Rečenica “Imat ću ograničen pristup e-mailu” godinama je bila standard u out of office porukama. No sve više stručnjaka upozorava da problem nije u automatskom odgovoru, nego u poslovnoj kulturi koja od zaposlenika očekuje da ostanu dostupni čak i tijekom godišnjeg odmora.
Petak je poslijepodne. Ured se polako prazni, kofere su mnogi već spakirali, a misli su kilometrima daleko od posljednjeg sastanka. Ostao je još samo jedan zadatak. Otvoriti Outlook, uključiti automatski odgovor i napisati nekoliko rečenica koje će sljedeća dva tjedna stizati svakome tko pošalje e-mail.
Većina će napisati gotovo isto.
“Imat ću ograničen pristup e-mailu i odgovorit ću čim budem u mogućnosti.”
To zvuči odgovorno. Profesionalno. Pomalo i umirujuće, kao da poručujemo kako posao ipak neće ostati bez nas.
Ali koliko je ta rečenica zapravo iskrena?
Ako ćemo biti potpuno pošteni, tijekom godišnjeg odmora obično se dogodi jedno od dvoje. Poslovni e-mail ne otvorimo nijednom ili ga provjeravamo toliko često da se odmor pretvori u produženi radni dan. Ono između – famozni “ograničen pristup” – mnogo je rjeđe nego što sugeriraju tisuće automatskih odgovora koji svakoga ljeta kruže internetom.
Možda zato najveća poslovna laž svakog ljeta nije ono što napišemo u automatskoj poruci. Nego ono što mislimo da moramo napisati.
Na prvi pogled ovo izgleda kao priča o e-mailovima. Zapravo je priča o povjerenju. O tome koliko nam je teško priznati da želimo biti potpuno odsutni s posla i zašto se i dalje osjećamo sigurnije ako ostavimo dojam da ćemo možda ipak baciti pogled na inbox.
Zašto nam je tako teško isključiti se?
Prvi dan godišnjeg odmora često počinje istim prizorom. Telefon ostane na stolu pokraj šalice kave ili ručnika na plaži. Zazvoni obavijest. Pogled instinktivno odlazi prema ekranu, iako ste sami sebi obećali da ćete ovaj put doista odmoriti.
Većina ljudi neće otvoriti poruku zato što zna da je hitna. Otvorit će je zato što želi provjeriti je li možda hitna. Upravo je u toj razlici skriven razlog zbog kojeg se mnogi nikada potpuno ne isključe.
U tekstu objavljenom u Harvard Business Reviewu Marlo Lyons piše da kvalitetan godišnji odmor ne počinje odlaskom iz ureda, nego mnogo ranije. Jasno dogovorene odgovornosti, osoba koja preuzima poslove i očekivanja usklađena s kolegama i klijentima važniji su od bilo koje automatske poruke. Kada je posao dobro organiziran, zaposlenik nema potrebu provjeravati što se događa svakih nekoliko sati jer zna da sustav funkcionira i bez njega.
Drugim riječima, automatski odgovor nije uzrok problema. On ga samo razotkriva.
Zašto glumimo da smo ipak negdje u blizini?
Ako većina ljudi želi iskoristiti godišnji odmor, zašto toliko njih i dalje piše da će “povremeno provjeravati e-mail”?
Odgovor možda nije u poslu, nego u načinu na koji razmišljamo o poslu.
Istraživanje objavljeno ove godine u znanstvenom časopisu Organizational Behavior and Human Decision Processes opisuje fenomen koji autori nazivaju detachment paradox. Menadžeri načelno podržavaju zaposlenike koji se tijekom slobodnog vremena potpuno isključe, svjesni da to dugoročno poboljšava dobrobit i radnu učinkovitost. Istodobno, iste te zaposlenike mogu podsvjesno procijeniti manje predanima poslu kada jasno daju do znanja da tijekom godišnjeg odmora neće pratiti poslovnu komunikaciju.
Nitko to neće napisati u pravilniku. Malo je vjerojatno da će to netko izgovoriti na sastanku. Ali upravo takva neizgovorena očekivanja često oblikuju način na koji ljudi pišu vlastite automatske odgovore.
Ne zato što planiraju raditi s plaže.
Nego zato što žele ostaviti dojam da su uvijek barem malo dostupni.
I upravo tada obična out of office poruka prestaje biti administrativna formalnost. Postaje ogledalo organizacijske kulture.
Jer ako zaposlenik osjeća potrebu uvjeravati druge da će možda ipak odgovarati na e-mailove, pitanje više nije kako je napisao automatski odgovor.
Pitanje je zašto misli da potpuna odsutnost neće biti dobro prihvaćena.
Možda problem nikada nije bio u godišnjem odmoru
Zamislite da direktor vaše tvrtke ode na dva tjedna godišnjeg odmora. Telefon mu ne zvoni. Nitko ga ne zove zbog hitne odluke. Klijenti dobivaju odgovore, projekti napreduju, a tim normalno radi.
Biste li pomislili da nije dovoljno važan?
Ili da je napravio ono što svaki dobar lider želi postići – izgradio organizaciju koja ne ovisi o jednoj osobi?
Godinama smo nezamjenjivost poistovjećivali s važnošću. Što vas više ljudi treba, to ste vrijedniji. No u uspješnim organizacijama takvo razmišljanje polako ustupa mjesto drukčijem kriteriju. Najveći uspjeh nije biti osoba bez koje posao staje, nego stvoriti sustav koji funkcionira i kada vas nema.
Upravo iz takvog razmišljanja prije nekoliko godina proizašla je i jedna od najzanimljivijih poslovnih odluka vezanih uz godišnje odmore. Njemački Daimler uveo je sustav koji automatski briše e-mailove pristigle zaposlenicima tijekom njihova odmora. Pošiljatelj pritom dobiva obavijest da se obrati drugoj odgovornoj osobi ili poruku pošalje ponovno nakon njihova povratka.
Na prvi pogled to izgleda kao tehnološko rješenje.
Zapravo je riječ o poruci.
Ako je netko na godišnjem, onda je doista na godišnjem.
Ne mora svaka kompanija brisati e-mailove. Ali svaka može postaviti pitanje zbog kojeg je Daimlerov primjer i danas relevantan: jesmo li posao organizirali tako da ljudi mogu otići na odmor bez osjećaja krivnje i bez straha od onoga što ih čeka kada se vrate?
Dobra out of office poruka piše se puno prije odlaska na godišnji
Automatski odgovor posljednja je stvar koju uključujemo prije nego što zatvorimo prijenosno računalo.
Ali njegova kvaliteta određuje se danima, ponekad i tjednima ranije.
U razgovoru s kolegama koji preuzimaju dio obveza. U jasnom dogovoru s klijentima. U procesima koji ne ovise o tome hoće li jedna osoba odgovoriti na poruku u roku od pet minuta.
Kada sve to postoji, automatska poruka postaje upravo ono što bi trebala biti – kratka obavijest, a ne pokušaj da umiri kolege, nadređene ili vlastitu savjest.
Možda upravo zato najbolje poruke o odsutnosti danas zvuče jednostavnije nego ikada. Ne obećavaju da će njihov autor povremeno provjeravati inbox niti ostavljaju otvorena vrata “za svaki slučaj”.
One jednostavno kažu kada se osoba vraća i kome se treba obratiti dok je nema.
To nije znak manje odgovornosti.
To je znak da odgovornost dijeli cijeli tim.
Što zapravo govori jedna automatska poruka?
Na papiru riječ je o nekoliko redaka teksta.
U praksi oni često govore mnogo više od datuma povratka.
Govore postoji li povjerenje među ljudima. Pokazuju koliko je organizacija spremna delegirati odgovornost. Otkrivaju mjeri li se profesionalnost rezultatima ili stalnom dostupnošću.
Zato je možda vrijeme da prestanemo promatrati out of office poruke kao administrativnu sitnicu. One su mali, ali vrlo iskren test organizacijske kulture.
Ponekad se kultura jedne kompanije najbolje vidi upravo onda kada njezini ljudi mirno odu na godišnji odmor.
Sljedeći put kada prije odlaska otvorite postavke za automatski odgovor, možda nemojte prvo razmišljati o tome što ćete napisati.
Razmislite zašto osjećate potrebu to napisati.
Jer između rečenice “Imat ću ograničen pristup e-mailu” i rečenice “Vraćam se 18. kolovoza. Za hitne slučajeve obratite se kolegici Ani.” ne krije se samo razlika u stilu.
Krije se razlika u povjerenju.
A kompanije koje doista vjeruju svojim ljudima ne prepoznaju se po tome koliko brzo njihovi zaposlenici odgovaraju na e-mailove.
Prepoznaju se po tome koliko mirno mogu otići na godišnji odmor.
Autor: financa.ba
Prilikom preuzimanja obvezno navesti izravni link na članak.
