Ukoliko u svom Gmail inboxu imate veliki broj primljenih poruka, lako je moguće da zaboravite odgovoriti na neke od njih. To može biti posebno problematično u poslovnom okruženju kada su u pitanju rokovi, upiti ili važni sadržaji. Kako biste smanjili mogućnost zaboravljanja odgovaranja na važne e-mailove, u nastavku ćemo navesti nekoliko korisnih postavki koje vam mogu pomoći.
Organizacija inboxa pomoću „riority“ opcije
Jedna od najučinkovitijih metoda za sprječavanje zaboravljanja odgovora na e-mailove je organizacija inboxa. Gmail nudi različite vrste inboxa, a najpraktičniji je svakako „priority“ inbox. Ovaj inbox dijeli poruke u tri kategorije: važne e-mailove, poruke označene zvjezdicom i ostale poruke.
Na taj način korisnici mogu prvo vidjeti važne i nepročitane e-mailove, zatim one označene sa zvjezdicom, a potom sve ostale. Za aktivaciju „priority“ inboxa potrebno je otvoriti postavke (ikona zupčanika) u gornjem desnom kutu Gmaila. Zatim kliknite na „See all settings“, odaberite karticu „Inbox“ i iz padajućeg izbornika izaberite „Priority inbox“. Postavke možete dodatno prilagoditi u dijelu „Inbox sections“ te završiti klikom na „Save Changes“.
Korištenje „Snooze“ opcije
Ako niste u mogućnosti odmah odgovoriti na e-mail, korisno je upotrijebiti opciju „Snooze“. Ova funkcija uklanja e-mail iz vašeg inboxa i vraća ga u zakazano vrijeme.
Da biste koristili „Snooze“, označite željeni e-mail, kliknite na ikonu s tri točke iznad inboxa i odaberite „Snooze“. Nakon toga postavite datum i vrijeme kada želite da se e-mail ponovno pojavi u inboxu.
Pretvaranje e-mailova u zadatke
E-mailove koji zahtijevaju određene radnje ili detaljan odgovor najbolje je pretvoriti u zadatke pomoću aplikacije Google Tasks. Na taj način e-mailovi se dodaju na vaš „to-do“ popis obaveza i ne zaboravljaju se.
Da biste dodali e-mail u Google Tasks, označite ga, kliknite na ikonu s tri točke i odaberite „Add to Tasks“. Pojavit će se bočna traka u kojoj možete unijeti naziv i detalje zadatka, te ga dodati na odgovarajući popis. Također, možete postaviti datum i vrijeme za izvršavanje zadatka.
Aktiviranje „Nudges“ opcije
Gmailova opcija „Nudges“ automatski detektira važne e-mailove na koje niste odgovorili i podsjeća vas na njih. Ova funkcija može vas također podsjetiti na poruke na koje niste dobili odgovor.
Da biste aktivirali „Nudges“, kliknite na postavke (ikona zupčanika) i odaberite „See all settings“. Pod karticom „General“ omogućite „Conversation View“ opciju. Zatim skrolajte do dijela „Nudges“ i uključite opcije „Suggest emails reply to“ i „Suggest emails to follow up on“. Završite s klikom na „Save Changes“.
Uključivanje obavijesti na radnoj površini
Za bolju organizaciju e-mailova korisno je uključiti obavijesti na radnoj površini (desktop notifications). Tako možete odmah primijetiti kada stigne novi e-mail i pravovremeno odgovoriti na njega.
Da biste uključili ovu opciju, idite na Settings > General > Desktop notifications. Odaberite „New mail notifications on“ ako želite primati obavijesti za sve e-mailove. Ako želite primati samo važna obavještenja, odaberite „Important mail notifications on“.
Sve navedene funkcije mogu vam značajno pomoći u organizaciji vašeg Gmail inboxa, piše PcChip. One smanjuju mogućnost zaboravljanja ili zanemarivanja važnih poruka. Posebno su korisne za poslovne korisnike koji svakodnevno primaju veliki broj e-mailova. Primjenom ovih alata osiguravate da ni jedan važan e-mail ne ostane bez odgovora.
