Kako osmisliti dnevni red za učinkovit sastanak

Svi smo bili na sastancima na kojima su sudionici bili nepripremljeni, ljudi su skrenuli s puta, a teme o kojima se raspravljalo pokazale su se kao gubljenje vremena. Ovi problemi – i drugi slični njima – proizlaze iz lošeg dizajna dnevnog reda. Svi mi iz sastanaka želimo izvući maksimum. Učinkovit dnevni red postavlja jasna očekivanja o tome što se treba dogoditi prije i tijekom sastanka. Pomaže članovima tima da se pripreme, mudro raspoređuje vrijeme, brzo sve navede na istu temu i identificira kada je rasprava završena. Ako se problemi i dalje javljaju tijekom sastanka, dobro osmišljen dnevni red povećava sposobnost tima da ih učinkovito i brzo riješi.

Evo nekoliko savjeta za izradu učinkovitog dnevnog reda za vaš sljedeći sastanak. Ove savjete možete koristiti bez obzira traje li sastanak sat ili tri dana i sastajete li se s grupom od pet ili 40 ljudi:

Zatražite mišljenje članova tima.

Ako želite da vaš tim bude uključen u sastanke, pobrinite se da dnevni red uključuje stavke koje odražavaju njihove potrebe. Zamolite članove tima da predlože stavke dnevnog reda i navedu razlog zašto se svaka točka mora obraditi u timskom okruženju. Ako na kraju odlučite ne uključiti stavku, budite odgovorni — objasnite svoje razloge članu tima koji je to predložio.

Odaberite teme koje utječu na cijeli tim.

Vrijeme sastanka tima je skupo i teško ga je rasporediti. Uglavnom bi se trebalo koristiti za raspravu i donošenje odluka o pitanjima koja utječu na cijeli tim — i za čije rješavanje treba cijeli tim biti uključen. To su često pitanja za koja pojedinci moraju koordinirati svoje akcije, jer su njihovi dijelovi organizacije međusobno ovisni. Također je vjerojatno da će to biti problemi za koje ljudi imaju različite informacije i potrebe. Primjeri mogu uključivati: Kako najbolje raspodijeliti zajedničke resurse? Kako možemo smanjiti vrijeme odgovora? Ako tim ne provede većinu sastanka razgovarajući o međuovisnim pitanjima, članovi će se isključiti i na kraju neće ni sudjelovati.

Navedite teme dnevnog reda kao pitanja na koja tim treba odgovoriti.

Većina tema dnevnog reda jednostavno je nekoliko riječi spojenih u frazu, na primjer: “preraspodjela uredskog prostora”. Zbog toga se sudionici sastanka pitaju: “Što je s preraspodjelom uredskog prostora?” Kada navedete temu kao pitanje (ili pitanja) na koje treba odgovoriti, ono umjesto toga glasi ovako: “Pod kojim uvjetima, ako ih ima, trebamo prenamijeniti uredski prostor?”

Pitanje omogućuje članovima tima da se bolje pripreme za raspravu i prate jesu li njihovi i tuđi komentari na dobrom putu. Tijekom sastanka, svatko tko misli da komentar nije u redu može reći nešto poput: “Ne vidim kako se vaš komentar odnosi na pitanje na koje pokušavamo odgovoriti. Možete li mi pomoći da shvatim vezu?” Konačno, tim zna da je rasprava završena kada se na pitanje odgovori.

Zabilježite je li svrha teme razmjena informacija, prikupljanje informacija potrebnih za donošenje odluke ili donošenje odluke.

Članovima tima je teško učinkovito sudjelovati ako ne znaju trebaju li jednostavno slušati, dati svoj doprinos ili sudjelovati u procesu donošenja odluka. Ako ljudi misle da sudjeluju u donošenju odluka, ali vi jednostavno želite njihov doprinos, vjerojatno će se na kraju razgovora svi osjećati frustrirano. Dopune je bolje distribuirati — i čitati — prije sastanka, koristeći kratak dio sastanka za odgovaranje na pitanja sudionika. Ako je svrha donošenje odluke, navedite pravilo donošenja odluke. Ako ste formalni vođa, na početku točke dnevnog reda možete reći: “Ako je moguće, želim da ovu odluku donesemo konsenzusom. To znači da svatko može podržati i provesti odluku s obzirom na svoje uloge u timu. Ako ne uspijemo postići konsenzus nakon sat vremena rasprave, zadržavam pravo da donesem odluku na temelju razgovora koji smo vodili. Reći ću vam svoju odluku i svoje obrazloženje.”

Procijenite realnu količinu vremena za svaku temu.

Ovo ima dvije svrhe. Prvo, od vas se traži da napravite matematiku — kako biste izračunali koliko će vremena timu trebati za predstavljanje teme, odgovaranje na pitanja, rješavanje različitih stajališta, generiranje potencijalnih rješenja i dogovor o radnjama koje slijede nakon rasprave i odluka. Lideri obično podcjenjuju količinu potrebnog vremena. Ako je na vašem sastanku 10 ljudi i dodijelili ste 10 minuta da odlučite pod kojim ćete uvjetima, ako ih bude, preraspodijeliti uredski prostor, vjerojatno ste podcijenili vrijeme. Provodeći jednostavnu matematiku, shvatili biste da bi tim morao donijeti odluku odmah nakon što svaki od 10 članova govori minutu.

Drugo, procijenjeno vrijeme omogućuje članovima tima da ili prilagode svoje komentare kako bi se uklopili u dodijeljeni vremenski okvir ili da sugeriraju da bi moglo biti potrebno više vremena. Svrha navođenja vremena nije zaustaviti raspravu kada vrijeme istekne; to jednostavno pridonosi lošem odlučivanju i frustraciji. Svrha je poboljšati se u dodjeljivanju dovoljno vremena timu da efektivno i efikasno odgovori na postavljena pitanja.

Predložite postupak za rješavanje svake točke dnevnog reda.

Proces identificira korake kroz koje će tim krenuti zajedno kako bi završio raspravu ili donio odluku. Dogovaranje o procesu značajno povećava učinkovitost sastanka, ali vođe to rijetko čine. Osim ako se tim nije dogovorio o procesu, svaki će član, u dobroj vjeri, sudjelovati na temelju vlastitog procesa. Vjerojatno ste vidjeli nešto ovako: neki članovi tima pokušavaju definirati problem, drugi članovi tima se pitaju zašto je tema uopće na dnevnom redu, a treći članovi već identificiraju i predlažu rješenja.

Postupak za rješavanje teme trebao bi se pojaviti na pisanom dnevnom redu. Kada dođete do te stavke tijekom sastanka, objasnite proces i tražite dogovor: “Predlažem da upotrijebimo sljedeći proces. Prvo, uzmimo otprilike 10 minuta da sve relevantne informacije stavimo na tablicu. Drugo, uzmimo još 10 minuta da identificiramo i dogovorimo sve pretpostavke koje trebamo napraviti. Treće, uzet ćemo još 10 minuta da identificiramo i dogovorimo interese koji bi trebali biti ispunjeni za bilo koje rješenje. Konačno, iskoristit ćemo oko 15 minuta za izradu rješenja koje idealno uzima u obzir sve interese i koje je u skladu s našim relevantnim informacijama i pretpostavkama. Imate li prijedloga za poboljšanje ovog procesa?”

Navedite na koji se način članovi trebaju pripremiti za sastanak.

Kako bi tim mogao pročitati pozadinske materijale i pripremiti svoja početna razmišljanja za svaku točku dnevnog reda unaprijed, dnevni red distribuirajte dovoljno vremena prije samog sastanka.

Odredite tko je odgovoran za vođenje svake teme.

Netko drugi osim službenog organizatora sastanka često je odgovoran za vođenje rasprave o određenoj točki dnevnog reda. Ta osoba može pružati kontekst za temu ili objašnjavati podatke ili može imati organizacijsku odgovornost za to područje. Identificiranje ove osobe pored točke dnevnog reda osigurava da svatko tko je odgovoran za vođenje dijela dnevnog reda to zna – i da se za to pripremi – prije sastanka.

“Pregledajte i izmijenite dnevni red prema potrebi” neka bude prva tema.

Čak i ako ste vi i vaš tim zajednički razvili dnevni red prije sastanka, odvojite minutu da vidite treba li, zbog kasnijih događanja, nešto promijeniti. Nisu sve izmjene dnevnog reda dramatične, poput odlaska direktora, ali provjerom na početku sastanka povećavate šanse da će tim najučinkovitije iskoristiti vrijeme sastanka.

Završite sastanak s plus/delta.

Ako se vaš tim redovito sastaje, dva pitanja tvore jednostavan kontinuirani proces poboljšanja: Što smo dobro napravili? Što želimo napraviti drugačije za sljedeći sastanak? Ulaganje pet ili deset minuta omogućit će timu da poboljša učinak, radne odnose i zadovoljstvo članova tima. Evo nekoliko pitanja koja treba uzeti u obzir kada se utvrđuje što je tim napravio dobro, a što želi napraviti drugačije:

1. Je li dnevni red bio podijeljen na vrijeme da se svi pripreme?
2. Koliko su se dobro članovi tima pripremili za sastanak?
3. Koliko smo dobro procijenili vrijeme potrebno za svaku točku dnevnog reda?
4. Koliko smo dobro raspodijelili vrijeme za donošenje odluka i za raspravu?
5. Koliko su se dobro sudionici držali teme? Koliko su dobro članovi tima reagirali kada su primijetili da se netko ne drži teme?
6. Koliko je postupak bio učinkovit za svaku točku dnevnog reda?

Kako biste osigurali da vas vaš tim prati, pregledajte rezultate plus/delta na početku sljedećeg sastanka.

Ako izradite dnevni red pomoću ovih savjeta i primjera dnevnog reda u nastavku, vaš će tim lakše postati – i ostati – usredotočen na sastancima.

Izvor: HBR; prijevod i prilagodba: Financa.ba