Godine 2018. Na internetu je postao viralan meme na kojemu je pisalo: “Imaš isti broj sati u danu kao Beyoncé.” Sumnjam da je itko postao produktivniji ili dosegao veće visine kao rezultat ovih riječi. Ipak ne možete se ne zapitati: pristupaju li uspješni svojim danima i svome poslu drugačije od većine ljudi? Kako postaju tako učinkoviti i produktivni?
Kako bi istražio ovo pitanje, jedan autor Harward Business Reviewa krenuo je za svoj podcast „Kako radim“ intervjuirati niz rock zvijezda, glazbenika, zabavljača, poduzetnika i poslovnih lidera. Razgovarao je s njima o njihovim rutinama, ritualima, praksama i radnim trikovima kako bi shvatio kako rade mnogo više (čak i tijekom pandemije) od prosječne osobe.
Posebno su se istaknula četiri savjeta.
1) Grupirajte svoje sastanke.
Grupirana provjera e-maila postala je uobičajen savjet za produktivnost. Ideja je da svoju pristiglu poštu gledate samo dva do tri puta dnevno ili pauzirate obavijesti na određeno vrijeme kako biste se mogli usredotočiti na posao bez ometanja.
Grupiranje sastanaka, poziva ili virtualnih događaja može biti jednako učinkovito. Istraživanje sa Sveučilišta Ohio State pokazalo je da kada imamo sastanak u sljedećih sat-dva, obavimo 22% manje posla u usporedbi s onim kada uopće nemamo nadolazećih sastanaka.
Razmislite o tome. Što radite prije Zoom sastanka sa svojim profesorom, kratkog sastanka svoga tima ili sastanka jedan na jedan sa svojim šefom? Najvjerojatnije razmišljate o tome što ćete reći, razmišljate o pitanjima ili uvježbavate neku vrstu prezentacije. Teško je ući u tijek kada znate da vas uskoro čeka veliki prekid.
Profesor iz Whartona Adam Grant rekao je kako je pronašao način da zaobiđe navedeno. “Na dan podučavanja sve svoje radno vrijeme držim u istom općem vremenskom okviru”, rekao je. “U međuvremenu odvajam pet minuta između svakoga predavanja samo da nadoknadim e-mailove, da imam sigurnosnu mrežu u slučaju da predavanja potraju. Drugih dana uopće nemam predavanja i stvarno se mogu usredotočiti i biti produktivan.”
Razmislite o stvaranju pravila oko vlastitog rasporeda. Ako ste najhitriji ujutro, pokušajte rano zakazati svoje najzahtjevnije zadatke i sastanke, a poslijepodne ostavite otvorenim za neko mirno radno vrijeme.
2) Izbjegavajte korištenje miša.
Istraživanje koje je proveo Brainscape pokazalo je da većina ljudi u prosjeku gubi dvije sekunde po minuti rada koristeći miš umjesto tipkovnih prečaca. To je osam dana u godini! Prednosti učenja tipkovničkih prečaca mogu biti ogromne za vašu produktivnost. Srećom, većina softvera dijeli iste prečace, što znači da što više naučite, to ćete postati brži. Evo nekoliko za početak.
“Gotovo nikad ne koristim miša”, rekao je Rahul Vohra, osnivač Superhumana (softvera za e-poštu koji tvrdi da pruža najbrži doživljaj e-pošte na svijetu). “I to je pravilo kojeg se pridržavam, ne samo za način na koji smo izgradili Superhuman, već i za gotovo svaki komad softvera koji koristim”, rekao je Vohra.
3) Potaknite sami sebe na bolje ponašanje.
Ako pokušavate uspostaviti bolje radne navike, Matt Mullenweg, suosnivač WordPress-a i Automattic-a, rekao je da se male cake u ponašanju mogu itekako isplatiti. “Ako je ono što mi je najbliže krevetu kad se probudim Kindle, a ne telefon, vjerojatnije je da ću čitati”, rekao je Mullenweg. “Ali ako je telefon iznad Kindlea, vjerojatnije je da ću pogledati telefon”.
Drugim riječima, razmislite koje navike želite promijeniti i razmislite o tome kako možete promijeniti svoje okruženje kako biste utjecali na ta ponašanja. Na primjer, vjerojatno ste čuli da će vam isključivanje telefona ili stavljanje u način rada u zrakoplovu pomoći da ostanete više usredotočeni na posao. Na isti način, male prepirke s vašim okruženjem mogu vas potaknuti da djelujete na stvari koje ste izbjegavali ili koje prirodno ne želite učiniti.
Ako želite čitati više, položite hrpu knjiga u svaku sobu. Ako želite izbaciti bezvrijednu hranu, sakrijte svoje slatkiše ispod jabuka u zdjeli za voće tako da svaki put kada zaželite, prvo vam se ponudi zdravija opcija. Ako želite rjeđe provjeravati društvene mreže, izbrišite ili skinite te aplikacije sa svog telefona. Ako želite izbjeći provjeravanje e-maila cijeli dan, pauzirajte pristiglu poštu kako vas ne bi ometala svaka nova obavijest.
Shvaćate ideju.
4) Pročitajte svoj rad naglas.
Sviđalo vam se to ili ne, svi smo mi pisci. Svaki dan je naš uspjeh na poslu ili u školi dijelom određen time koliko dobro možemo prenijeti svoje misli putem e-mailova, izvješća, projekata, a možda čak i članaka ili knjiga. Ako ste student, na primjer, veliki dio vašeg uspjeha definiran je načinom na koji obavljate posao te jasnom i preciznom komunikacijom. To je pola osvojene bitke.
“Skoro sve što napišem značajno, pročitat ću naglas”, rekao je autor bestselera New York Timesa Dan Pink. “Za mene je to test zvuči li ispravno”.
Iako je dugotrajan i naporan, Pink kaže da mu taj proces pomaže da bolje izradi svoje pisanje. Predlaže da potražite riječi koje su nespretne ili teške za čitanje i zamijenite ih jednostavnijim jezikom kako bi vaše pisanje bilo lakše probaviti i razumjeti.
Čitanje naglas također vam omogućuje da točnije čitate. Možete prepoznati rečenice koje ne dodaju vrijednost i pronaći optimalni ritam i tempo za svoj rad. Ako se spotaknete na vlastite riječi dok čitate, znate da to ne funkcionira. Ako ne funkcionira za vas, neće ni za nekog drugog, što bi moglo dovesti do pogrešne komunikacije koja vam na kraju oduzima još više vremena za rješavanje. Iako se može činiti zamornim, čitanje rada naglas pomaže da svoje pisanje učinite jasnijim, sažetijim i u konačnici upečatljivijim.
Biti produktivan ne znači raditi više, nego raditi stvari na učinkovit način. Počevši od sada, uložite vrijeme u ove jednostavne strategije i napravite male promjene kako biste bolje iskoristili svoj dan.
