Ponekad jednostavno morate pisati oštrije e-mailove. Morate podijeliti povratnu informaciju s nekim u drugom uredu, ili se s nekim ne slažete, ili morate nekome reći da je zabrljao. A telefonski poziv poziva ili sastanka jedan na jedan bila bi pretjerana reakcija (i riskirali biste da situaciju učinite još gorom nego što jeste).
Ipak, onda kada se najbenignije stvari mogu pogrešno protumačiti, stvari su još teže kada imate nešto kritično za reći.
Ipak, ljudi na ovu vrstu povratnih informacija često reagiraju mnogo pozitivnije nego što uopće možete zamisliti. The Muse nam donosi formulu koja grube e-mailove čini ljubaznijima i korisnijima.
Evo dijelova maila:
Redak 1: Recite nešto prijateljski
Kada pišete uvodni red (odnosno nakon pozdrava), korisno je zamisliti da se radi o razgovoru. Kad bi vam netko prišao i pokušao obrazložiti svoju poentu, odvratili biste.
Zato redak poput Kako je prošao vikend? ili Nadam se da si dobro, koliko god suvišno izgledalo, pomoći će da krenete pravim putem.
Redak 2: Zahvalite
Ako je primjenjivo, lijepo je primijetiti trud druge osobe. Ne želite odmah krenuti s onim u čemu su pogriješili, a da ne odate priznanje vremenu koje su potrošili na sve što su odradili.
Lako je poput: Hvala ti puno na [radu/mislima/naporima/vremenu].
Redak 3: Istaknite nešto pozitivno
Nitko se ne želi osjećati glupo. Dakle, iako ne želite lupetati, važno je odvojiti vrijeme da ukažete na snagu rada druge osobe.
Na primjer, svom izravnom podređenom možete reći da vidite kako je strategija koju su implementirali pomogla timu da bolje funkcionira. Ili, možete reći kolegi da su napravili sjajan posao rješavajući glavnu brigu klijenta.
Naravno, važno je da ovaj komentar ostane iskren. Trebali biste spomenuti nešto što je zapravo korisno i ne biste trebali toliko hvaliti da ostatak vaše poruke ostane neprimijećen.
Tijelo maila: Prođite kroz promjene (i rezultate)
Vjerovali ili ne: ljudi cijene to što znaju zašto ste odlučili učiniti nešto drugačije. To je kontraintuitivno (jer tko do u detalje želi čuti kako je zabrljao?), ali zapravo pokazuje da imate visoko mišljenje o toj osobi.
To pokazuje da se ne biste složili s njima samo radi njih. Osim toga, pokazuje da mislite da su dovoljno pametni da uče iz povratnih informacija i da ispune vaša očekivanja.
Kako biste izbjegli pretjerano elaboriranje onoga što je pošlo po zlu, ograničite se na rečenice koje slijede format: napravljena promjena… razlog ili rezultat. A ako imate više od jedne promjene, koristite točke.
To izgleda ovako:
Odlučili smo krenuti u drugom smjeru jer nam je zbog proračunskih ograničenja trebala strategija koja daje prednost isplativosti.
Ili:
Vidjet ćete da smo, na temelju povratnih informacija od rukovodećeg tima, napravili neke promjene u dokumentu. Uzimajući to u obzir, volio bih vidjeti te promjene prenesene kroz druge aspekte prezentacije, jer bismo željeli da budu dosljedne.
Zadnji redak
Uvijek završite pitanjem možete li nešto pojasniti ili odgovoriti na bilo koje pitanje.
Iako se rečenica: Molim vas, recite ako mogu odgovoriti na bilo koje pitanje, može se činiti floskulom, ona ima svrhu. Duh cijelog vašeg maila postaje suradnički.
Odjednom, prelazi iz “ovo su promjene – točka” u “ovo su promjene – biste li mi rekli ako neka od njih nema smisla?” To pokazuje da još uvijek cijenite mišljenje druge osobe.
Zatim, sve što vam preostaje je pozdrav—bilo koji standardna pozdrav (najbolje, iskreno, hvala!) će poslužiti.
Kada sve navedeno ukomponiramo zajedno:
Poštovani [ime], Kako ide tvoj tjedan? Još jednom zahvaljujem na tvojim mišljenjima/ radu na projektu/ priloženom. Definitivno si shvatio srž zadatka./ Sjajno je počelo./ Posebno mi se sviđa [jedna stvar]. Napravio sam neke promjene/okrenuo stvari u novom smjeru, što bih želio objasniti. Primjer promjene i kako će ona dati pozitivan rezultat Ako je primjenjivo: primjer promjene dva i kako će polučiti pozitivan rezultat Ako je primjenjivo: primjer promjene tri i kako će polučiti pozitivan rezultat Javite mi ako imate pitanja! Sve najbolje, [Vaše ime]
***
Sada kada ste sastavili doista konstruktivne povratne informacije, odvojite minutu da razmislite o predmetu maila. Možda je sve što trebate pritisnuti odgovori, ali može biti da samo mala promjena utječe na cijeli ton poruke.
Neće svaki mail koji pošaljete biti puna pohvala – i to je u redu. Pomoći će vam ako odvojite vrijeme da ga promišljeno napišete.
Izvor: The Muse; prijevod i prilagodba: Financa.ba
