Svi imamo nekog prijatelja ili suradnika koji je superorganiziran. To je osoba koja je pedantna, uvijek na vrijeme dovršava projekte i točno zna gdje pronaći nešto kada joj zatreba. Što bismo mogli naučiti od takvih osoba i koje bismo njihove navike mogli usvojiti?
“Organiziranost nije urođena osobina, već ju je potrebno razvijati”, kaže John Trosko, osnivač tvrtke OrganizingLA. “Ljudi koje percipiramo kao ‘organizirane’, u ostvarenju svojih ciljeva i prioriteta koriste razne alate i metode.” Njihovi sustavi rada pretvaraju se u navike. Evo sedam stvari koje organizirani ljudi redovito prakticiraju kako bi bili uspješni:
1. Organizirani ljudi služe se praktičnim alatima
Od kuhinjskih tajmera do pametnih telefona – organizirani ljudi pronalaze alate koji im pomažu da što bolje iskoriste dan, tjedan i godinu, kaže Trosko. Kao podsjetnik na obveze često koriste mobilne aplikacije sa skočnim prozorima dok im tajmeri pomažu da dobiju bolju predodžbu o proteklom vremenu. Osim toga, raščlanjuju velike zadatke na niz manjih zadataka i rade kratke pauze u kojima prakticiraju promjenu aktivnosti koja ih opušta što povećava njihovu ukupnu produktivnost.
2. Organizirani ljudi postavljaju prioritete
Organizirani ljudi mogu dobro procijeniti ono što je važno i ne pretrpavaju svoj raspored preuzimanjem obveza za koje znaju da nemaju dovoljno vremena, kaže Lisa Zaslow, osnivačica tvrtke Gotham Organizers. “Oni znaju koji su im ciljevi, što kada treba biti napravljeno, a što mogu odložiti”, kaže ona. “Započinju dan s jasnim MIT planom (engl. Most Important Things), podsjećaju se na njega tijekom dana i prilagođavaju ga prema potrebi.”
3. Organizirani ljudi imaju manje stvari
Zlatno pravilo organizacije jest imati što manje toga što je potrebno organizirati, kaže Hillary Rettig stručnjakinja za produktivnost i autorica knjige The 7 Secrets of the Prolific Hillary Rettig. “Oni prepoznaju svoje najvažnije profesionalne i osobne zadatke, a sve ostalo eliminiraju”, kaže ona. “I dalje imaju mnogo toga što je potrebno organizirati, ali tada je to izvedivo.”
4. Organizirani ljudi biraju jednostavna rješenja
Kada su sustavi za organizaciju pretjerano kompleksni, često se ne koriste. Trosko kaže da organizirani ljudi koriste jednostavne alate koji im olakšavaju pospremanje stvari. Njihovi računi, potvrde i izvještaji uredno su razvrstani u posebno namijenjenim praktičnim pretincima, za kapute i jakne imaju dovoljan broj vješalica, a ključevi i novčanik imaju rezervirano mjesto, uvijek u istoj ladici. To im omogućava veliku uštedu vremena.
5. Organizirani ljudi održavaju kontinuitet
Dobra organizacija zahtijeva održavanje kontinuiteta, kaže Zaslow. “Ne možete ići u teretanu, ući u formu i nakon toga otkazati članstvo”, kaže ona. “S dobrom organizacijom je isto tako.” Organizirani ljudi svaki dan odvoje određeno vrijeme za pospremanje – bilo da se radi o poslovnim dokumentima ili o osobnim stvarima. “Ne bacaju nasumično stvari na gomilu jer se tako ‘samo ovaj put’ uglavnom pretvara u ‘uvijek’”, kaže Zaslow. “Ono malo vremena koje je potrebno da se to napravi nije ništa u usporedbi s vremenom koje je potrebno da se nađe nešto što nismo pospremili na pravo mjesto.”
6. Organizirani ljude redovito čiste
Okolnosti se mijenjaju i stvari koje smo ranije koristili postaju nepotrebne. Umjesto da dozvole da im se takve stvari nagomilaju, organizirani ljudi redovito čiste. Zaslow kaže da je jednom imala klijenticu koja bi kupila novi ormar za spise svaki put kada u nekom više nije bilo mjesta: “Do trenutka kada me pozvala da interveniram, imala je ormare u svom kućnom uredu, sobi za goste, dnevnoj sobi i podrumu”, kaže Zaslow. “Nepotrebno je reći da je većina tih spisa bila zastarjela i nebitna.”
7. Organizirani ljudi razmišljaju o “budućem ja”
Razmišljati o “budućem ja” može vam pomoći da ostanete organizirani, kaže Lorie Marrero, osnivačica tvrtke Clutter Diet. “Male zadatke” lakše je obaviti odmah kada imate u vidu što vas čeka u budućnosti ako to ne napravite. “Ako u sobi vidim nered, reći ću: kladim se da će, ako sada pospremim ovaj nered, moje ‘buduće ja’ biti puno sretnije”, kaže ona.
Marrero kaže da organizirani ljudi pažljivo razmišljaju o budućnosti i u trenu kada dodaju aktivnosti u svoj kalendar, pitaju se što bi mogli učiniti prije, za vrijeme ili nakon te aktivnosti – da ju unaprijede. Ako se trebaju pripremiti za tu aktivnost, donijeti nešto ili napraviti follow-up, to će unijeti u svoj planer.
Izvor: fastcompany.com
