Razlika između života koji protječe u miru i produktivnosti naspram života punog stresa i ljutnje mogla bi ležati u jednoj jednostavnoj vještini: naučiti kako reći ne.
Reći ne čini razliku između natrpanog i otvorenog rasporeda. To čini razliku između previše zadataka i prave količine zadataka. To čini razliku između ludog radnog vremena i ispunjavanja rokova bez stresa.
Ali reći ne može biti teško. Možda ćete se osjećati nelagodu reći ne jer se brinete da ćete uznemiriti ljude, da ćete izgledati kao da ne možete iznijeti svoj posao ili da ćete propustiti prilike i sada i u budućnosti.
Ali istina je da ako nikada ne kažete ne, zapravo ćete povećati vjerojatnost ishoda kojih se bojite. A kada kažete ne – kada je potrebno – smanjujete vjerojatnost da ćete izgubiti konce i na taj način čuvate svoj razum.
Dakle, kako točno reći ne? Kao trener upravljanja vremenom, Elizabeth Grace Saunders, autorica na HBR, redovito radi s klijentima na učenju postavljanja granica i odbijanja zahtjeva onda kada je to potrebno. Evo nekoliko njezinih najboljih strategija za odbijanje u tri kritična područja: vremenske obveze, zadaci i vremenski okviri.
Vremenske obveze
Da biste značajno povećali broj sati u svom rasporedu, morat ćete početi govoriti ne vremenskim obvezama koje se ne uklapaju u vaš raspored. To znači skrenuti s puta manjeg otpora (prihvaćanje svih zahtjeva koji vam se pojave) i umjesto toga se zapitati: “Je li ovo prava investicija mog vremena?”
Na primjer, recimo da vas zamole da volontirate u odboru. To je dobra inicijativa, ali nije usklađena s vašim osobnim strastima ili vašim ciljevima profesionalnog razvoja. To bi značilo najmanje tri do pet sati vašeg radnog vremena svaki mjesec, što znači 36-60 sati tijekom godine. Za elegantno odbijanje recite:
“Puno vam hvala što ste me pozvali da budem dio ovog odbora. Stvarno sam počašćena, ali ću, uz dužno poštovanje, morati odbiti jer mi je trenutno pretrpan raspored. Hvala na razumijevanju.”
Ili ste pozvani da sudjelujete na sastanku na kojem vaša prisutnost nije potrebna. Zapravo, drugi ljudi u vašem timu mogu biti bolji. Možete odbiti poziv na sastanak i reći:
“Vidjela sam poziv za sastanak. Cijenim proslijeđenu obavijest. Marko će predstavljati naš tim. Znam da će obaviti sjajan posao i da će nas izvijestiti o svemu što trebamo znati.”
Ili ste možda pozvani na ručak s osobama koje već često viđate a imate projekt na kojem radite, želite ići u teretanu ili jednostavno želite predah. Mogli biste reći:
“Hvala puno na pozivu, ali već imam neke druge obveze.”
Reći ne vremenskim obvezama koje nisu u skladu s vašim prioritetima ili potrebama može dovesti do male količine početne nelagode, ali će vam na kraju uštedjeti sate vremena.
Zadaci
Većina ljudi ima mnogo više zadataka na svojim popisima obaveza nego što ih mogu obaviti u određenom danu. To posebno vrijedi za pojedince koji pokušavaju pomoći svima prije nego što sami obave posao. Da biste izašli iz ovog kruga, vrijeme je da počnete govoriti ne.
Na primjer, kada vas netko zamoli da radite nešto što nije vaš posao, imate svako pravo reći ne. Ali ako ste u prošlosti previše govorili da, možda ćete se trebati malo prekvalificirati kako biste ljude uspjeli odvići da vas traže za svaku sitnicu. S vremenom će naučiti, pogotovo ako vaš odgovor zvuči otprilike ovako:
“To nije moje područje stručnosti. Rado ću vam dati Ivanine kontakt podatke i sigurna sam da će vam rado pomoći s tim pitanjem”.
“Mislim da Boris, naš pripravnik, može naručiti ručak za sutrašnji sastanak. Proslijedit ću zahtjev njemu”.
“Obično organizator sastanka izvlači izvješće za prezentaciju”.
Kada se od vas traži da preuzmete projekt koji nije obavezan i već imate mnogo više za napraviti nego što trenutno možete obaviti, također je vrijeme da elegantno odbijete novi zadatak. Mogli biste reći:
“Ovo zvuči kao stvarno zanimljiva inicijativa. Nažalost, već sam iscrpljena ovime što trenutno radim. Ne bih mogla početi s novim zadatkom za nekoliko tjedana/mjeseci. Budući da vam je ovo važno, vjerojatno je najbolje dati ovo nekome tko će projektu moći posvetiti više vremena i pažnje.”
Konačno, kada ste na sastanku i ljudi razgovaraju o različitim zadacima koje je potrebno dovršiti, ali nemate vremena preuzeti više, nastavite s oprezom: ne govorite ništa. Sjednite na ruke. Nemojte volontirati. Ne ponuditi pomoć jedan je od najboljih načina da kažete ne.
Vremenski okviri
Ponekad zadaci koje treba obaviti spadaju u vašu domenu odgovornosti, ali vrijeme zahtjeva je ono što uzrokuje probleme. U tim slučajevima, kada i gdje možete, korisno je reći ne nerazumnim rasporedima.
Očekivanja na radnom mjestu mogu se razlikovati, pa ovisno o vašem poslu možda nećete moći koristiti ove strategije. Ali za one od vas koji imate malo slobode, razmislite o ovim načinima odgađanja predloženih rokova.
Ako vas zamole da učinite nešto malo do danas, a rok je zapravo proizvoljan, odgovorite alternativnim rokom. Čak i dan ili dva odgode mogu nešto promijeniti s frustracije zbog kašnjenja na ne tako strašnu stvar:
“Voljela bih vam pomoći, ali moje je vrijeme danas već popunjeno obvezama prema [šefu, klijentima itd.]. Poslat ću vam ovo do petka”.
Ovo bi moglo smetati nekim ljudima. Ali nadamo se da će ih s vremenom naučiti da zahtjev trebaju poslati ranije. Neki odjeli postavljaju pravila o tome koliko im je vremena potrebno za predaju dokumenata – na primjer dva ili tri dana.
Ako vas često pingaju navečer i vikendom, a imate mogućnost postavljanja granica, učinite to. To što stalno radite može značajno pridonijeti burnoutu. Jedan od načina da izbjegnete neočekivani rad nakon radnog vremena je da se držite podalje od službenog telefona i e-maila. Ali ako morate odgovoriti, recite ovako:
“Zdravo, Ana! Samo sam te htjela obavijestiti da sam vidjela tvoj e-mail. Pregledat ću tvoj zahtjev čim se vratim u ured”.
Konačno, ako dobijete veliki projekt koji morate završiti, ali početni rok nije razuman s obzirom na vaše druge obveze, možete pregovarati na nekoliko načina. Ako situacija uključuje vašeg šefa, možete objasniti svoje različite prioritete i zatražiti upute na što se prvo usredotočiti. Ako situacija uključuje nekoga tko nije vaš šef, ali imate mogućnost postavljanja ograničenja, možete mu se vratiti s protuprijedlogom. Ako situacija uključuje nekoga tko nije vaš šef, a vi nemate ovlasti odgađati rokove, možda ćete morati uključiti svog šefa u te razgovore. Na kraju će fraza vjerojatno zvučati otprilike ovako:
“Čujem da biste htjeli da ovo završimo do kraja mjeseca. Ali s drugim projektima koje imamo u tijeku, neće biti moguće ispoštovati taj rok. Htjela bih predložiti rok do sredine idućeg mjeseca. Zvuči li to razumno?”
Ovi razgovori također mogu dovesti do rasprava oko dovođenja drugih resursa, kao što su izvođači, ili rebalansiranja posla.
Reći ne nije lako. Ali vrijedi. Dok razmišljate o korištenju ovih predloženih savjeta i fraza u vlastitom radu, pobrinite se da brzo komunicirate. Ljudi obično lakše podnose odbijanje ako ne odgađate s odgovorom.
I komunicirajte s povjerenjem. Ne trebate se pretjerano ispričavati. Recite što trebate reći i onda nastavite dalje. Upamtite, kad kažete ne, govorite da onome što vam je važnije.
