Pregovaranje nije natjecanje u tome tko će biti glasniji ili agresivniji. Dobri rezultati češće proizlaze iz smirenosti, razumijevanja tuđe perspektive i sposobnosti upravljanja vlastitim emocijama. Umjesto impulzivnih reakcija, uspješni pregovarači biraju promišljene odgovore i nastoje razumjeti što drugoj strani doista treba.
Filmovi često prikazuju pregovarače kao osobe koje dominiraju razgovorom, prijete ili zastrašuju sugovornike kako bi ostvarile svoje ciljeve. U stvarnom poslovnom okruženju takav pristup može kratkoročno donijeti prednost, ali istodobno narušiti povjerenje i otežati buduću suradnju.
Dugoročno uspješno pregovaranje zahtijeva više od uvjerljivih argumenata. Potrebni su strpljenje, aktivno slušanje i sposobnost pronalaženja rješenja koje uzima u obzir interese obiju strana.
Emocije su sastavni dio svakog pregovora
U pregovorima nije važan samo problem o kojem se razgovara. Jednako su važni ljudi koji sudjeluju, njihova očekivanja, osjećaji i način na koji reagiraju pod pritiskom.
Ljutnja, strah od gubitka ili osjećaj da nas druga strana ne poštuje mogu utjecati na prosudbu i potaknuti odluke zbog kojih poslije žalimo. Zato je sposobnost prepoznavanja i reguliranja vlastitih emocija važna pregovaračka vještina.
Smirenost ne znači potiskivanje emocija, nego sposobnost da one ne upravljaju našim odlukama. Kada uspijemo zadržati prisebnost, lakše procjenjujemo situaciju, postavljamo prava pitanja i razmatramo različite mogućnosti.
Ljubaznost nije znak slabosti
U poslovnim pregovorima čvrst stav ponekad se poistovjećuje s hladnoćom, oštrim tonom ili odbijanjem kompromisa. Međutim, odlučnost i poštovanje mogu ići zajedno.
Smiren i korektan pristup pokazuje da znamo što želimo, ali i da smo spremni saslušati drugu stranu. Takva komunikacija smanjuje vjerojatnost nepotrebnih sukoba i ostavlja više prostora za pronalaženje zajedničkog interesa.
To ne znači da trebamo prihvatiti nepovoljne uvjete kako bismo sačuvali dobar odnos. Naprotiv, moguće je jasno zastupati vlastite interese bez omalovažavanja sugovornika. Cilj nije pod svaku cijenu izbjeći neslaganje, nego razgovarati o razlikama na način koji vodi prema rješenju.
Postavljajte pitanja umjesto da donosite zaključke
Znatiželja je jedna od najkorisnijih vještina u pregovaranju. Umjesto da pretpostavljamo što druga strana želi ili zašto nešto odbija, trebamo joj dati priliku da objasni svoje stavove.
Otvorena pitanja mogu otkriti motive, ograničenja i prioritete koji nisu vidljivi na prvi pogled. Primjerice, umjesto da na odbijanje ponuđene cijene odgovorimo novim popustom, možemo pitati: „Koji vam je dio ponude najveća prepreka?” ili „Što bi vam trebalo da biste mogli prihvatiti ovaj prijedlog?”
Odgovori mogu pokazati da problem nije samo cijena, nego rokovi, način plaćanja, opseg usluge ili nešto sasvim drugo.
Što bolje razumijemo potrebe druge strane, to lakše možemo ponuditi rješenje koje ima smisla za obje strane. Pritom je važno ne samo postavljati pitanja nego i pažljivo slušati odgovore, bez pripremanja protunapada dok sugovornik još govori.
Obratite pozornost na govor tijela
Neverbalna komunikacija može utjecati na to kako nas drugi doživljavaju. Ton glasa, izraz lica, držanje tijela i način na koji reagiramo na tuđe riječi mogu pridonijeti osjećaju povjerenja ili stvoriti dodatnu napetost.
Smiren ton, otvoreno držanje i prirodan kontakt očima mogu pokazati da smo prisutni u razgovoru i spremni saslušati sugovornika. S druge strane, uzdasi, kolutanje očima ili stalno prekidanje mogu ostaviti dojam nestrpljenja i nepoštovanja.
Ipak, govor tijela ne treba tumačiti kao nepogrešiv pokazatelj tuđih namjera. Izbjegavanje pogleda ili nervozni pokreti sami po sebi ne znače da netko nešto skriva. Važnije je promatrati cjelokupnu komunikaciju i, kada nešto nije jasno, izravno postaviti pitanje.
Empatija pomaže pronaći zajednički interes
Empatija u pregovorima znači pokušati razumjeti kako druga strana vidi situaciju, što joj je važno i zbog čega zauzima određeni stav. To ne znači da se moramo složiti sa svim njezinim zahtjevima.
Kada sugovornik osjeti da ga doista slušamo, lakše je otvoreno razgovarati o problemima i mogućim rješenjima. Primjerice, ako druga strana inzistira na kraćem roku isporuke, korisnije je prvo razumjeti zbog čega joj je taj rok važan nego odmah odbaciti zahtjev.
Možda postoji alternativa koja zadovoljava njezinu potrebu, a pritom ne stvara dodatne troškove ili pritisak na naš tim.
Empatija nije odustajanje od vlastitih interesa, nego način da bolje razumijemo prostor za dogovor. Ponekad upravo takvo razumijevanje otkriva mogućnosti koje na početku razgovora nisu bile očite.
Kako izbjeći pogreške pod pritiskom
Kada pregovori postanu napeti, lako je reagirati obrambeno, povisiti ton ili prihvatiti nepovoljan dogovor samo kako bismo što prije završili razgovor. U takvim trenucima pomaže jednostavan pristup u tri koraka.
1. Zastanite prije nego što odgovorite.
Ako osjetite ljutnju ili frustraciju, nemojte odmah reagirati. Kratka stanka daje vam vremena da razmislite o tome što želite postići i kako najbolje odgovoriti. Ponekad je dovoljno nekoliko sekundi, a u zahtjevnijim situacijama korisno je predložiti da se razgovor nastavi nakon kratke pauze.
2. Usporite i vratite se činjenicama.
Mirnije disanje, kratka šetnja ili nekoliko minuta odmaka mogu pomoći da se napetost smanji. Zatim pokušajte odvojiti ono što je doista rečeno od vlastitog tumačenja. Tako ćete lakše procijeniti problem bez pretjeranog utjecaja trenutačnih emocija.
3. Prikupite informacije prije donošenja zaključka.
Mnogi nesporazumi nastaju zbog nepotpunih informacija i pretpostavki. Umjesto da odmah zaključite kako druga strana postupa nerazumno ili namjerno otežava dogovor, zatražite dodatno objašnjenje. Provjerite jeste li dobro razumjeli njezine potrebe i razmotrite postoje li druga moguća rješenja.
Prije nego što reagirate na ono što vam se čini kao problem, provjerite raspolažete li svim važnim informacijama. Time možete spriječiti nepotrebnu eskalaciju i sačuvati prostor za konstruktivan razgovor.
Smirenost je prednost, ali priprema je jednako važna
Uspješni pregovarači ne oslanjaju se samo na sposobnost da ostanu smireni. Prije razgovora razjašnjavaju svoje ciljeve, određuju granice ispod kojih ne žele ići i razmišljaju o mogućim alternativama ako dogovor ne bude postignut.
Takva priprema olakšava donošenje odluka pod pritiskom jer se ne moraju oslanjati samo na trenutačne dojmove. Istodobno im omogućuje da budu fleksibilni kada se pojave nove informacije ili neočekivane mogućnosti.
U konačnici, najbolji pregovarač nije nužno onaj koji iz razgovora izlazi s najvećom pojedinačnom prednošću, nego onaj koji zna zaštititi svoje interese, razumjeti drugu stranu i procijeniti kakav dogovor ima dugoročnu vrijednost.
Uspješno pregovaranje ne temelji se na tome da nadjačamo sugovornika, nego da pronađemo rješenje koje možemo prihvatiti i provesti. Smirenost, dobra pitanja, empatija i kvalitetna priprema pritom nisu znak popuštanja, već alati za donošenje boljih odluka i izgradnju odnosa koji mogu trajati i nakon završenih pregovora.
Izvor: INC.; prijevod i prilagodba: financa.ba
Prilikom preuzimanja obvezno navesti izravni link na članak.
