Mnogi menadžeri osjećaju veliku nelagodu kada trebaju prenijeti negativne povratne informacije o učinku članovima svojih timova. Takvi razgovori često su izazovni jer se radi o važnim temama koje utječu na karijeru i naknadu zaposlenika. Negativne ocjene mogu izazvati stres, a neočekivane kritike potaknuti zaposlenike da razmišljaju o odlasku iz tvrtke. Ipak, upravo ti trenuci pružaju priliku da se odnos između menadžera i zaposlenika ojača.
Kako pretvoriti povratne informacije u motivaciju i partnerstvo za uspjeh
Umjesto da se razgovori o učinku gledaju kao potraga za greškama, oni bi trebali postati platforma za zajednički rad i dogovor o budućem razvoju. Ključno je na početku jasno definirati što znači uspjeh i tko će sudjelovati u podršci poboljšanju. Zajednički definirani ciljevi pomažu zaposleniku da se osjeća podržano i vrijedno.
Tijekom razgovora važno je dati prostora za samorefleksiju zaposlenika. Pitati ih kako oni vide svoj doprinos i što bi možda promijenili da mogu vratiti vrijeme unatrag. Takav pristup otvara vrata iskrenoj komunikaciji i potiče aktivno sudjelovanje u pronalasku rješenja.
Povezanost zaposlenika s njihovim vrijednostima i osjećajem svrhe također utječe na njihovu motivaciju i angažman. Razumijevanje njihovih profesionalnih težnji prije razgovora o učinku omogućuje bolje usklađivanje zadataka i očekivanja. Kad zaposlenik vidi kako posao doprinosi njihovom osobnom razvoju, povećava se njihova predanost i želja za napretkom.
Konstruktivan pristup koji gradi povjerenje i potiče otvoren dijalog
Davanje povratnih informacija treba biti konkretno i jasno. Umjesto općih primjedbi, koriste se stvarni primjeri koji točno prikazuju nesklad između očekivanog i ostvarenog. Dobivanje mišljenja drugih članova tima može obogatiti razgovor i pokazati da povratne informacije dolaze iz šire perspektive. Ovakav pristup smanjuje osjećaj pritiska i potiče zajedničku odgovornost za poboljšanje.
Također, važno je razgovor voditi bez osuđivanja, svjesni emocionalne težine teme. Primjerice, ako netko ostvaruje ciljeve, ali na štetu međuljudskih odnosa, treba to jasno navesti. Takva povratna informacija usmjerena je na razvoj i izgradnju boljih radnih odnosa, a ne na krivnju.
Razumijevanje i empatija često pomažu u otkrivanju pravih uzroka lošeg učinka, koji ponekad nisu vezani uz posao. Dijeljenje osobnih iskustava može ohrabriti zaposlenika da se otvori. Na primjer, iskreno priznanje o vlastitim poteškoćama u sličnim situacijama pokazuje da menadžer razumije izazove i želi pomoći.
Otvorena komunikacija kao temelj osobnog rasta i timske učinkovitosti
Važno je slušati zaposlenika i dati mu vremena da izrazi svoja razmišljanja o dobivenim povratnim informacijama. Mnogi tada preuzimaju dio odgovornosti, što je preduvjet za uspješan koučing. Ukoliko ne prihvate odgovornost, daljnji razvoj može biti otežan.
Ne treba zaboraviti istaknuti i pozitivne strane zaposlenika te naglasiti vjeru u njihov rast i napredak. Takav pristup smanjuje otpor i pokazuje da je cilj razgovora njihova podrška, a ne kritika. Kako je rekao Charles Schwab: „Najbolji način da izvučete ono najbolje iz osobe je kroz uvažavanje i ohrabrenje.“
Povratne informacije trebaju poticati razmišljanje o budućim mogućnostima i drugačijim pristupima. Postavljanjem pitanja tipa „Kako biste postupili da se situacija ponovi?“ motivira se zaposlenik na kreativno rješavanje problema. Fokus se prebacuje s prošlosti na mogućnosti koje dolaze.
Jasnoća očekivanja za budućnost je od iznimne važnosti. Zaposlenik mora razumjeti standarde i ciljeve te osjetiti da su oni realni i ostvarivi. Kao što Zig Ziglar kaže: „Dobro postavljen cilj je pola ostvarenja.“ Pitajući ih o potrebnim koracima i podršci koju trebaju, potiče se dijalog i zajednički angažman.
U konačnici, kvalitetan razgovor o poboljšanju učinka zahtijeva temeljitu pripremu, puno empatije i fokus na suradnju. Takvi razgovori mogu pomoći zaposlenicima da se od osjećaja žrtve pretvore u aktivne sudionike vlastitog razvoja. Iako su iskrene povratne informacije ponekad teške, one su ključne za rast i izgradnju otpornosti.
Vođenje ovakvih razgovora uz jasno definirane ciljeve i uzajamnu odgovornost značajno poboljšava radnu atmosferu i rezultate tima. Zato menadžeri trebaju vidjeti te trenutke kao priliku za dugoročni razvoj, a ne samo kao obavezu.
Izvor: Harvard Business Reviewu; prijevod i prilagodba: financa.ba
Prilikom preuzimanja obvezno navesti izravni link na članak.
