Završni kvartal poslovne godine je period u kojem se najčešće obavljaju inventure. Godišnji popis ili inventura zakonska je obveza koju je potrebno provesti minimalno jednom tijekom poslovne godine. Cilj inventure je da se utvrdi i uskladi stvarno stanje sa stanjem u poslovnim knjigama tvrtke, prenosi zeneinovac.com.
Što je sve predmet inventure?
Popisuje se sve čime tvrtka raspolaže, odnosna sva imovina i obveze. Pod pojmom imovine podrazumijevamo svu materijalnu imovinu kao zalihe sirovina, materijala, gotovih proizvoda, nedovršene proizvodnje, rezervnih dijelova i sl., zatim osnovna sredstva i sitni inventar. U imovinu se još ubrajaju i nenaplaćena potraživanja od kupaca, dani krediti i pozajmice, depoziti, vrijednosni papiri, kao i novac na računima tvrtke i blagajni. Popis obveza koje tvrtka ima uključuju neplaćene obveze prema dobavljačima, primljeni krediti, neisplaćene plaće, davanja državi i sl.
Svaka tvrtka želi znati točan sadržaj svoje imovine i obveza pa je stoga provođenje inventure jedan od osnovnih zadataka i minimuma koji poduzetnik poduzima kako bi zaštitio svoju imovinu i kapital. Naravno, postoji i zakonska obveza koja nalaže provođenje inventure.
No bez obzira na savjesnost tvrtke kao i zakonsku regulativu, pomisao na inventuru mnogima stvara nervozu i hrpu upitnika – opet inventura, što će ispasti ove godine, kako dugo ćemo opet popisivati, hoće li popis biti točan i sl.
Zašto se u provođenju inventure javljaju pogreške?
Posao popisa obavljaju ljudi i bez obzira na jasnu proceduru i kontrolu, pogreške su moguće i one se događaju. Mogu biti posljedica neznanja, nedovoljne pripreme, umora i loše koncentracije, automatizma u postupcima i sl.
Osim ljudi, na pogreške utječe i okolina: nekvalitetna priprema robe u skladištu, loša rasvjeta koja otežava čitanje dokumenata, buka, temperaturni režimi, sve su to faktori koji mogu utjecati na točnost i ažurnost provođenja popisa.
Kako ih spriječiti?
1. Dobra i kvalitetna priprema olakšava i ubrzava sam proces provođenja inventure
To podrazumijeva da se definiraju timovi za inventuru, zatim potrebno je utvrditi plan provođenja inventure te pripremiti inventurne liste.
2. Provođenje inventure
Preporuka je da u timovima za provođenje inventure ne budu osobe koje su odgovorne za stanje zaliha (skladištari), no svakako bilo bi dobro da su prisutne kod popisa jer olakšavaju lociranje zaliha i sl.
3. Utvrđivanje razlika
Nakon provođenja popisa definiraju se viškovi i manjkovi koje je potrebno analizirati. Česti postoji dilema da ukoliko se jave viškovi i manjkovi, inventura nije dobro provedena, što nije točno iako bi tendencija treba biti što manje razlike.
Kako da popis priliko provođenja inventure bude što točniji?
- Pojačati kontrolu prilikom provođenja inventure.
- Uvesti rotaciju djelatnika koji provode popis, uključiti djelatnike iz prodaje, marketinga, IT, nabave i sl.
- Provoditi povremene/ kontrolne inventure na uzorku i sl., definirati kriterije i plan provođenja sporadičnih inventura u cilju bolje točnosti i ažurnosti u upravljanju zalihama
- Osigurati što kvalitetnije uvjete te smanjiti utjecaj koliko je to moguće.
Međutim vodite računa da je inventura samo odraz stanja procesa upravljanja skladištem i zalihama. Priprema za inventuru počinje već u siječnju kada je potrebno definirati sustav koji će omogućiti što manje grešaka u vođenju imovine te olakšati proces inventure krajem poslovne godine. A kakva će vaša inventura biti ove godine?
