Poslovno planiranje je važno, ali ulaganje previše ili premalo vremena u njega može biti skupo.
Prije nekoliko godina, Shishir Mehrotra – izvršni direktor tvrtke Coda, sveobuhvatnog proizvođača dokumenata – razgovarao je s Reidom Hoffmanom na njegovom podcastu Masters of Scale. Razgovarali su o ritualima tvrtke, a posebno o ovom citatu Binga Gordona:
Svaka tvrtka ima mali popis zlatnih rituala. Nekoliko kriterija: 1. Imenovani su. 2. Svaki zaposlenik ih zna do prvog petka. 3. Šablonske su.
Ovo je Mehrotri dalo ideju. Upustio se u misiju intervjuiranja što je moguće više uspješnih timova s jednim jednostavnim ciljem – objediniti najbolje rituale više od 100 timova i vođa kako bi drugi mogli učiti od njih.
Počeo je dokumentirati svoja otkrića na ovoj nevjerojatnoj Coda stranici, a trenutno radi na knjizi pod nazivom The Rituals of Great Teams, s planovima za objavljivanje 2024. Ali Coda stranica je sama po sebi iznimno impresivna. Pun je beskrajnih priča i uvida uspješnih tvrtki kao što su YouTube, The New York Times, Disney, Brex, Canva, Basecamp i još mnogo toga.
Postoji jedan nevjerojatno koristan uvid iz kojeg bi svaki poduzetnik mogao učiti. To se zove 10 posto dodatka za planiranje.
Dodatak za planiranje od 10 posto
Planiranje i postavljanje ciljeva jedan je od najvažnijih rituala u svakoj tvrtki. Stoga ne čudi što se ova tema često spominjala u Mehrotrinim intervjuima. U tim je intervjuima pronašao jednu zlatnu nit koju je pretvorio u jednostavno pravilo: “Nećeš potrošiti više od 10 posto svog vremena na planiranje.”
Dakle, kako ovo funkcionira? Jednostavno je. Pomnožite svoj vremenski okvir planiranja s 10 posto i to je ono što možete dodijeliti stvarnim sesijama planiranja. Ako radite godišnje planiranje, tada možete provesti 10 posto godine (oko pet tjedana) planirajući. Ako radite kvartalno planiranje, možete potrošiti oko šest do sedam dana na planiranje.
Ovo je korisno pravilo koje treba imati na umu jer se može prilagoditi bilo kojoj vrsti planiranja u vašem poslovanju. Obično se savjetuje manjim tvrtkama da planiraju u manjim koracima, ali to dolazi s izazovom. Morate paziti koliko vremena posvećujete stvarnom dijelu planiranja; u protivnom biste mogli izgubiti nerazmjernu količinu vremena. Pravilo 10 posto odličan je način da se kontrolirate.
Kako ga provesti u praksi
Postoji mnogo različitih vremenskih okvira za poslovno planiranje koji se mogu prilagoditi ovom pravilu od 10 posto. Kvartalni, kontinuirani i dugoročni bili su najčešći ciklusi – iako bi se tehnički trebao primijeniti na bilo koji.
Kvartalno planiranje
Daleko najpopularniji ciklus planiranja. Canva, na primjer, prakticira kvartalno planiranje s jednim zanimljivim zaokretom – umjesto numeriranja svojih kvartala, oni ih opisuju kao godišnja doba: ljeto, jesen, zima, proljeće. Ovo je izvrstan primjer imenovanja rituala tvrtke. A kažu da pomaže timu u izgradnji mišićne memorije oko toga kako izgleda svaki ciklus planiranja.
S pravilom od 10 posto, gledate otprilike tjedan dana planiranja za svaki kvartal (ili sezonu!). Ovo je dobra količina vremena da odredite točno ono što želite raditi i dobro funkcionira sa sustavima.
Kontinuirano planiranje
Često ga koriste male tvrtke ili one koje doživljavaju brze promjene. To obično uključuje „sprinteve“ koji traju samo dva tjedna, ali često i duže. Basecamp je, na primjer, pronašao šestotjednu varijantu za izradu kako bi dao dovoljno vremena za izvođenje bez da se zaglave u svakodnevnom upravljanju zadacima.
Ciklus od šest tjedana dopušta tri dana planiranja, što je dovoljno vremena da se razjasni opseg i osigura da je svima jasno što trebaju učiniti, ali što je važno, nije dovoljno dugo da bi umanjilo vrijeme koje je ljudima potrebno za stvarno obavljanje posla.
Dugoročno planiranje
Obično je prepušteno većim tvrtkama koje se trebaju pripremiti za velike inicijative ili tržišne promjene. Disney, na primjer, od 1989. koristi petogodišnji proces planiranja. Njihovi sastanci planiranja traju od siječnja do rujna, što bi moglo zvučati kao pretjerano. Ali zapravo, to je samo 15 posto cjelokupnog ciklusa planiranja – nešto više od pravila od 10 posto, ali ne pretjerano. To se pokazalo neprocjenjivim za izvršavanje dugoročnih obveza poput zabavnih parkova i njihove streaming usluge, Disney+.
I imajte na umu da ovo nije situacija koja odgovara svima. Ovdje ima dovoljno prostora za fleksibilnost – YouTube, na primjer, koristi kombinaciju šestomjesečnog strateškog planiranja i šestotjednog planiranja. Bez obzira na to, pravilo od 10 posto i dalje vrijedi.
Bez obzira na to jeste li tek krenuli na put poslovnog planiranja ili se time bavite godinama, ulaganje 10 posto vašeg vremena u planiranje jednostavan je način da jamčite da su vaši napori dobro usmjereni bez utjecaja na količinu vremena koje morate posvetiti tim naporima.
Izvor: Inc.; prijevod i prilagodba: Financa.ba
