Deset minuta nakon što je slušao šefa kako govori o radijusu okretanja njegove nove kosilice, kolega se nagnuo i šapnuo: “Misliš li da uopće postoji ijedan sastanak koji počinje na vrijeme?”
Odlučili smo testirati njegovu teoriju, bilježeći vrijeme početka svakog sastanka kojem smo prisustvovali. (Budući da je prosječni sastanak počeo sa sedam minuta zakašnjenja, imali smo dovoljno vremena da prikupimo te podatke.), piše Inc.com.
Što smo zaključili? Od gotovo 700 sastanaka, samo su tri — da, tri — zapravo započela na vrijeme.
To znači da su to bila jedina tri sastanka koja su bila učinkovita onoliko koliko su mogla biti. Prema studiji iz 2018. objavljenoj u Journal of Organizational Behavior, sastanci koji počinju kasno nisu samo gubljenje vremena i razlog za iritaciju.
Sastanci koji započinju kasno također se ispostavljaju mnogo manje produktivnim. Kako pišu istraživači:
“Pronašli smo značajne razlike u pogledu percipiranog zadovoljstva sudionika sastankom i učinkovitosti sastanka, kao i objektivnih rezultata grupne izvedbe (broj, kvaliteta i izvedivost ideja proizvedenih na sastanku).”
U stvarnosti, to znači da je sastanak koji je započeo 10 minuta zakašnjenja bio za trećinu manje učinkovit – u smislu ishoda, stvarnih i percipiranih – od sastanka koji je započeo na vrijeme. Generirano je za trećinu manje ideja. Izvedivost generiranih ideja bila je gotovo za trećinu manja.
A tu je i problem ponašanja na sastanku koji kasni s početkom.
Uzmite prosječan sastanak. Nekoliko ljudi dolazi rano, bilo fizički ili virtualno. Počnu čavrljati. “Soba” se puni. Vrijeme je za početak, ali nekoliko ljudi još uvijek nije stiglo. Ili jedna ili dvije ključne osobe – obično one zadužene za sastanak – nastavljaju razgovarati. Vrijeme ide.
Na kraju netko kaže: “U redu, bolje da počnemo.”
U međuvremenu, velik dio fokusa i entuzijazma je “isisan” iz sobe, i koliko god se trudili – bez obzira da li je voditelj ili sudionik – taj fokus i entuzijazam iznimno je teško povratiti.
Imajte na umu da su se ti učinci dogodili čak i kada su određeni sastanci zapravo počeli na vrijeme; ako vaši zaposlenici pretpostavljaju da će sastanci uvijek početi kasno, ta pretpostavka i dalje utječe na njihov učinak i sudjelovanje.
Rješenje je jednostavno. Započnite sastanke na vrijeme; nema isprike. Dolazak kasno je nepristojan. Zakašnjenje implicira da je vaše vrijeme vrijednije od vremena drugih ljudi. A ako vam je potreban dodatni razlog, kasni dolazak ugrožava ishod sastanka za koji ste smatrali da je dovoljno važan da ga održite.
Sumirano: ako kasnite, to je isto kao da kažete: “Ovaj sastanak je važan, ali, hej, nije toliko važan.”
Doduše, uvijek počinjati sastanke na vrijeme može zvučati nepraktično. Zato je najbolji način da prestanete kasno započinjati sastanke je – prestati održavati toliko sastanaka.
Ne možete zakasniti na nešto što ne postoji.
Istraživanje također podupire pristup “bez sastanaka”. Sastanci čine ljude manje pametnima; sudionici raspoređeni u male grupe od kojih se tražilo rješavanje problema doživjeli su pad individualnog kvocijenta inteligencije od otprilike 15 posto.
Veliki sastanci također guše sudjelovanje, posebno ljudi koji smatraju da je njihov status relativno nizak u hijerarhiji grupe. (za lučkog radnika je znatno manje vjerojatno da će ponuditi ideje ako je prisutan njegov šef ili, još gore, izvršni direktor.)
Kao što kaže Mark Cuban: “Ne održavam sastanke niti telefonske pozive. Održat ću sastanak ako mi napišeš ček. Održat ću sastanak ako postoji stvarno dobar razlog koji će pomoći u sklapanju posla. Sve osim toga je e-mail.”
Zašto? Većina sastanaka obično kasno započne, a zatim polako završava. Vrijeme se gubi. Energija se gubi. Motivacija, entuzijazam i fokus se gube.
Sve to čini ljude mnogo manje učinkovitima.
Stoga započnite sastanke na vrijeme.
A ako to niste spremni, možda uopće ne biste trebali imati nikakve sastanke.
