Razvoj poslovnih informacijskih sustava danas igra ključnu ulogu u učinkovitom upravljanju kompanijama, a iza takvih rješenja stoje stručnjaci s bogatim iskustvom iz prakse. Jedan od njih je i Ivan Kekez, direktor poduzeća SVAM plus, kompanije koja razvija i implementira poslovno-informacijski sustav OperaOpus™ te djeluje pod okriljem Constellation Software Inc., jedne od vodećih globalnih softverskih grupacija.
Tijekom više od 18 godina karijere, Kekez je prošao put od programera i konzultanta do voditelja projekata i direktora, sudjelujući u razvoju kompleksnih softverskih rješenja i implementacijama u različitim poslovnim okruženjima. Radio je na više od 30 ERP implementacija i više od 10 kontroling projekata, razvijajući pritom široko iskustvo u primjeni BI alata te uspostavi kontroling procesa na strateškoj i operativnoj razini.
U razgovoru za Financa.ba govori o iskustvima iz prakse kao i o važnosti kvalitetnog kontrolinga i informacijskih sustava kao podrške uspješnijem upravljanju kompanijama u sve dinamičnijem poslovnom okruženju.
Možete li nam ukratko predstaviti sebe i svoj profesionalni put. Kako ste došli do spoja IT-a, upravljanja podacima i kontrolinga?
Nakon završenog Fakulteta organizacije i informatike u Varaždinu zaposlio sam se u tvrtki SVAM plus. Tijekom 18 godina karijere prošao sam sve odjele u kompaniji, radeći na održavanju, razvoju i implementaciji ERP sustava OperaOpus, a prije pet godina preuzeo sam funkciju direktora.
Moj profesionalni put od početka je vezan uz spoj poslovanja i tehnologije. Krenuo sam iz IT-a, ali sam vrlo brzo shvatio da sama tehnologija nema stvarnu vrijednost ako ne rješava konkretne poslovne probleme.
Kroz rad na ERP projektima, posebno u području financija i kontrolinga, prirodno sam se počeo baviti upravljanjem podacima i analitikom. Upravo tu dolazi do tog spoja – IT daje alate, dok kontroling podacima daje smisao.
Danas se moj fokus svodi na jedno ključno pitanje: kako iz operativnih podataka doći do kvalitetne i pravovremene poslovne odluke.
Koji se procesi u financijama najčešće automatiziraju i koji su danas najveći izazovi u digitalizaciji?
Najčešće se automatiziraju rutinski i ponavljajući procesi poput knjiženja, naplate potraživanja, obračuna i izvještavanja. Kod automatizacije knjiženja većina sustava, uz različite razine funkcionalnosti, omogućava automatizaciju izlaznih faktura, odobrenja i robnih dokumenata. Pravi izazovi javljaju se kod dokumenata koji su se tradicionalno knjižili ručno, poput ulaznih računa, bankovnih izvoda i temeljnica.
Naplata potraživanja može biti u potpunosti automatizirana ali kod većine tvrtki postoje „kočnice“ („Otići će nam automatski partneru xy pa ćemo imati probleme“, „Isključi zadnja dva računa“, „Novi kolega je došao pa možda nije sve odradio kako treba“).
Obračuni, poput obračuna proizvodnje, danas su praktično nezamislivi bez automatizacije i najčešće zahtijevaju prilagodbu specifičnostima djelatnosti i poslovanja. Automatizacija izvještavanja najuspješnija je kod zakonom propisanih obrazaca jer se dostavljaju u jasno definiranom formatu, dok interni izvještaji, poput modificiranog RDG-a ili cash flowa, i dalje predstavljaju izazov zaposlenicima i sustavima za izvještavanje.
Koliko su podaci i analitika postali ključni za donošenje financijskih odluka?
Rekao bih da su podaci oduvijek bili ključni. Ni prije 50 godina odluke se nisu mogle donositi bez kvalitetnih podloga, a isto vrijedi i danas. Ono što se kroz vrijeme mijenjalo su format zapisa, količina podataka i mogućnosti njihove vizualizacije. Danas podataka ima znatno više, ali i alata koji ih mogu pretvoriti u korisne informacije te prikazati na jednostavan i razumljiv način.
Istovremeno, konkurencija koja je nekad bila geografski udaljena danas je praktično pred vratima, izazovi s radnom snagom sve su izraženiji, a poremećaji u opskrbnim lancima postali su češći nego ranije. Sve to stvara dodatni pritisak na funkciju kontrolinga i povećava potrebu za brzim i kvalitetnim analizama.
Umjetna inteligencija pritom postaje velika prilika za napredniju analizu poslovanja, ali donosi i nove izazove, prije svega u vidu dodatnog rasta količine podataka i uvođenja novih sustava.
Kako premostiti situaciju kada naiđete na neslaganje između podataka unutar više različitih baza? Kako premostiti te probleme?
Za uspješno rješavanje problema razlika u podacima prvo je potrebno analizirati gdje se podaci unose. Ako neslaganja nastaju unutar jednog sustava, rješenje je najčešće poboljšanje ili prilagodba tog sustava. Kada se podaci unose u više sustava, ključno je osigurati kvalitetnije integracije. U slučaju Excel ili SharePoint evidencija, optimalno rješenje je zamjena tih evidencija sustavima integriranim s ERP-om ili drugim centralnim sustavom.
Često se kao rješenje koristi kreiranje dodatnih Excel datoteka ili radnih listova, što je, iako ponekad jedina opcija, zapravo manje učinkovito. Pravi put leži u standardizaciji i centralizaciji podataka kroz sustave poput ERP-a, koji postaju jedinstveni izvor istine.
Kada svi ključni procesi koriste iste definicije i zajedničke izvore podataka, neslaganja se značajno smanjuju, a povjerenje u podatke prirodno raste.
Kako organizacije mogu osigurati da IT projekti donesu stvarnu poslovnu vrijednost za financije i poduzeće u cjelini?
Ključno je da IT projekti ne budu vođeni tehnologijom, nego poslovnim ciljevima. To znači da ih u praksi ne može voditi isključivo IT ili neki drugi odjel – potrebna je aktivna uključenost članova uprave, financija, kontrolinga i ključnih predstavnika poslovnih funkcija na koje projekt utječe.
Takvi sudionici moraju biti uključeni od samog početka: definirati što žele mjeriti, koje odluke žele poboljšati i koje procese optimizirati.
Uspješni projekti su oni gdje se jasno može odgovoriti na pitanje: koju konkretnu poslovnu vrijednost ovo donosi?
Koji je vaš savjet za poduzeća koja tek počinju digitalnu transformaciju financija i kontrolinga/ možete li nam dati neki primjer iz prakse koji najbolje prikazuje vrijednost IT-a u financijama i kontrolingu?
Moj savjet je: krenuti postupno, ali s jasnom vizijom.
Ne pokušavajte digitalizirati sve odjednom. Prvo je važno riješiti ključne procese i osigurati kvalitetne podatke.
Primjer iz prakse je jedna proizvodna kompanija u kojoj smo uvođenjem integriranog ERP sustava povezali sve odjele, omogućili praćenje proizvodnje u realnom vremenu i, primjenom BI analitike, osigurali praćenje stvarne profitabilnosti tvrtke, kupaca i proizvoda na mjesečnoj razini.
Prije implementacije odluke su se donosile na temelju agregiranih i zakašnjelih podataka. Nakon uvođenja sustava, reakcije su postale brže i preciznije.
Zašto je AI postala toliko važna tema u odjelu kontrolinga?
AI omogućava bržu i točniju analizu podataka, prediktivnu analitiku i planiranje, automatizaciju rutinskih zadataka te generiranje pametnih izvještaja. Također može prepoznati anomalije i davati preporuke za akcije. Sve to oslobađa kontrolingu vrijeme za dublju analizu i strateški rad.
Upravo zato AI postaje važan alat u modernom kontrolingu.
Postoji li rizik da AI preuzme dio poslova kontrolera, te hoće li kontroleri budućnosti morati više razumjeti tehnologiju i podatkovnu analitiku?
Ne vjerujem da će AI zamijeniti kontrolere, ali će značajno promijeniti njihov posao.
Rutinski zadaci sve će se više automatizirati, a fokus će se pomaknuti prema analizi, interpretaciji i savjetovanju uprave.
Kontroleri budućnosti svakako će trebati bolje razumjeti podatke i tehnologiju, ali prije svega će trebati razvijati poslovno razmišljanje.
Smatrate li da je kontroling i učinkovito upravljanje podacima dovoljno zastupljeno na našim područjima, te donose li se često odluke bez točnih podataka?
Vidljiv je veliki napredak, ali još uvijek postoji prostor za razvoj.
Mnoge organizacije i dalje donose odluke na temelju nepotpunih podataka i zakašnjelih analiza, često zbog fragmentiranih sustava.
Dobra vijest je da svijest o važnosti podataka i kontrolinga brzo raste, što otvara prostor za značajne iskorake u narednim godinama. AI predstavlja jedinstvenu priliku da uhvatimo korak s razvijenijim zemljama, jer ista tehnologija trenutno dostupna svima. Tvrtke koje već imaju kvalitetne sustave i procese brže će postići rezultate uz manje investicija, dok će ostali morati nadoknaditi izgubljeno vrijeme.
Predavač ste na 2. Regionalnoj kontroling konferenciji, koja će se 23.4. održati u Hotelu Buna u Mostaru, koja su Vaša očekivanja?
Očekujem kvalitetnu razmjenu iskustava i konkretnih primjera iz prakse.
Ovakve konferencije su odlična prilika da se vidi kako druge organizacije pristupaju izazovima digitalizacije i kontrolinga.
Veselim se i diskusiji o ulozi ERP-a, BI-a i AI-a u donošenju boljih poslovnih odluka, jer vjerujem da je to tema koja će obilježiti razvoj kontrolinga u narednom razdoblju.
Autor: financa.ba
Prilikom preuzimanja obvezno navesti izravni link na članak.
