Poslovne poruke, dodatna pojašnjenja i neplanirani razgovori mogu produljiti izvršavanje zadataka. Njihov trošak pritom nije moguće izdvojiti samo iz podataka o plaćama i ukupnom broju radnih sati. Poduzeće može znati koliko plaća zaposlenika, a da ne zna koliko vremena odlazi na ponovno obavljanje posla zbog nepotpunih informacija ili prekida tijekom zahtjevnih zadataka.
Ekonomski problem nastaje kada komunikacija troši radno vrijeme, a ne pridonosi dovršetku posla. No svaka poruka koja prekine zaposlenika nije nepotrebna. Upozorenje na pogrešnu cijenu u ponudi može spriječiti gubitak, dok ponavljanje već dostupnih informacija može nepotrebno produljiti njezinu pripremu.
Razlika je važna jer smanjenje broja poruka samo po sebi ne jamči veću produktivnost. Za procjenu troška potrebno je utvrditi što se zbog prekida događa s vremenom izvršenja, pogreškama i raspoloživim radnim kapacitetom.
Koliko poruka zaposlenici primaju tijekom rada?
Prema Microsoftovu istraživanju Breaking down the infinite workday iz lipnja 2025., prosječan korisnik obuhvaćen analizom dnevno prima 117 e-mailova i 153 poruke putem Microsoft Teamsa tijekom radnog dana.
Podaci se temelje na korištenju Microsoftovih poslovnih alata i ne obuhvaćaju korisnike iz Europske unije. Stoga ih ne treba smatrati reprezentativnima za zaposlenike u BiH.
Primljena poruka pritom nije isto što i prekid rada. Zaposlenik neke obavijesti može pročitati kasnije, a druge mogu sadržavati informacije potrebne za nastavak zadatka.
Problem se pojavljuje kada se zbog komunikacije mora ponovno provjeravati već obrađen podatak, ponavljati dio analize ili ispravljati posao koji je prethodno bio dovršen.
Što istraživanja govore o posljedicama prekida?
Sustavni pregled objavljen 2021. u časopisu Applied Ergonomics obuhvatio je 33 laboratorijska eksperimenta i 49 intervencija usmjerenih na ublažavanje negativnih posljedica prekida.
Autori su utvrdili da određene intervencije mogu poboljšati točnost izvršavanja zadataka i skratiti vrijeme potrebno za njihov nastavak.
Nalazi ne omogućuju izračun prosječnog financijskog gubitka u poduzećima. Laboratorijski zadaci razlikuju se od stvarnih poslovnih procesa, a učinak prekida ovisi o tome što zaposlenik radi i koje informacije prima.
Prekid tijekom rutinskog unosa podataka može imati drukčiju posljedicu od prekida tijekom pripreme financijske analize. Kod složenijih zadataka dodatno vrijeme može biti potrebno za provjeru prethodnih koraka i ponovno uspostavljanje tijeka rada.
Eksperiment u luci: Manja produktivnost nakon uvođenja pametnih satova
Konkretnu mjeru radnog učinka donosi istraživanje Supportive Control, Distracted Work: Evidence from a Field Experiment on Workplace Health-Tracking Wearables, čija je radna verzija objavljena u srpnju 2026.
Autori Yaxuan Chen, Yutong Chen i Timo Vogelsang proveli su eksperiment među 303 operatera lučkih dizalica u Kini. Pametne satove za praćenje zdravstvenih pokazatelja dobilo je 65 radnika, dok je preostalih 238 činilo kontrolnu skupinu.
Satovi su pratili fiziološke pokazatelje tijekom rada. U drugoj fazi eksperimenta aktivirane su obavijesti koje su radnike upozoravale na određena odstupanja u otkucajima srca i poticale ih da razmotre odmor.
Istraživači su utvrdili približno desetpostotno smanjenje tjedne količine pretovarenog tereta među radnicima obuhvaćenima programom. Produktivnost su mjerili stvarnom količinom obavljenog rada, a ne procjenama samih zaposlenika.
Negativan učinak bio je izraženiji nakon uključivanja obavijesti u stvarnom vremenu. Međutim, razlika između razdoblja s uključenim i isključenim obavijestima nije bila statistički značajna. Dodatni statistički testovi glavnog rezultata također nisu dosegnuli uobičajeni prag značajnosti od pet posto.
Autori nalaze smatraju najviše usklađenima s objašnjenjem da obavijesti odvraćaju pažnju od zadatka. Ipak, istraživanje ne dokazuje da su same obavijesti uzrokovale cjelokupni pad produktivnosti.
Postoji i druga strana rezultata. Među radnicima koji su koristili satove zabilježeno je manje odstupanja od rasporeda smjena. Autori to oprezno tumače kao mogući pokazatelj manje potrebe za zamjenama radnika zbog zdravstvenih razloga.
Zbog toga se na temelju pada količine obavljenog rada ne može zaključiti da je cijeli zdravstveni program bio financijski neisplativ. Za takvu procjenu trebalo bi usporediti kratkoročni proizvodni učinak s troškovima programa i mogućim koristima za raspoloživost zaposlenika.
Riječ je o radnoj verziji istraživanja provedenog u jednoj luci. Njegovi rezultati ne mogu se izravno prenijeti na uredske zaposlenike i poslovnu komunikaciju putem e-maila.
Dva sata manje na e-mailu ne znače automatski veću zaradu
Razliku između uštede vremena i poslovnog rezultata pokazuje istraživanje Shifting Work Patterns with Generative AI, prihvaćeno za objavu u časopisu American Economic Review: Insights.
U eksperimentu je sudjelovalo 7.137 zaposlenika iz 66 poduzeća. Istraživači su pratili kako pristup generativnoj umjetnoj inteligenciji mijenja radne navike.
Među zaposlenicima kojima je pristup alatu bio omogućen, 80 posto koristilo ga je tijekom druge polovice šestomjesečnog eksperimenta. Korisnici su u prosjeku provodili približno dva sata tjedno manje na e-mailu. Smanjilo se i vrijeme rada izvan redovnog radnog vremena.
Istraživači pritom nisu utvrdili statistički značajne promjene u količini ili strukturi radnih zadataka povezane s individualnim pristupom AI alatu.
To ne znači da ušteda vremena nema vrijednost. Međutim, istraživanje ne daje osnovu za tvrdnju da je smanjenje vremena provedenog na e-mailu automatski povećalo proizvodnju ili dobit poduzeća.
Za poslodavca je presudno što se događa s oslobođenim radnim vremenom. Ako zaposlenik može obraditi više narudžbi ili se smanjuje potreba za prekovremenim radom, korist može postati financijski mjerljiva. Ako se promijeni samo raspored aktivnosti, izravna ušteda ne mora nastati.
Koliko zapravo vrijedi izgubljeno radno vrijeme?
Pretpostavimo da poduzeće zapošljava 20 radnika i da svaki dnevno potroši deset minuta na komunikaciju za koju je utvrđeno da se može izbjeći.
Uz 22 radna dana mjesečno to iznosi približno 73 sata. Ako ukupni trošak jednog radnog sata, uključujući troškove poslodavca, iznosi 20 KM, vrijednost tog vremena doseže oko 1.467 KM mjesečno.
To nije 1.467 KM dokazanog financijskog gubitka. Riječ je o vrijednosti radnog vremena koje bi se moglo drukčije iskoristiti.
Plaće zaposlenika neće se automatski smanjiti ako poduzeće ukloni nepotrebne prekide. Financijska korist može nastati ako oslobođeno vrijeme omogući dodatni posao, smanji prekovremene sate ili izbjegne troškove ponavljanja zadataka.
Vrijednost oslobođenog vremena ovisi i o potražnji.
Prodajni odjel koji već ima više upita nego što ih može obraditi mogao bi boljom organizacijom komunikacije povećati broj pripremljenih ponuda. Hoće li to donijeti veću zaradu, ovisi o broju dodatnih narudžbi i njihovoj marži.
Ako dodatne potražnje nema, isti broj oslobođenih sati ne mora povećati prihod. Može smanjiti radno opterećenje ili omogućiti kvalitetniju obradu postojećih poslova, ali financijski učinak tada treba mjeriti drugim pokazateljima.
Slično vrijedi za računovodstvo. Manje prekida tijekom obrade dokumentacije može smanjiti broj naknadnih ispravaka. No ušteda postoji tek kada se može utvrditi koliko je manje vremena ili dodatnih troškova potrebno za završetak posla.
Kada promjena komunikacijskih navika ima ekonomskog smisla?
Istraživanje provedeno u nizozemskoj financijskoj organizaciji, objavljeno 2022. u časopisu Internet Interventions, pokazalo je da grupiranje e-mailova u određene termine može smanjiti broj prekida tijekom rada.
Zabilježeno je i kratkoročno smanjenje emocionalne iscrpljenosti, ali učinak se nije održao nakon dva tjedna. Rezultati su ovisili i o pritisku koji zaposlenici osjećaju da na poruke odmah odgovaraju.
Poduzeće zato ne može procijeniti uspjeh promjene komunikacijskih navika samo prema tome koliko je poruka manje poslano.
Korisnije je usporediti vrijeme potrebno za dovršetak istih vrsta zadataka, broj naknadnih ispravaka i troškove dodatnog rada prije i nakon promjene.
Ako se posao završava brže, ali se povećava broj pogrešaka, prividna ušteda vremena može biti poništena. Ako se smanjuje potreba za ponavljanjem zadataka, a kvaliteta ostaje ista, poduzeće dobiva prostor za povećanje kapaciteta bez proporcionalnog povećanja troškova.
Financijski učinak poslovnih prekida počinje se razjašnjavati tek kada poduzeće može pokazati što je zbog njih moralo napraviti ponovno, koliko ga je to stajalo i koji je posao zbog toga ostao neobavljen.
Autor: financa.ba
Prilikom preuzimanja obvezno navesti izravni link na članak.
