Važno je sastaviti e-mail tako da bude prikladan za javnu objavu ili potencijalnu pravnu analizu u budućnosti.
Digitalna komunikacija, posebno u poslovnom kontekstu, predstavlja izazov. Jer čak i sitni nedostaci u odabiru riječi ili u formatiranju poruke mogu značajno utjecati na percepciju i ugled pošiljatelja.
Brandon Smith, terapeut i karijerni trener, upozorava da je jedna od najvećih grešaka u poslovnoj komunikaciji slanje e-pošte dok ste emocionalno opterećeni. Jer to može biti izuzetno teško ispraviti, prenosi točkanai.
Smith ističe da je izuzetno teško prevladati naviku slanja e-pošte u emocionalnom stanju. Te da većina ljudi ne ispravlja tu grešku sve do svojih 30-ih ili 40-ih godina. On naglašava da se e-pošta, Slacks i druge online komunikacijske platforme često percipiraju kao neobavezni razgovori koje biste vodili u hodniku, iako to nije slučaj.
Preporučuje i da poruka koju šaljete putem digitalnih kanala treba biti sastavljena na način da se može javno pročitati u budućnosti, kao da će biti predmet sudskog tumačenja.
Preporuka je da napišete skicu odgovora, ali pričekate 24 sata prije slanja finalne verzije poruke
Kada primate e-mail ili poruku putem digitalnih kanala i osjećate snažne emocije poput bijesa, tjeskobe ili euforije, preporučuje se da prvo napišete skicu odgovora. Zatim pričekajte 24 sata prije nego što ga pošaljete.
Ovaj pristup omogućuje da se trenutne emocije izraze i ispuštaju putem poruke, istovremeno čuvajući profesionalni ugled.
Smith objašnjava da kada snažno reagirate emocionalno na nešto, te emocije će se neizbježno odraziti u poruci koju pišete. Također ističe da je puno lakše stvoriti problem nego ga riješiti putem e-pošte.
Kada skicirate odgovor, poželjno je da ponovno pročitate što ste napisali s perspektive primatelja. Je li poruka jasna, sadrži li detalje koji bi se mogli pogrešno shvatiti ili zvuče emotivno?
Ako niste sigurni da li ste napisali dobar odgovor, Smith preporučuje da zamolite nekoga od suradnika da ga pročita. Drugo mišljenje može vam pomoći da identificirate načine kako ga možete poboljšati.
Istražite druge oblike komunikacije
Ako se radi o hitnom pitanju, Smith preporučuje da zamolite sugovornika možete li nastaviti razgovor putem drugog kanala. Ponekad je bolje teže razgovore voditi osobno ili telefonski.
Studija znanstvenika sa Sveučilišta Teksas u Austinu i Sveučilišta u Chicagu iz 2021. pokazuje da telefonski pozivi, kao oblik glasovne komunikacije, grade jače emocionalne veze u usporedbi s tekstualnim komunikacijskim kanalima poput e-pošte.
Smith naglašava da će razgovor biti znatno produktivniji kada se odvija licem u lice ili kada čujete glas druge osobe, jer ste manje skloni zloći ili pretjeranoj iskrenosti u usporedbi s tekstualnom komunikacijom.
