Protekle dvije godine pokazale su da zaposlenici žele veću fleksibilnost – i spremni su promijeniti posao kako bi je dobili. Fleksibilnost ima ogromne prednosti za zaposlenike, uključujući smanjenje „burn-out-a“ i veće zadovoljstvo poslom. Međutim, to može rezultirati većim troškovima upravljanja za menadžere, neodrživom količinom izgubljenog truda i nemogućnošću brzog odgovora na zahtjeve klijenata. Kratke sastanke, koji su nekoć omogućavali timovima da brzo zajednički pronađu rješenja, sada je puno teže održavati. Može potrajati danima da se većina članova nađe na istom virtualnom mjestu u isto vrijeme. Uključujući jednu osobu koja napola sluša iz zubarske stolice.
Kako bi povećali fleksibilnost zaposlenika u svojim timovima, menadžeri trebaju smjernice i potporu – inače bi mogli „izgorjeti u poslu“ ili potražiti novi. Harward Bussines Review nam donosi četiri načina na koja menadžeri mogu svojim timovima ponuditi fleksibilnost. A da ne narušavaju troškova koordinacije ili značajnog usporavanja rada.
Razmislite kada zaposlenici rade zajedno
Za složene zadatke koji zahtijevaju timski rad, nije izvedivo zaposlenicima pružiti potpunu fleksibilnost (tj. mogućnost rada u bilo kojem trajanju u bilo koje vrijeme). Međutim, ni povratak u standardni radni tjedan u uredu neće ići. Stoga će menadžeri morati drugačije i dublje razmišljati o zahtjevima projekta i sukladno tome napraviti raspored.
Za poslove koji se temelje na projektima, menadžeri bi trebali pažljivo skicirati projektne zadatke. Timeline te unaprijed dogovoriti sa zaposlenicima koji su uključeni u projekt zajednički rad tijekom ključnih faza projekta (npr. lansiranje, sredina, finaliziranje).
Za manje predvidljive radne tijekove, razmislite o usklađivanju rasporeda sa zadanim vremenom. Na primjer, tijekom drugog tjedna u mjesecu, zaposlenici bi trebali raditi od 10 do 17 sati. Nakon toga, dopušteno im je da biraju kojih 40 sati (+/– 10) rade tjedno tijekom ostatka mjeseca. Planiranje značajno smanjuje gubljenje vremena u cijelom procesu ali i troškove ponovnog pokretanja projekta, osobito kada članovi rade na više projekata.
Promislite tko radi u istom timu
Na radnim mjestima s manje fizičkog i vremenskog preklapanja između zaposlenika, menadžeri će možda morati reorganizirati svoje veće timove. Imat će više novih međusobno povezanih timova sa manje članova. Ovi manji timovi poboljšavaju fleksibilnost i prilagodljivost.
Na primjer, pretvaranje vašeg tima od devet članova u tri tima od po tri osobe osnažuje ih da donose odluke. Zaposlenicima će olakšati koordinaciju vlastitog rada. Drugim riječima, menadžeri bi trebali nastojati nadopuniti vertikalnu koordinaciju (menadžer treba osmisliti na koji način dovršiti projekt i udovoljiti zahtjevima zaposlenika). Horizontalnom koordinacijom među skupinama zaposlenika. Članovi tima trebaju osmisliti kako završiti svoj dio posla u projektu i međusobno se prilagoditi zahtjevima.
Ovakvo preraspoređivanje smanjuje troškove koordinacije kojima upravlja menadžer. Od svakog se zaposlenika traži samo pomoć pri koordinaciji sa nekoliko drugih pojedinaca, a ne sa svima u većem timu.
Manje grupe također imaju manje „praznog hoda“, u većim grupama ljudi ulažu manje truda kada su dio tima nego što bi to učinili pojedinačno. To je osobito važno u raspoređenim timovima u kojima je manji pritisak da budete (ili barem izgledate) zaposleni.
Ponovno razmislite o dijeljenju informacija
Kada su zaposlenici bili smješteni zajedno i kada su radili otprilike slično radno vrijeme, bilo je lakše održavati sastanke i razmjenjivati važne informacije. Prenošenje ili primanje važnih informacija zahtijevalo je samo nekoliko koraka (ili možda kratku vožnju dizalom).
Duga čekanja na informacije o statusu pojedinog projekta ili čekanje na odgovore na pitanja mogu ubiti produktivnost. Stoga je dostupnost informacija ključna za fleksibilna radna mjesta. Postoje brojni alati koji olakšavaju asinkroni rad. Međutim, zaposlenici ih zapravo moraju koristiti u stvarnom vremenu. Na primjer, objavljivanje dovršenog dijela svoga posla u zajedničkoj mapi nakon više tjedana rada neće ubrzati dovršetak cjelokupnog posla, budući da članovi tima možda neće biti dostupni satima ili čak danima. Pristup radu koji je u tijeku u stvarnom vremenu od iznimne je važnosti.
Kao bonus, uvid u napredak u dijelu određenog posla često promiče odgovornost i pomaže menadžerima da brže identificiraju kada je zaposleniku potrebna pomoć (pod pretpostavkom da su postavljene odgovarajuće granice kako bi se zaposlenici osjećali sigurno). Menadžeri bi također trebali razmotriti uklanjanje prašine s nekih klasičnih alata za upravljanje projektima, uključujući RACI matricu, koja označava tko je odgovoran, tko odobrava, tko je konzultiran i tko informiran za svaki zadatak.
Ponovno pregledajte na čemu zaposlenici rade
Kombinirajući i proširujući se na prethodna tri koraka, menadžeri moraju dublje nego ikada razmišljati o strukturi zadataka i prioriteta svojih zaposlenika. Pažljivo isplanirajte svaki dio zadatka i način na koji su zaposlenici međusobno povezani kako biste odredili kada će biti potrebno planiranje rasporeda i kada možete dodijeliti diskretne dijelove projekta manjim podskupinama. Snimite i redovno ažurirajte sve ove informacije na zajedničkom mjestu.
Razumijevanje veza između različitih zadataka posebno je ključno za postavljanje prioriteta kako bi se izbjeglo zagušenje. Ako je sve prioritet, ništa nije prioritet. U nedostatku smjernica, mnogi će pojedinci odlučiti dovršiti lakše, manje zadatke u svom osobnom redu umjesto da se pozabave nejasnim i složenim problemom (koji, bez njihovog znanja, zadržava nekoliko njihovih članova tima, kao marketinške i operativni timove). Prioriteti će se vjerojatno promijeniti tijekom vremena, osobito u dinamičnim okruženjima. Često i jasno komuniciranje prioriteta pomoći će osigurati da vrijeme i trud vaših zaposlenika budu dobro utrošeni, bez obzira kada i odakle rade.
Prednosti donose i odgovornost
Ako zaposlenici žele prednosti fleksibilnosti radnog mjesta, također će morati preuzeti dio odgovornosti koja ide uz to. Poput samostalnog rješavanja problema i davanja i dobivanja novih informacija. Međutim, to ne znači da ćete ih ostaviti da lebde u oluji. Menadžeri su i dalje odgovorni za to da svi veslaju na pravom mjestu u istom smjeru – čak i ako veslaju u različito vrijeme.
Kako bi povećali fleksibilnost za zaposlenike bez gubitka produktivnosti — ili zdravog razuma . Menadžeri će morati drugačije razmišljati o tome kada zaposlenici rade zajedno. Tko s kim radi zajedno i kako dijeliti informacije i s kim. Pritom pazeći da budu u toku sa svim promjenama i da brzo komuniciraju bilo kakve izmjene u prioritetima.
