Sastanci, sastanci i još više sastanaka. Kultura sastančenja u većini je organizacija još uvijek prisutna, a tijekom pandemije ta se organizacijska navika povećala.
Studija s Harvarda pokazala je da su ljudi posjećivali 13 posto više sastanaka, a broj ljudi koji su dolazili na svaki sastanak se povećavao, ali su sastanci u prosjeku bili 20 posto kraći.
Redovito bih cijele dane provodio na sastancima u poslovnim danima. Žurio bih od sastanka do sastanka i osjetio iskru radosti kad bi sastanak bio otkazan.
Koliko ste se puta tako osjećali? Taj bi osjećaj bio drugačiji da su sastanci učinkovita i dobra upotreba vremena.
Neuspjeh u ispunjavanju cilja
Sastanci često promaše cilj. Oni su navodno prilika za povezivanje, suradnju, raspravu, odlučivanje i učenje. Nažalost, prava namjera sastanka često nedostaje ili se zanemaruje, a mnogi ih se ljudi boje iz mnogo razloga.
Na primjer:
- Rijetko počinju i završavaju na vrijeme – neki ljudi kasne, drugi odlaze ranije, a neki se ljudi ne pojavljuju
- Često ne postoji jasna svrha ili plan, pa postoje različite razine pripreme
- Sastanak se ne vodi dobro, pa razgovor luta i njime dominira nekoliko glasnih glasova
- Često možete napustiti sastanak nakon što ste vrlo malo postigli, a zatim pomisliti da je to bio gubitak vremena
Nedostaje upravljanje
Ono što često nedostaje na sastanku je upravljanje.
Sjajan moderator zna kako izvući ideje i razmišljanja drugih i uravnotežiti natjecateljske i različite perspektive. Obraćaju pozornost na ono što se događa oko njih – i na ‘rečeno’ i na ‘neizrečeno’. Oni mogu osigurati da se svi uključeni osjećaju saslušanima i cijenjenima.
Oni rade sa sudionicima kako bi istinski izvukli ono najbolje jedni od drugih i stoga iznijeli najbolje ideje, što je krajnja korist od suradnje.
Moderatori znaju da nemaju sve odgovore. Umjesto toga, mudrost je u prostoriji, a njihova je uloga voditi razgovore i pomoći izroniti i podijeliti odgovore, misli i perspektive sudionika.
Posao moderatora je podržati svakoga da da najbolje što može. Da bi to postigao, moderator potiče puno sudjelovanje, promiče međusobno razumijevanje i njeguje zajedničku odgovornost.
Sam Kaner
Potrebno je pažljivo planiranje
Zauzimanje moderatorskog pristupa vođenju sastanaka zahtijeva razmišljanje i planiranje.
Dnevni red sesije može biti fluidan, što znači da dok unaprijed ocrtavate sesiju, prihvaćate da su elementi dnevnog reda otvoreni za mijenjanje i oblikovanje od strane sudionika. Ovaj pristup pomaže osigurati interakciju i zajedničku odgovornost za ishode sesije.
Kao moderator, vi se usredotočujete na razumijevanje i povezanost posvećujući vrijeme na početku provjeravanju i otkrivanju koja su to očekivanja sudionika. Također osiguravate da postoji niz načina na koje ljudi mogu podijeliti ideje i pružiti povratne informacije, čime se uzimaju u obzir različiti komunikacijski stilovi i razine udobnosti u iznošenju ideja u velikoj grupi.
U svom planiranju također određujete kada je za sesije potrebna podrška neovisnog moderatora. Imati neovisnog moderatora osobito je korisno za timske sesije i kada su teme za raspravu složene i potencijalno sporne. Neovisni moderator nema udjela u ishodu razgovora.
Psihološka sigurnost je najvažnija
Da bi pristup ove prirode uspio, potrebna je psihološka sigurnost. Stvarate siguran prostor za sudionike da dijele, raspravljaju i doprinose dnevnom sadržaju i ne ignorirate različita mišljenja. Umjesto toga, ljudi su zainteresirani za sve predstavljene ideje.
Također, moderator je vješt u viđenju i osjećanju onoga što je rečeno i neizrečeno u prostoriji i aktivno nastoji iznijeti ideje, uvide i brige. Čineći to, svi koji sudjeluju osjećaju se kao da su imali priliku doprinijeti.
Sastanci vjerojatno neće nestati, pa umjesto da ih gledate kao gubljenje vremena, posvetite vrijeme planiranju i izradi strategije kako biste mogli ostvariti njihovu namjeru suradnje i osigurati željene rezultate.
Izvor: The CEO Magazine
