Vrijeme je da izjavu “Nemoj mi donositi probleme, donesi mi rješenja” pošaljemo u zasluženu mirovinu. Iako zagovornici ovog pristupa vjeruju da smanjuje kuknjavu, povećava osnaživanje, pomaže zaposlenicima da se snađu i jača karijeru, on je prepun izazova.
Nema svaki problem jednostavno rješenje. Za rješavanje složenosti najvažnijih poslovnih pitanja može biti potrebna skupina talentiranih ljudi s različitim stajalištima. Štoviše, prema profesoru s Whartona Adamu Grantu, razmišljanje usmjereno samo na rješenja stvara kulturu zagovaranja umjesto kulture istraživanja, gdje svaka osoba dolazi u situaciju da je striktno vezana za svoj način rješavanja problema i snažno lobira za to određeno rješenje, a ne uzima u razmatranje više perspektiva.
Pristup “donesi mi rješenje” također može uzrokovati da se zaposlenici od straha zatvore, može razviti kulturu zastrašivanja i može spriječiti da neki problemi isplivaju na površinu dok ne postanu potpune krize.
Ako je izjava “nemoj mi donositi probleme” toliko problematična, zašto toliki menadžeri to i dalje govore? Ključni razlog je to što žele izbjeći kulturu prigovaranja. No komuniciranje o potencijalnim zamkama i preprekama za inicijativu razlikuje se od prigovaranja i može imati pozitivniji oblik. Kada se problemi pravilno komuniciraju, stvara se okruženje u kojem se ljudi osjećaju sigurnima da vam rano objave loše vijesti, dajući vam dragocjeno vrijeme da spriječite krizu.
Evo kako možete potaknuti svoj tim da iznese probleme na produktivniji način:
Neka bude sigurno.
Promijenite svoje ponašanje tako da se ljudi ne boje reći vam loše vijesti. Dobro bi bilo da recenzije sa zaposlenicima često uključuju detaljne rasprave o problemima. Razgovaranje o potencijalnim problemima pomaže da probleme vidimo u novom svjetlu.
Zahtijevajte izvješća o problemima umjesto pritužbi.
Iako biste trebali željeti da vas ljudi upozoravaju na potencijalne probleme, oni moraju naučiti razlikovati između izražavanja opravdane zabrinutosti i jednostavnog prigovaranja. Pritužbe se navode u apsolutnim iznosima, poput uvijek i nikad, a ne u konkretnim činjenicama. Nedostaje im odgovornost i često imaju zlikovce (oni) i heroje (nas). I često ne gledaju dalje od površine problema. Daje apsolutnu izjavu, identificira negativca i ne pokazuje nikakvu odgovornost od strane govornika.
Izvješća o problemima, s druge strane, pružaju objektivne činjenice, ispituju temeljne čimbenike i uzroke i otkrivaju svačiju ulogu u stvaranju problema, čak i osobe koja ga predstavlja.
Kada je problem predstavljen u obliku izvješća o problemu, puno je lakše uočiti obrazac ponovljenih kašnjenja. Budući da voditelji priznaju svoju ulogu u problemu, znate da su spremni biti dijelom rješenja, a ne samo okrivljavati druge. To svima omogućuje dublje kopanje i utvrđivanje temeljnog uzroka problema.
Pronađite pravu osobu ili ljude koji će riješiti problem.
Kada vam zaposlenik donese problem, razmotrite opseg i sposobnost te osobe da ga riješi. Ako se sami mogu uhvatiti u koštac s izazovom, možda im samo treba vaše odobrenje prije nego što nastave. Ili će možda trebati da ih naučite kako razmišljati o situaciji i proširiti polje mogućih rješenja.
Ako veličina problema nadilazi njihovu sposobnost rješavanja, netko drugi bi mogao biti prikladniji za izazov ili će ljudi iz različitih odjela možda trebati surađivati. U nekim slučajevima problem može biti toliko važan ili vidljiv da morate ostati uključeni. Na temelju situacije, možete trenirati pojedinca da proširi svoje sposobnosti i uhvati se u koštac s izazovom. Zahvalite im što su pokrenuli problem i dodijelite ga odgovarajućim osobama da ga riješe. Ili okupite nekoliko grupa da se njime pozabave.
***
Vaši će zaposlenici uvijek imati problema. Pozivajući ljude da rano, često i konstruktivno iznesu probleme na površinu, smanjujete strah i povećavate osnaživanje i brzinu rješavanja problema.
Identificiranje problema može biti solo sport, ali pronalaženje rješenja rijetko jest.
Frances Frei, profesorica Poslovne škole Harvard
Izvor: HBR; prijevod i prilagodba: Financa.ba
