Multitasking je za Artisa Rosenthalsa, poduzetnika, sportaša amatera i oca dvoje djece, ključan za postizanje ciljeva. U poslovnom i obiteljskom životu često se očekuje da žongliramo s brojnim zadacima.
„Zbog toga nastojim maksimalno smanjiti multitasking tijekom radnog vremena i eliminirati ono što nazivam ‘kultura multitaskinga’ u svojoj tvrtki,” ističe Artis.
Kao stručnjak za produktivnost, Artis se suočava s brojnim mitovima koji se odnose na multitasking. Neki od tih mitova duboko su ukorijenjeni u našem razmišljanju i često ih prihvaćamo kao univerzalne istine, iako su zapravo fikcija. On je identificirao četiri glavna mita koji mogu negativno utjecati na učinkovitost tvrtke, prema Entrepreneuru.
1. Multitasking čini ljude produktivnijima
Mnogo je tvrtki koje izgledaju kao košnice: stalna gužva i svi su neprekidno zaposleni i pod stresom.
“Kad bismo detaljno analizirali takve organizacije, većina bi pokazivala ‘kulturu multitaskinga’ – okruženje u kojem se zaposlenici vrednuju prema broju zadataka koje obavljaju, a ne prema rezultatima,” istaknuo je Artis.
Iako mnoge tvrtke griješe miješajući produktivnost s “izgledom zauzetosti”, pravi izazov leži u razlikovanju stvarne produktivnosti od prividne zauzetosti. Ako ste usmjereni na produktivnost, multitasking nije uvijek najbolja strategija, upozorava Artis.
Istraživanja jasno pokazuju da multitasking može imati ozbiljne negativne posljedice, uključujući smanjenje radne memorije, gubitak fokusa i zaboravljanje važnih informacija.
Ljudski mozak nije sposoban učinkovito obavljati više složenih zadataka u isto vrijeme. Kao rezultat toga, višezadaćnost često uzrokuje česte promjene konteksta, što može dovesti do dugotrajnijih problema i većeg broja pogrešaka.
2. Multitasking dovodi do prijevremenog ispunjenja rokova
Umjesto da vam pomogne u postizanju ciljeva, multitasking vas usporava zbog mentalnog naprezanja uzrokovanog stalnim skakanjem s jednog zadatka na drugi. Kao rezultat, može doći do kašnjenja i propuštanja rokova.
Efikasnije upravljanje vremenom zahtijeva fokusirani rad s jasno definiranim prioritetima.
“Preporučujem zamjenu razdoblja intenzivnog rada s planiranim pauzama i tu praksu promičem unutar svog tima,” istaknuo je Artis Rosenthals.
Studije su pokazale da je omjer pauza 52/17 među najproduktivnijim radnicima. Ova metoda, koja uključuje 52 minute neprekidnog rada i 17 minuta pauze, pokazala se kao optimalna za postizanje maksimalne produktivnosti.
“Ovaj pristup i dalje mi odgovara, premda prilagođavam trajanje razdoblja prema svojim potrebama. Zaposlenici također mogu odabrati vlastiti omjer, poput Pomodoro tehnike 25/5, sve dok izbjegavaju česte promjene zadataka.”
3. Šef koji obavlja multitasking je najbolji
Iako multitasking može dati dojam da je menadžer svestran, može također otkriti nedostatak vještina u određivanju prioriteta i planiranju. Pokušaj mikroupravljanja i stalno petljanje u poslove zaposlenika dodatno pogoršava situaciju, napomenuo je Artis.
Pravi menadžer treba se fokusirati na svoje osnovne odgovornosti, što odražava pravu vrijednost i stručnost. Biti prisutan u svim aspektima rada ne znači nužno biti učinkovit vođa.
„Preporučujem imati samodostatan tim sposoban za obavljanje svih ili većine zadataka bez stalnog nadzora menadžera. Menadžer bi trebao biti dostupan za strateška pitanja i davanje uputa timu,” dodao je Artis.
4. Zaposlenici koji brzo odgovaraju na zahtjeve su produktivniji
Zaposlenici često osjećaju potrebu odmah odgovarati na poruke ili e-poruke šefa zbog straha da će djelovati neozbiljno ili nezainteresirano.
„U našoj tvrtki naglašavamo važnost rezultata rada, a ne brzinu odgovaranja na e-mailove ili Slack poruke. Cijenimo različite stilove rada i nitko nije obavezan biti konstantno dostupan. Naravno, neke pozicije mogu zahtijevati češće odgovore“, rekao je Artis.
