Psiholozi savjetuju da se izađe iz zone komfora suočavanjem s neugodnim temama, što je također korisno za radno okruženje. Ako se naviknemo na vođenje izazovnih rasprava, bit ćemo bolje pripremljeni za suočavanje s njima.
Svako od nas će se prije ili kasnije naći u situaciji gdje je potrebno voditi težak razgovor. Ne iznenađuje što mnogi ljudi izbjegavaju takve rasprave. Kroz desetljeća, brojne knjige i članci pružaju savjete naglašavajući važnost pripreme, aktivnog slušanja, kontrole emocija i usmjerenosti na rješenja za uspješno vođenje ovih razgovora.
Ipak, istraživanja, bez obzira na to jesu li starija ili novija, otkrivaju da mnogi ljudi izbjegavaju teške razgovore sve dok ne postanu neizbježni.
U poslovnim organizacijama, izbjegavanje teških razgovora nije samo etički problem, već donosi i značajne ekonomske troškove. Prema procjenama, svaki izostavljeni razgovor može koštati najmanje 1.500 dolara. Dugoročno to doprinosi nezadovoljstvu zaposlenika i povećanju fluktuacije, kako navode dr. Tomas Chamorro-Premuzic i Sunny Lee na portalu Fast Company.
Ovo postavlja ključna pitanja: “Što sve zapravo razumijemo o vođenju teških razgovora unutar organizacija?” i “Na koji način možemo unaprijediti svoje vještine u vođenju ovakvih rasprava?”
Chamorro-Premuzic i Lee, na temelju svojih istraživanja i iskustava, predlažu tri ključne strategije koje lideri mogu primijeniti kako bi olakšali vođenje teških razgovora za menadžere i zaposlenike.
Prepoznajte specifične prepreke u odnosima koje otežavaju vođenje teških razgovora
Prvo otkriće pokazuje da teški razgovori često nastaju između menadžera i njihovih podređenih, kao i među kolegama te s osobljem ljudskih resursa.
Teme teških razgovora značajno se razlikuju ovisno o ulogama i odnosima sudionika. Na primjer, dok menadžeri često imaju poteškoća u davanju povratnih informacija o performansama i ponašanju svojih podređenih, isti ti podređeni smatraju da je takav razgovor s njihovim nadredjenima relativno lakši.
Iako mnogi savjeti o vođenju teških razgovora naglašavaju važnost osobne pripreme, aktivnog slušanja i kontrole emocija, istraživanja Chamorro-Premuzica i Lee ističu da bez jasnog uvida u specifične prepreke povezane s razgovorom, takvi napori mogu biti nedovoljni. Razumijevanje konteksta i specifičnih izazova u razgovoru ključno je za učinkovito upravljanje situacijom.
Rješenje
Lideri bi trebali sustavno analizirati i identificirati teme koje se izbjegavaju ili zanemaruju u različitim radnim odnosima, uključujući one između menadžera i podređenih te među kolegama.
Učinkovita metoda, koja se temelji na podacima, uključuje redovito provođenje anketa ili istraživanja fokusnih grupa. Ova praksa pomaže u identifikaciji ključnih problema koji uzrokuju komunikacijske uske grla i omogućava razvoj prikladnih intervencija za njihovo rješavanje.
Na primjer, ako ankete otkriju da je razmjena povratnih informacija o učinku čest problem u ključnim odnosima, organizacije bi trebale procijeniti učestalost ocjenjivanja učinka. Također, važno je osigurati da su kriteriji za ocjenu objektivni i transparentni.
Ako studija otkrije da su poteškoće u razgovorima asimetrične, organizacije trebaju detaljnije istražiti uzroke problema, umjesto primjene univerzalnog rješenja za sve situacije.
Stvorite metode koje omogućuju pristup povratnim informacijama svim zaposlenicima
Prirodno je da izbjegavamo razgovore koji bi mogli utjecati na naše samopouzdanje. To mogu biti rasprave o lošem učinku tijekom sastanaka jedan na jedan s menadžerima. Osim što takvi razgovori mogu utjecati na bonuse, oni često predstavljaju emocionalno opterećenje i mogu izazvati nelagodu.
Najveći stres za podređene na sastancima s vlastitim šefovima često predstavlja rasprava o učinku ili ponašanju nadređenih. Mnogi se sjećaju da su bili više frustrirani lošim ponašanjem ili nesposobnošću svojih šefova nego što su to bili zbog kritike vlastitog učinka ili bonusa.
Neadekvatan protok povratnih informacija prema nadređenima, naročito u vezi s njihovim učinkom, može ozbiljno utjecati na organizaciju. Na različitim društvenim platformama često se ističe da niže rangirani zaposlenici, zbog frustracije i nesposobnosti suočavanja s nekompetentnim šefovima, često napuštaju posao, bilo formalno ili tiho.
Nedostatak adekvatnih povratnih informacija prema nadredjenima može nehotice usporiti njihov rad, jer takav protok informacija predstavlja ključni izvor za poboljšanje njihove vlastite izvedbe.
Rješenje
Da bi se poboljšao protok povratnih informacija prema menadžerima, potrebno je formalizirati prilike za komentiranje njihovog rada. Jedan od učinkovitih pristupa je implementacija sustava “360-degree feedback”. Ovaj proces omogućava zaposlenicima da anonimno i povjerljivo ocjenjuju rad svojih nadređenih, kolega i podređenih. Istraživanja su pokazala da ovakav višestrani feedback poboljšava vodstvo i potiče profesionalni razvoj i unapređuje timski rad.
Osim što treba revidirati sustav ocjenjivanja učinka, organizacije trebaju uvesti redovite sastanke između menadžera i zaposlenika. Sastanci mogu biti u bilo kojem formatu – jedan na jedan ili timski sastanak. Ova praksa omogućava nižim zaposlenicima da izraze svoja mišljenja o radu svojih nadređenih. Kontinuirano prikupljanje povratnih informacija, posebno onih upućenih menadžerima, ključna je za stvaranje psihološke sigurnosti unutar tima. Ovo osigurava da zaposlenici mogu slobodno dijeliti ideje, zabrinutosti i pogreške bez straha od negativnih posljedica. Psihološka sigurnost je bitna za jačanje međusobnog učenja, olakšavanje teških razgovora i izgradnju kulture povjerenja u cijeloj organizaciji.
Implementirajte obuku za komunikacijske vještine za sve zaposlenike
Ova obuka treba uključivati metode za učinkovito vođenje teških razgovora i izgradnju snažnijih komunikacijskih sposobnosti unutar organizacije. Time se osigurava da svi članovi tima koriste zajednički jezik i pristupe u razmjeni informacija. To smanjuje rizik od nesporazuma i povećava učinkovitost komunikacije. Osim toga, ovaj trening pomaže u usklađivanju očekivanja i standarda u komunikaciji, čime se poboljšava ukupna radna atmosfera i produktivnost.
Uvođenje formalnih mehanizama poput “360-degree feedbacka” za redovito i konstruktivno dijeljenje povratnih informacija među svim razinama i smjerovima unutar organizacije predstavlja ključni korak. Uz to, važno je da organizacije osiguraju obuku zaposlenika u vještinama komunikacije. Dok je osobni trud značajan, kolektivna obuka osigurava da svi članovi tima koriste usklađeni jezik i pristup. Time pomaže u vođenju teških razgovora bez nesuglasica. Ako su neki zaposlenici educirani za aktivno slušanje i usmjeravanje na rješenja, dok drugi nisu, postoji velika vjerojatnost da će komunikacija biti manje učinkovita.
Rješenje
Postoji mnogo izvora, članaka i knjiga koje pružaju obuku u vještinama i strategijama za uspješnu komunikaciju u poslovnom kontekstu. Rukovoditelji bi trebali uključiti ove materijale u redovite obuke, čineći ih obaveznim za procjenu i unapređenje zaposlenika, savjetuje Točka na i.
Kako bi razvile uspješne programe, organizacije trebaju fokusirati se na osnovni cilj i definiciju povratnih informacija o učinku – pružanje povratnih informacija o radu i postignućima zaposlenika, a ne o njihovim osobnim karakteristikama koje nisu povezane s poslom. To omogućava usmjerenje na poboljšanje izvedbe i postizanje boljih rezultata.
Podrška vodstva igra presudnu ulogu
Istraživanja su pokazala da se često razgovori o učinku usredotočuju na kritiku umjesto na podršku koja bi pomogla poboljšanju budućih rezultata. Slično, mnogi teški razgovori o sukobima usmjereni su na utvrđivanje tko je kriv, umjesto na poticanje suradnje između sukobljenih strana. Stoga je ključno da komunikacijski trening na razini organizacije započne jasnim objašnjenjem svrhe teških razgovora. Trebali bi biti konstruktivni i usmjereni na razvoj.
S obzirom na sve veće izazove s kojima se suočavaju moderni menadžeri, uključujući vođenje razgovora o teškim temama, poduzeća mogu pružiti dodatnu obuku za srednje menadžere. Ova obuka omogućava menadžerima da učinkovitije interpretiraju podatke svojim podredjenima. Time jasno definiraju prioritetna područja za poboljšanje u skladu s organizacijskim strategijama.
Razgovori o teškim temama često su izazovni zbog svoje neugodne prirode. Psiholozi savjetuju da se iz zone udobnosti izađe kako bi se suočili s neugodnim temama, a taj pristup treba primijeniti i u radnom okruženju. Ako se naviknemo na vođenje izazovnih razgovora, bolje ćemo ih upravljati. Ključna uloga vodstva u ovom procesu je od presudne važnosti, osobito kada različiti sudionici oklijevaju govoriti zbog straha od odmazde, nedostatka vremena ili komunikacijskih vještina.
