Sastanci su naša propast. Ili, kako bi se reklo, nužna frustracija? I dok je život od kuće promijenio mnoge stvari o tome kako upravljamo našom svakodnevnom produktivnošću, sastanci su sa onih oči u oči u uredu, pređli na Zoom pozive. Prema Zoomovim vlastitim brojkama, broj sudionika dnevnih sastanaka naglo je narastao s oko 10 milijuna dnevno krajem 2019. na oko 300 milijuna sredinom 2020. godine.
Evo trajnog problema: preopterećeni smo sastancima. A razloga je bezbroj. Većina je povezana s psihološkim i bihevioralnim hirovima: naši egocentrični porivi zahtijevaju pažnju, vidimo hitnost u pitanjima i onda kada te hitnosti uopće nema ili jednostavno, osim na sastanku, ne možemo natjerati ljude da se dovoljno dugo usredotoče na probleme i koherentno komuniciraju svoje misli.
Zapravo, ovo posljednje je razlog zašto je veliki broj sastanaka konstantan – uzrokovano je sa previše komunikacije na previše kanala. Zabušavamo, šaljemo e-poštu, šaljemo poruke, zovemo cijeli dan i, uz svu tu buku, nismo sigurni što se zapravo događa.
Jasno je da to nije održivo. Zato nam Inc. prenosi nešto što nazivaju pravilom unakrsnog ispitivanja, ili skraćeno “X pravilo”. Pomoću ovog pravila možete utvrditi postoji li uopće potreba za sudjelovanje na sastanku ili za održavanje jednog.
Evo kako to funkcionira.
Netko mi je poslao poziv za sastanak kroz kalendar. Postavljam dva pitanja:
- Hoću li imati čime pridonijeti?
- Hoću li sudjelovanjem dobiti nešto što ne mogu dobiti i putem pregledavanja bilješki sa sastanka?
Ako je odgovor na oba pitanja ne, ljubazno odbijam i dajem do znanja organizatoru sastanka da ću naknadno pregledati bilješke i odgovoriti na sva pitanja.
Razmišljam poslati nekome poziv za sastanak kroz kalendar. Postavljam tri pitanja:
- Mogu li, umjesto da održim sastanak, poslati e-poštu ili poruku?
- Ako ne, onda: zašto je sastanak važan? (Ovo obrazloženje ide u poziv za sastanak. Ako nema dobrog razloga, otkazujem sastanak dok ga ne dobijem.)
- Ako se smatra da je sastanak potreban, hoće li svaki sudionik moći doprinijeti nešto što će biti ključno za moj rad? Ako ne, izbacite ih sa pozivne liste.
Pokušajte pozive za sastanke održati sa najviše pet osoba, a po osobi računajte da je dovoljno pet minuta za izlaganje. Ako do kraja sastanka budete bez rješenja ili ne dovršite ono što je zadano dnevnim redom, zabilježite o čemu se još treba raspravljati i odlučite, prema potrebi, o naknadnom sastanku.
Uz gore navedeno, svaki tjedan u svome rasporedu možete smanjiti i do 10 sati sastanaka. Što je još bolje, ovo vrijeme možete prenamijeniti u fokusiranje na radno vrijeme, što donosi rast proizvodnje i završavanje projekata prije roka.
Pouka? Vi sami kontrolirate svoj raspored. Neka vam radni sati budu vrijedni – počnite od pametnog pristupa sastancima.
