Kako se bliži kraj praznika, mnogi od nas imaju jednu stvar u glavi: brdo e-pošte koja se nakupila u našim sandučićima u proteklih nekoliko tjedana. Ako se već preznojavate od same pomisli na to, sigurno niste jedini. U studiji iz 2018., 500 pojedinaca pokazalo je znakove stresa, nedostatka motivacije i tjeskobe dok su upravljali pretrpanim inboxom.
Zato jako vjerujem u metodologiju Inbox Zero, koja mi je uštedjela nebrojene sate i omogućila mi kontrolu nad mojim Inboxom (a time i mojim vremenom), piše Nick Sonnenberg za Inc.com Ali bez obzira jeste li inbox zero guru ili ne, ne brinite – još uvijek ima nade za vas nakon praznika. Slijedi sustav u 3 koraka koji će vam pomoći da brzo pregledate svoju pristiglu poštu, a da ne dopustite da vam išta promakne. Možete ga koristiti za brzo brisanje e-pošte nakon odmora, ali također je koristan za svakodnevnu upotrebu. Zove se R.A.D.
Evo kako radi.
R.A.D. Sustav
Unutar Inbox Zero metodologije, razvio sam sustav za rad s vašom e-poštom svaki dan, kaže Sonnenberg. ” Ja to zovem R.A.D. Sustav, a možete ga dobro iskoristiti bez obzira pratite li Inbox Zero ili ne“. Ideja je da kada sortirate svoju post-blagdansku pristiglu poštu, postoje samo tri radnje koje možete poduzeti sa svakom e-poštom:
Replay (Odgovor)
Arrchive (Arhiva)
Deffer (Odgađanje)
(Također poznat kao R.A.D.)
Najvažnije je da se svaka e-pošta obradi (putem jedne od ove tri radnje) i da se stoga premjesti iz vaše pristigle pošte. Primamljivo je ostaviti nekoliko nepročitanih e-poruka do kojih ćete kasnije doći, ali to je razlog zašto je toliko ljudi zatrpano u svojim poštanskim sandučićima. S ovom metodom jednostavno ćete proći kroz svaku e-poštu jednu po jednu dok ništa ne ostane.
Pogledajmo kako to funkcionira u praksi. Ovo je proces razmišljanja kroz koji biste trebali proći sa svakom e-poštom.
Odgovor
Ako e-poruka treba hitan odgovor ili možete napisati odgovor za nekoliko minuta, učinite to odmah. Nakon što to učinite, možete arhivirati e-poštu kako biste je uklonili iz pristigle pošte. To smanjuje količinu nereda na vašem zaslonu i olakšava pristup važnijim informacijama.
Budući da je arhivirana (nije izbrisana), uvijek možete dohvatiti e-poštu kasnije pomoću značajke pretraživanja – a ako netko odgovori na nju, ona će se ponovno pojaviti u vašoj pristigloj pošti. Za e-poruke koje zahtijevaju vremenski intenzivniji odgovor, ostanite s nama. Imam rješenje.
Arhiva
Ako je poruka e-pošte nevažna ili ne morate ništa poduzeti, jednostavno je arhivirajte. Ovo se može koristiti za bezbrojne hitne službe izvan ureda koje ste vjerojatno nakupili, promotivne e-poruke koje ne morate čitati i e-poruke koje ste pročitali, ali na koje ne morate odgovoriti.
Uvijek im možete pristupiti kasnije, ali neće biti u vašoj pristigloj pošti — što znači da nećete morati sortirati nevažne e-poruke da biste pronašli one koje vam trebaju.
Odgađanje
Ako e-pošta nije hitna i zahtijeva dug odgovor, možete je odgoditi. Da budemo jasni, to ne znači ignoriranje e-pošte dok ne postane relevantna – to je siguran način da prođe kroz pukotine. Umjesto toga, koristite značajku odgode u svom alatu za e-poštu da biste to odgodili za kasniji datum.
Na primjer, od vas se može tražiti povratna informacija o izvješću, ali znate da će vam trebati dvadeset minuta da ga pročitate i još deset da napišete povratnu informaciju. Ako u vašem sandučiću ima pregršt sličnih e-poruka, jednostavno nećete stići.
Pod pretpostavkom da povratna informacija nije potrebna odmah, možete odgoditi e-poštu za neki drugi dan u tjednu kada ćete biti manje zauzeti i tada se time pozabaviti. Na taj ste način izvukli e-poštu iz pristigle pošte i možete nastaviti s radom na e-porukama visokog prioriteta znajući da će se ponovno pojaviti u vrijeme koje vam više odgovara.
Ovim postupkom jamčim da možete brzo proći kroz brdo e-pošte koja vas čeka i vratiti se svom najvažnijem poslu, zaključuje Sonnenberg.
