Cijeli dan odgovaramo na poruke, skačemo sa sastanka na sastanak i gasimo “hitne” zadatke. Čini nam se da radimo više nego ikad. Znanost pokazuje da upravo tada naš mozak radi najmanje učinkovito.
Stigla je nova poruka na Teamsu.
Na ekranu se pojavio novi e-mail. Telefon je zavibrirao, a kolega je poslao još jednu poruku s oznakom “hitno”. Istodobno pokušavate dovršiti prezentaciju prije sastanka koji počinje za deset minuta.
Ako vam ovo zvuči kao sasvim običan radni dan, niste jedini.
Godinama smo multitasking smatrali gotovo poslovnom vrlinom. Što je netko uspijevao raditi više stvari odjednom, djelovao je sposobnije, organiziranije i otpornije na pritisak. U mnogim je tvrtkama to čak postalo mjerilo uspješnog zaposlenika.
No posljednjih desetljeća znanstvenici sve jasnije pokazuju da smo cijelo vrijeme pogrešno razumjeli kako naš mozak zapravo radi.
Multitasking nikada nije bio supermoć. Bio je jedan od najvećih poslovnih mitova.
A kako je posao postajao sve digitalniji, cijenu tog mita počeli smo plaćati svaki dan.
Mozak ne radi dvije zahtjevne stvari odjednom
Kada pišete izvještaj i usput odgovarate na poruke, lako je steći dojam da obje aktivnosti obavljate istodobno.
U stvarnosti, naš mozak to ne radi.
On brzo prebacuje pažnju s jednog zadatka na drugi. Neuroznanstvenik Earl Miller s Massachusetts Institute of Technology objašnjava da svaki takav prijelaz ima svoju cijenu, poznatu kao “trošak prebacivanja”.
Mozak pritom mora prekinuti ono na čemu radi, usmjeriti se na novi zadatak i ponovno se prisjetiti gdje je stao. Pojedinačni prekidi traju tek djelić sekunde, ali kada ih tijekom dana bude nekoliko desetaka ili čak stotina, njihov učinak postaje itekako mjerljiv.
Pregled znanstvenih istraživanja koji je objavila APA (American Psychological Association) pokazuje da često prebacivanje između složenih zadataka smanjuje učinkovitost rada. Mozak se pri svakom novom zadatku mora ponovno usredotočiti.
Najveći problem nije vrijeme nego pažnja
Većina ljudi misli da multitasking oduzima vrijeme.
Zapravo, puno skuplje troši pažnju.
Profesorica Sophie Leroy sa Sveučilišta Washington godinama proučava fenomen koji naziva “ostatak pažnje” (attention residue). Kada prekinemo jedan zadatak i prijeđemo na drugi, dio našeg fokusa ostaje vezan uz ono što smo upravo ostavili.
Zato se često dogodi da sjedite na sastanku, a razmišljate o e-mailu koji niste poslali. Ili čitate važan dokument, dok vam se misli stalno vraćaju na razgovor koji ste završili prije nekoliko minuta.
Kako objašnjava Leroy, mozak ne funkcionira poput prekidača koji možemo uključiti i isključiti kad god poželimo. Dio pažnje još neko vrijeme ostaje zarobljen u prethodnom zadatku.
Drugim riječima, multitasking ne dijeli samo vrijeme. Dijeli i našu pažnju.
Dovoljan je samo zvuk obavijesti
Ne morate ni otvoriti poruku.
Istraživanja pokazuju da već sama zvučna ili vibracijska obavijest može narušiti koncentraciju. Mozak automatski počinje razmišljati o tome što vas čeka s druge strane ekrana, iako poruku još niste ni pročitali.
Što više multitaskamo, ne znači da smo u tome bolji
Poznato istraživanje Sveučilišta Stanford pokazalo je da upravo ljudi koji najčešće istodobno koriste više medija imaju više poteškoća s održavanjem koncentracije i filtriranjem nevažnih informacija.
Drugim riječima, navika multitaskinga ne znači da smo u njemu postali uspješniji.
Brži rad ne znači i veću produktivnost
Profesorica Gloria Mark pokazala je da zaposlenici nakon prekida često pokušavaju nadoknaditi izgubljeno vrijeme ubrzanim radom.
Na prvi pogled to može izgledati kao veća učinkovitost.
U stvarnosti, cijena su veći stres, veći mentalni napor i brži osjećaj iscrpljenosti.
Najčešće sami prekidamo vlastiti fokus
Možda najveći paradoks modernog rada jest to što nas ne prekidaju uvijek drugi.
Čim zadatak postane zahtjevan ili dosadan, mnogi instinktivno otvore e-mail, Teams ili posegnu za telefonom. Nakon godina rada u okruženju stalnih obavijesti mozak počinje sam tražiti novi podražaj.
To više nije reakcija na prekid.
To postaje navika.
Multitasking zato danas nije samo način rada. Za mnoge je postao automatski obrazac ponašanja kojega često nisu ni svjesni.
Njegova se cijena ne vidi odmah. Nakuplja se iz sata u sat, iz dana u dan, sve dok se ne pretvori u poznat osjećaj: radili smo cijeli dan, a ipak nemamo dojam da smo napravili dovoljno.
Zašto nas multitasking tako lako zavara
Zanimljivo je da većina ljudi ne precjenjuje svoju inteligenciju.
Ali zato često precjenjuje svoju sposobnost multitaskinga.
Razlog je jednostavan. Naš mozak voli male i brze osjećaje postignuća. Svaki odgovoreni e-mail, zatvorena Teams poruka ili riješen administrativni zadatak daje dojam da smo napravili velik posao.
Međutim, upravo tada često ostaju po strani zadaci koji stvaraju najveću vrijednost: strateško razmišljanje, donošenje odluka, analiza ili kreativno rješavanje problema.
Multitasking tako lako stvara osjećaj produktivnosti, ali ne nužno i stvarnu produktivnost.
Tehnologija je ubrzala informacije, ne i pažnju
Umjetna inteligencija trebala nam je osloboditi vrijeme.
I u mnogočemu jest.
Danas prezentaciju možemo pripremiti brže, sažetak sastanka dobiti u nekoliko sekundi, a nacrt e-maila napisati jednim upitom.
No istodobno se dogodilo nešto drugo.
Kako je sadržaj postao lakše proizvoditi, počeli smo ga stvarati više nego ikada prije. Svaki novi alat ubrzao je nastanak e-mailova, izvještaja, prezentacija, sažetaka i poruka.
Ono što nije ubrzao jest sposobnost našeg mozga da svu tu količinu informacija obradi.
Danas više nije presudno koliko brzo možemo nešto napisati ili poslati. Presudno je koliko toga tijekom dana možemo kvalitetno pročitati, razumjeti i pretvoriti u dobru odluku.
Microsoftovo istraživanje o navikama zaposlenika pokazalo je da dio najopterećenijih korisnika tijekom radnog dana prima novi e-mail, poruku ili poziv otprilike svake dvije minute.
U takvom okruženju multitasking više nije iznimka. Za mnoge je postao uobičajen način rada.
Fokus postaje nova poslovna strategija
Posljednjih godina sve više kompanija pokušava riješiti problem stalnih prekida.
To više nije samo teorija. Australski Atlassian, jedna od vodećih svjetskih softverskih kompanija, kroz vlastiti Teamwork Lab testirao je drukčiju organizaciju radnog dana.
Zaposlenici su imali manje sastanaka, više unaprijed rezerviranog vremena za fokusirani rad i jasnije definirane prioritete. Rezultat nije bio manje obavljenog posla, nego veći napredak na zadacima koji donose najveću vrijednost.
Sve je više istraživanja koja pokazuju da kvaliteta rada ne ovisi samo o znanju i iskustvu zaposlenika. Jednako je važno koliko često moraju prekidati ono što rade.
Produktivnost zato više nije samo pitanje sposobnosti ljudi. Sve više postaje pitanje načina na koji je posao organiziran.
Mijenja se i slika idealnog zaposlenika
Godinama se ideal zaposlenika opisivao gotovo uvijek na isti način. Trebao je biti brz, uvijek dostupan i spreman odgovoriti u svakom trenutku.
Danas se taj ideal polako mijenja.
Sve više se cijene ljudi koji znaju zaštititi vlastitu pažnju, jasno odrediti prioritete i dovršiti jedan važan zadatak prije nego što prijeđu na sljedeći.
To ne znači da rade manje.
Naprotiv. Često rade kvalitetnije jer najveći dio energije ulažu u ono što donosi najveću vrijednost.
Zašto pažnja postaje nova poslovna valuta
O vremenu govorimo desetljećima.
Mjerimo ga, planiramo i pokušavamo njime bolje upravljati.
No u poslovnom svijetu najveći problem odavno nije samo manjak vremena.
Sve više postaje manjak pažnje.
Vrijeme možemo planirati.
Pažnju ne možemo jednako lako vratiti.
Jednom kada je raspršimo na desetke poruka, sastanaka i prekida, teško ju je ponovno usmjeriti na ono što je doista važno.
Zato pažnja postaje jedna od najvrjednijih poslovnih valuta.
Koncentracija postaje konkurentska prednost
Dugo smo vjerovali da će uspješniji biti oni koji mogu raditi više stvari odjednom.
Istraživanja danas pokazuju upravo suprotno.
Najveću vrijednost sve češće stvaraju ljudi koji znaju zaštititi vrijeme za duboki rad, usredotočiti se na jedan zahtjevan zadatak i oduprijeti se stalnoj potrebi da budu dostupni svima.
U svijetu u kojem se svi bore za našu pažnju, najveća poslovna prednost više nije sposobnost da radimo više stvari odjednom.
Najveća prednost postaje sposobnost da svjesno odlučimo čemu ćemo posvetiti svoju pažnju — i još važnije, čemu nećemo.
Autor: financa.ba
Prilikom preuzimanja obvezno navesti izravni link na članak.
