Malo ljudi danas ima luksuz raditi na jednom projektu; većina nas žonglira sa više njih odjednom. U teoriji, sustav rada u više timova nudi brojne prednosti: svoju stručnost možete rasporediti točno gdje i kada je najpotrebnija, dijeliti svoje znanje među grupama i mijenjati projekte tijekom razdoblja zatišja, izbjegavajući skupe zastoje.
Stvarnost je, međutim, kao što pokazuju i istraživanja u posljednjih 15 godina, mnogo kompliciranija. Za mnoge je ljude uključivanje u nekoliko različitih projekata stresno i manje produktivno nego što bi teorija sugerirala. Prebacivanje pažnje između zadataka oduzima vrijeme, fokus i energiju. Krećući se između timova, vjerojatno se također trebate prilagoditi različitim ulogama – možete, na primjer, biti voditelj jednog projekta, ali mlađi član drugog. To mijenja ne samo vašu razinu odgovornosti, već i vašu sposobnost upravljanja resursima kada je kritično. Različiti timovi obuhvaćaju vlastite jedinstvene kulture, uključujući odnose, rutine, simbole, šale, očekivanja i toleranciju na dvosmislenost, što zahtijeva energiju. I ako pažljivo ne isplanirate i ne pregovarate o svom doprinosu svakom timu, mogli biste raditi isti posao iznova umjesto da radite na vlastitom razvoju.
Kako možete upravljati svojim vremenom, stresom i razvojem ako ste u više timskih projekata? I kako možete ostati usredotočeni na ono što je najvažnije? Započnite s planiranjem unaprijed i slijedite nekoliko jednostavnih pravila:
Određivanje prioriteta i redoslijeda vašeg posla
Dobijte širu sliku. Usko fokusiranje na posao određenog dana dovodi vas u reaktivan način rada. Zakažite redovitu provjeru statusa svih svojih projekata kako biste zabilježili prekretnice. Proaktivnim prepoznavanjem kritičnih razdoblja kada više projekata ima visoke zahtjeve, možete bolje upravljati svojim vremenom i postaviti očekivanja. Brzina i zahtjevi vaših projekata određuju idealnu učestalost prijava, a stil upravljanja i položaj vaših dionika određuju ton za određivanje prioriteta kada dođe do potrebe.
Napravite strategiju. Umjesto da žonglirate zadacima, odaberite jedan i intenzivno se usredotočite na njega. Započnite sa zadatkom koji zahtijeva najveću koncentraciju i posvetite mu nepodijeljenu pozornost. Odlučite se za poseban skup ishoda koje morate postići. Definirajte koje su radnje potrebne za postizanje samo tih rezultata i nemilosrdno ih se držite. Istraživanja pokazuju da ostaci pažnje – misli zadržane od projekta s kojeg prelazite – zauzimaju dragocjeni mentalni prostor. Dakle, što manje promjena možete napraviti u određenom danu, to bolje. Ako morate obavljati više zadataka istovremeno, koordinirajte i grupirajte sve kompatibilne dužnosti. Na primjer, ako znate da ćete morati odgovarati na telefonske pozive u nasumičnim intervalima, radite na drugom zadatku koji možete prekinuti u bilo kojem trenutku.
Postavljanje očekivanja i komuniciranje istih
Zaštite se. Kada ste usredotočeni na zadatak visokog prioriteta, osigurajte sebi mentalni bijeg od nepotrebnih upada. Na primjer, ako pišete – a taj zadatak zahtjeva veliku koncentraciju – postavite automatske odgovore na svoje emailove. Recite ljudima da ne provjeravate poruke do određenog dijela dana i dajte im svoj broj mobitela u slučaju nužde. Time što govorite ljudima da ne očekuju odgovor odmah, kupujete malo vremena da se usredotočite. Istovremeno ih uvjeravate da ćete svoju pažnju na njihove poruke obratiti – kasnije. Uključivanje vašeg telefonskog broja signalizira vašu spremnost da odgovorite. Ali također tjera ljude da dvaput razmisle o tome treba li njihov zahtjev doista hitno riješiti.
Dokumentirajte i komunicirajte napredak. Uočavanje momentuma pomaže vašim tim liderima da se osjećaju osnaženo i da sve drže pod kontrolom. Budite otvoreni kada se pojave problemi. Što prije kažete: “Imam sukob i možda ću imati problema da pružim 100% sebe”, to će vam vođe više vjerovati. Super kratak odgovor „Radim na tome“ govori kolegama da ste zaprimili njihov zahtjev. Tako znaju da ćete se javiti kada budete mogli dati više pojedinosti.
Optimiziranje vašeg razvoja
Spoznajte sebe. Velika mana rada u više timova je smanjena izloženost stručnjacima iz različitih područja. A to onda umanjuje i vašu priliku da učite od njih, kao i vašu sposobnost da ostavite dojam. Pod vremenskim pritiskom, svaka osoba dolazi u iskušenje da doprinese tamo gdje već ima duboko znanje, umjesto da ulaže u učenje i razvoj članova tima. Morate imati svoje razvojne ciljeve i svoj napredak prema njima. Shvatite koga još u timu želite prikazati. Neka vaši razvojni ciljevi budu jasni i voditelju tima i tim stručnjacima.
Prisilite se. Nakon što odredite svoje razvojne ciljeve, odvojite vrijeme za stvarno učenje. Istraživanja pokazuju da je kritična determinanta učenja vrijeme provedeno u razmišljanju i integraciji novih informacija. Ovo je izazov, jer nas rad u više timova tjera da skačemo između projekata. Stoga morate namjerno i eksplicitno planirati vrijeme za razmišljanje. Očito, ne možete pretjerati i odvojiti vrijeme za razmišljanje, ali pobrinite se da članovi tima razmišljanje vide kao “pravi posao”.
***
Širom svijeta, značajne financijske prednosti rada u više timova znače da je to postalo način života. Osobito u radu znanja, unatoč stresu i rizicima koje može predstavljati za ljude koji rade u više timova odjednom. Kao jedan od tih članova tima, možete upravljati kompromisima rada u organizaciji koja je previše angažirana i sami iskoristiti neke od prednosti.
Izvor: HBR; prijevod i prilagodba: Financa.ba
