Kompanija može odobriti ulaganje u novi projekt, osigurati novac i dogovoriti rokove, a tijekom provedbe otkriti da joj nedostaje osoba bez koje posao ne može završiti. Ako taj zaposlenik već radi na obvezama prema postojećem kupcu, novi projekt može ugroziti ranije ugovorenu isporuku.
Takav rizik može ostati izvan početne procjene ulaganja. Uprava razmatra očekivane prihode i troškove, dok se raspoloživost zaposlenika provjerava unutar pojedinih odjela. Pritom svaki voditelj može računati na istog stručnjaka, ne znajući da je njegovo vrijeme već obećano drugom projektu.
U istraživanju Julie Delisle, objavljenom 2026. u časopisu International Journal of Project Management, analizirani su uzroci preopterećenja zaposlenika u organizaciji koja istodobno provodi više projekata. Autorica je među njima prepoznala nedostatak raspoloživih kadrovskih rezervi i preklapanje projektnih rokova. Riječ je o kvalitativnom istraživanju jedne organizacije koje ne mjeri financijske gubitke zbog takvih problema.
Što kada dva projekta trebaju istog stručnjaka?
Zamislimo kompaniju koja želi otvoriti internetsku trgovinu prije blagdanske prodaje. Poslovni plan je odobren, dobavljači odabrani, a marketinška kampanja pripremljena. Za povezivanje trgovine sa sustavom zaliha potreban je IT stručnjak koji istodobno završava nadogradnju poslovnog sustava za postojećeg kupca.
Ako ga kompanija prebaci na novi projekt, riskira kašnjenje ugovorene isporuke. Ako prednost dobije postojeći kupac, internetska trgovina možda neće biti spremna za planirano prodajno razdoblje.
U ovom ilustrativnom primjeru problem ne rješava nužno zapošljavanje dodatnih ljudi. Kompanija može imati nekoliko IT stručnjaka, ali samo jedan poznaje sustav koji treba povezati s internetskom trgovinom. Zamjena bi zahtijevala vrijeme za upoznavanje postojećih rješenja, a upravo vremena nedostaje.
Project Management Institute (PMI) u standardu za upravljanje portfeljem projekata obrađuje usklađivanje projektnih ulaganja s poslovnim ciljevima i raspoloživim resursima. Za kompaniju iz našeg primjera to znači da prije potvrde roka treba provjeriti kada je IT stručnjak potreban na oba projekta i može li se dio posla povjeriti nekome drugome.
Projekt s većim prihodom ne mora imati prednost
Pretpostavimo da internetska trgovina obećava veći prihod od nadogradnje sustava postojećeg kupca. To još ne znači da bi trebala dobiti prednost.
Ako ugovor s postojećim kupcem predviđa posljedice kašnjenja, njih treba uključiti u odluku. Važno je i može li se pomicanjem isporuke ugroziti nastavak suradnje, iako takav rizik nije moguće automatski pretvoriti u novčani iznos.
S druge strane, odgoda internetske trgovine može pomaknuti početak prodaje ili značiti propuštanje dijela sezonske potražnje. No odgođeni prihod nije isto što i izgubljena dobit. Uprava treba procijeniti koliko bi prodaje zaista moglo izostati, kakva je očekivana marža i može li se dio potražnje ostvariti kasnije.
Projekt s većim očekivanim prihodom može biti manje isplativ izbor ako njegovo ubrzavanje stvara veće troškove ili ozbiljnije posljedice za postojeće poslovanje.
Privremeni angažman vanjskog stručnjaka jedna je od mogućnosti, ali samo ako može dovoljno brzo preuzeti zadatak. Ako mu za upoznavanje sustava treba nekoliko tjedana, dodatni trošak možda neće ubrzati završetak projekta.
Kompanija može razmotriti i otvaranje internetske trgovine s manjim brojem proizvoda ili odgoditi pojedine funkcionalnosti. Takvo rješenje ima smisla jedino ako su sustav zaliha, obrada narudžbi i ostali nužni procesi spremni za rad.
Odluku o promjeni rokova mora donijeti uprava
Prije konačnog odobrenja projekta voditelj treba pokazati koji su zaposlenici neophodni za njegovu provedbu i koje obveze već imaju u razdoblju kada se planira njihov angažman. Posebno je važno izdvojiti zadatke za koje ne postoji spremna zamjena.
U manjoj kompaniji za takvu provjeru ne treba nužno uvoditi novi sustav izvještavanja. Ako prodaja planira otvaranje internetske trgovine, a IT već ima ugovorene isporuke, odgovorni voditelji trebaju usporediti rokove prije nego što se novi datum javno najavi.
Ako se pokaže da isti stručnjak ne može završiti oba posla na vrijeme, uprava mora odlučiti koji će rok promijeniti. Zaposlenik koji prima zahtjeve dvaju voditelja ne bi trebao sam odlučivati hoće li prednost dati novom ulaganju ili obvezi prema postojećem kupcu.
Autor: financa.ba
Prilikom preuzimanja obvezno navesti izravni link na članak.
