesti, rezultatima koji će pokazati da smo na pravom putu i tko će biti odgovoran za izvršenje. mogu korisiti kao ekspriment upravo zato što su povratne, reverzibilne, i njihove se posljedice mogu poništiti.

Fokus i rezultati

Posljedične i nepovratne odluke su one na koje se stvarno trebate usredotočiti. Sve vrijeme koje sam uštedio korištenjem ove matrice nisam uzalud potrošio . Umjesto toga, uložio sam ga u najvažnije odluke, one za koje nisam mogao opravdati delegiranje. Imao sam i još jedno pravilo koje se pokazalo korisnim: osim ako se odluka ne mora donijeti na licu mjesta, kao što to čine neke operativne odluke, prvo bih prošetao 30 minuta.

Ključ za uspješnu primjenu matrice u praksi bio je osigurati da svi na isti način razumiju definiciju posljedičnog i reverzibilnog. U početku su ljudi provjeravali sa mnom, ali kasnije, kako su uvjeti postali jasni, samo su počeli primjenu.

Dok se ukupna količina odluka koje smo donijeli kao tim nije promijenila, način na koji su raspoređene unutar tima se promijenio. Procjenjujem da sam osobno donosio 75% manje odluka. No, ono što je bilo najvažnije je da se kvaliteta svih odluka koje smo donijeli dramatično poboljšala. Ljudi su se ponovno počeli osjećati povezani sa svojim poslom, produktivnost se poboljšala, a bolovanja  su smanjena.

Isprobajte Matricu odlučivanja—osobito ako ste u škripcu i borite se za upravljanje svojim vremenom, to bi moglo promijeniti vaš radni život.

Izvor: fs.blog