Povratne informacije jedan su od najvažnijih alata u vodstvu. Ipak, mnogi se lideri više usredotočuju na ono što će reći nego na ono što žele postići.
Prije razgovora često analiziraju svaku riječ i unaprijed zamišljaju moguće reakcije sugovornika. Hoće li se osoba braniti? Hoće li se ne složiti? Hoće li je razgovor uznemiriti? No važnije je pitanje: koji je cilj povratne informacije i kako ga najbolje postići?
Iako nije moguće kontrolirati tuđu reakciju, moguće je prilagoditi način komunikacije kako bi poruka bila jasna i imala željeni učinak.
Ne objašnjavate svoju namjeru
Dobre povratne informacije trebale bi pomoći osobi da uči, razvija se i napreduje. Njihova svrha nije kritiziranje, posramljivanje ili kažnjavanje.
Problem nastaje kada izostane objašnjenje zašto se razgovor uopće vodi. Tada ljudi lako sami donose zaključke i mogu steći dojam da su pozvani na razgovor isključivo zato što su nešto napravili pogrešno.
Zato je važno jasno objasniti što se razgovorom želi postići. Rečenica poput: „Želim razgovarati o ovome jer želim pomoći da budete još uspješniji“ može bitno promijeniti ton cijelog razgovora.
Fokus je na poruci, a ne na osobi
Mnogi se pripremaju za ono što žele reći, ali premalo razmišljaju o osobi kojoj se obraćaju.
Prije razgovora vrijedi razmotriti nekoliko pitanja. Je li e-mail doista najbolji način komunikacije? Je li trenutak prikladan? Koji će pristup druga osoba najlakše razumjeti i prihvatiti?
Način na koji se povratna informacija prenosi često je jednako važan kao i njezin sadržaj. Vrijeme, okruženje i stil komunikacije mogu značajno utjecati na to kako će poruka biti primljena.
Povratne informacije su previše neodređene
Ako je cilj napredak, osoba mora znati što konkretno treba promijeniti.
Općenite izjave poput „trebaš bolje komunicirati“ ili „moraš pokazati više vodstva“ ne daju dovoljno jasne smjernice za djelovanje.
Mnogo su korisniji konkretni primjeri. Potrebno je opisati određeno ponašanje, objasniti njegov utjecaj i jasno definirati što bi ubuduće trebalo biti drugačije. Što su povratne informacije preciznije, veća je mogućnost da će osoba znati kako ih pretvoriti u konkretan korak.
Predugo čekate na razgovor
Nelagoda često dovodi do odgađanja razgovora. Mnogi se nadaju da će problem nestati sam od sebe.
No dani lako postanu tjedni, a tjedni mjeseci. Kada se razgovor napokon dogodi, frustracija je već narasla, a konkretni detalji i primjeri mogu se izgubiti.
Pravovremene i kratke korekcije često su učinkovitije od velikih intervencija koje dolaze tek kada problem postane ozbiljan.
Javljate se samo kada postoji problem
Ako zaposlenici dobivaju povratne informacije samo kada nešto pođe po zlu, s vremenom ih mogu početi povezivati isključivo s kritikama.
Dobri lideri zato jednaku pažnju posvećuju pozitivnim i korektivnim povratnim informacijama. Kada primijete dobro ponašanje, jasno ga istaknu i objasne zašto je važno.
Takav pristup gradi povjerenje, potiče motivaciju i daje zaposlenicima osjećaj da se njihov trud prepoznaje. Istodobno olakšava prihvaćanje zahtjevnijih razgovora kada oni postanu potrebni.
Kako učiniti povratne informacije učinkovitijima?
Umjesto da se povratna informacija promatra kao govor koji treba održati, bolje ju je shvatiti kao proces komunikacije.
Potrebno je jasno objasniti namjeru, prilagoditi pristup sugovorniku i konkretno definirati što treba promijeniti. Važno je reagirati na vrijeme, ali i redovito prepoznavati pozitivne primjere.
Kvalitetne povratne informacije nisu alat za kritiziranje ljudi, već način da im se pomogne razvijati njihove sposobnosti i ostvariti bolji radni učinak.
Povratne informacije mogu biti alat za razvoj
Povratne informacije imaju najveću vrijednost kada ljudima pomažu da napreduju. Njihova svrha nije dokazivanje tko je u pravu, nego stvaranje prostora za učenje, razvoj i poboljšanje.
Jasna komunikacija, dobra namjera i pravovremena reakcija povećavaju mogućnost da poruka bude prihvaćena i pretvorena u konkretan napredak. Upravo zato kvalitetne povratne informacije ostaju jedan od najvažnijih alata svakog uspješnog lidera.
Izvor: Fast Company; prijevod i prilagodba: financa.ba
Prilikom preuzimanja obvezno navesti izravni link na članak.
