Zamislite: probudite se jedno jutro, i u panici izletite iz kreveta. To dugo iščekivano izvješće zbog kojeg ste razbijali glavu – poprilično sporo – treba predati za tri dana. Oblijeva vas hladan znoj dok sjedate napraviti izvješće koje vjerojatno neće svima ispuniti očekivanja. Definitivno vam treba više vremena za rad na ovome. Zamišljate svog šefa kako odmahuje glavom, prekriženih ruku u znak neodobravanja. “Uf. Kako si, zaboga, dopustio da se ovo dogodi?”
Sada zamislite ovo: taj rok je mjesec dana u budućnosti.
Imate još puno vremena. Kakvo olakšanje – možete nastaviti spavati! Ali čekajte. Prije nego što na budilici pritisnete gumb za odgodu i dopustite da vam razina kortizola padne, morate razumjeti ovaj fenomen koji remeti karijeru – ili ćete biti osuđeni da ga ponovite.
Zabluda u planiranju
Nitko namjerno ne kreće u novi projekt misleći da NEĆE ići po planu – a opet se događa uvijek iznova. Zašto mnogi od nas upadaju u ovu zamku? Naše percepcije o našem raspoloživom vremenu, našim sposobnostima i svim preprekama na koje možemo naići uvelike su iskrivljene. To je fenomen koji se naziva zabluda u planiranju, a događa se profesionalcima na svim razinama i u svakom zanimanju.
Zabluda u planiranju počinje s priželjkivanjem. Manja (pa čak i veća) kašnjenja nisu uračunata. Odgađanje posla na prvu se ne čini katastrofalnim. Ali budući da smo skloni podcijeniti koliko će vremena trebati da se dovrši zadatak, zajedno sa svim povezanim rizicima i nepredviđenim troškovima, nesvjesno se stavljamo u scenarije zadnjeg trenutka, ili još gore, u scenarije s prošlim rokovima.
Istraživanja pokazuju da često podcjenjujemo vrijeme i prepreke koje su uključene u dovršavanje zadatka čak i kada su izravno u suprotnosti s našim prošlim iskustvima. To se može objasniti našim optimizmom – našom prirodnom tendencijom da vjerujemo da će budućnost nekako biti bolja od prošlosti.
Oba pojma (“zabluda u planiranju” i “pristranost optimizma”) skovali su 1979. psiholozi Daniel Kahneman i Amos Tversky. Njihov je rad iznjedrio polje bihevioralne ekonomije. Godine 2002. Kahneman je za svoje istraživanje dobio Nobelovu nagradu za ekonomske znanosti. (Tversky je preminuo a nagrada se ne dodjeljuje posthumno.)
Više o zabludi u planiranju, koliko je raširena i kako je eventualno prevladati, znaju stručni istraživači Filippos Papakonstantinou (The Business School, King’s College London) i Jonathan Parker (MIT Sloan School of Management). Oni su, s Markusom Brunnermeierom sa Sveučilišta Princeton, objavili rad o pogrešnom planiranju, odugovlačenju i o predanosti.
Svi pokušavamo poduzeti radnje koje će dovesti do poboljšanih ishoda u budućnosti. To nas u sadašnjosti i motivira i čini da se osjećamo bolje.
Jonathan Parker
Kako to izgleda u praksi? Papakonstantinou je ponudio ovaj primjer: Recimo da imate posao koji morate dovršiti i tri dana da ga obavite. Umjesto da ispravno procijenite, na temelju dosadašnjeg iskustva, da će posao trajati, recimo, ukupno 12 sati, vi “sanjate” da će trajati samo osam sati, što vas odmah razveseli. Dakle, planirate uživati prvi dan i raditi četiri sata svaki sljedeći dan. Ali, iznenađenje, kada dođe zadnji dan, morat ćete raditi dulje od očekivanog.
Zabluda u planiranju dovodi do toga da na kraju morate nagurati i učiniti mnogo više nego što ste mislili da trebate. Na kraju morate previše raditi kada se približi rok. A možda ga, zbog optimalnih uvjerenja o tome što biste realno mogli postići i ignoriranja mnogih čimbenika izvan vaše kontrole, čak i propustite.
Filippos Papakonstantinou
Možemo li prevladati zabludu u planiranju?
Prema Parkeru, čak su i oni koji su proučavali zabludu u planiranju podložni istoj. To je neizbježna pojava. Dakle, što možemo učiniti usput kako bismo ostali na pravom putu i kako bismo ispunili svoje ciljeve?
Istraživači imaju nekoliko prijedloga:
Bacite pogled izvana.
Daniel Kahneman to naziva “lijekom” za zabludu u planiranju. Pogled iznutra je način na koji ljudi obično razmišljaju o odlukama: subjektivno, na temelju vlastitog iskustva, preferencija i osobnih predrasuda. Nasuprot tome, pogled izvana temelji se na objektivnosti, podacima i statistici.
Sljedeći put kada se uhvatite u odugovlačenju, zapitajte se: Koliko su vremena i truda zahtijevali slični zadaci u prošlosti?
Ako vam je zadatak potpuno nov, istražite. Oslikava li vaš rad posao druge tvrtke? Provjerite postoje li javno dostupne, mjerljive informacije o vremenu i troškovima uključenim u te projekte. Internet je vaš prijatelj.
Alternativno, možete kolegu zamoliti da vam pomogne s procjenom kako biste eliminirali vlastite predrasude. “Na početku svakog projekta pomislite: ‘Dobro, ovo ne može biti tako teško. Zapravo izgleda prilično jednostavno’, rekao je Parker. “Vrlo je korisno razraditi ideju za vrijeme ručka s kolegom, kako bi vidjeli mogu li oni pronaći rupe i potisnuti vaš optimizam.”
Eksperti, ovo vrijedi i za vas. Podcjenjivanje potrebnog vremena nije pogreška početnika! Izazov leži u balansiranju vašeg optimizma i realizma.
Posvetite se rano i posvetite se javno.
Što više odgađate, vaš problem postaje sve gori. Ovdje postaje vrijedno obvezivanje na rano djelovanje. “Ideja je da sebi date malo vanjskog pritiska predanosti kako ne biste sav svoj posao ostavili za posljednji trenutak”, rekao je Parker.
Papakonstantinou predlaže istraživanje mehanizama obveze ili vanjskih elemenata koji vam postavljaju ograničenja, limitirajući vam skup dostupnih izbora.
Razmotrite ovaj način obvezivanja: prikupite sve resurse koji su vam potrebni da završite svoj posao offline. Zatim zamolite svog cimera ili partnera da ugasi WiFi i da ne uspostavlja vezu sve dok ne završite sa svojim zadatkom.
Sprječavanje iskušenja da surfate webom spriječilo vas je da budete ometeni i da odugovlačite dalje. (Vaš budući ja bit će vam zahvalan na tome.)
Možete raditi i na “programiranju” svog mozga. Istraživanja pokazuju da postavljanjem planova “ako-onda”, poznatih i kao “namjere provedbe”, možete spriječiti zabludu u planiranju i smanjiti šanse za odugovlačenje. Struktura je jednostavna:
AKO [se dogodi određena situacija], ONDA ću [poduzeti ovu radnju].
Zakažite “dodatno vrijeme”.
Imajte na umu da će uvijek postojati čimbenici koji su izvan vaše kontrole, a štoviše, vrlo je moguće da precjenjujete svoje sposobnosti. Kako biste osigurali realniji rok, uzmite svoju izvornu procjenu i povećajte je za 25%. Ako mislite da će rad na novom projektu potrajati četiri tjedna, dodajte još jedan tjedan kako biste omogućili kašnjenje. Zatim dodajte povremene ciljeve (mislite na njih kao na male rokove) kako biste ostali na pravom putu.
Tehnički alati mogu vam pomoći da se držite ove prakse. Postavljanje upozorenja na mobilnom telefonu ili korištenje aplikacija za podsjetnike može biti korisno.
Možete koristiti i svoj kalendar. Blokirajte vrijeme za fokusirani rad ponedjeljkom, srijedom i petkom, na primjer. Kako biste bili odgovorni, razmislite o tome da unaprijed rezervirate tjedne sastanka s vanjskim sudionicima ili kolegama. (Odjednom svi raspoloživi vremenski odsjeci izgledaju dobro za završetak ovog projekta!) Kada – ne ako – naiđete na probleme, unaprijed spremljeni blokovi pomoći će vam da napredujete prema rasporedu.
Računajte na najgore.
Ponekad se isplati biti pesimist. Za svoj sljedeći važan zadatak, počnite pretpostavkom njegovog završetka. Tako je: ovaj se pristup naziva pre-mortem, i poput svog popularnog blizanca upravljanja projektima, post-mortem, uključuje razmišljanje. Samo što ovaj put razmišljate o onome što bi se moglo dogoditi, a ne o onome što se već dogodilo.
Ova strategija uključuje zamišljanje vlastitog neuspjeha ili utvrđivanje što će poći po zlu prije nego što se to stvarno dogodi. Na taj ćete način moći bolje predvidjeti potencijalne probleme. I bit ćete opremljeni za izradu prikladnog rezervnog plana kao preventivne mjere.
Vratimo se na primjer onog izvješća koje možda odgađate. Umjesto da čekate tjedan kada treba započeti, provedite pre-mortem kada je prvi put dodijeljen – tri mjeseca unaprijed. Identificirajte načine na koje biste sve mogli biti izbačeni sa tračnica: mogli biste biti uvučeni u druge projekte; možete zaboraviti rezervirati vrijeme za to u svom kalendaru; možete dopustiti da vas svakodnevne sitnice skrenu s puta… Sada kada znate koji se problemi mogu pojaviti, možete ih aktivno pokušati izbjeći.
Pre-mortem pregledi su korisni jer vas vode kroz proces i discipliniraju prirodnu tendenciju da budete optimistični razmatrajući kako će nešto poći po zlu. Ovo nadilazi način na koji bi se pojedinac mogao odlučiti disciplinirati na temelju vlastitih osobnih troškova propuštanja roka (šteta za ugled, gubitak posla, itd.). Učinkovito ih prisiljavate da budu realističniji nego što bi inače bili, a to je vrlo korisna stvar za radno mjesto kada je važno završiti posao na vrijeme.
Jonathan Parker
***
Iako je zabludu u planiranju nemoguće eliminirati iz svog života, možete strateški upravljati njenim postojanjem. Ne dopustite da zabluda u planiranju ugrozi vaš kredibilitet. Nastavite sanjati velike snove i osnažite svoje planove uz veliku dozu realizma utemeljenog na dokazima. Vaša savjest (i oni koji ovise o vašem dobrom radu) bit će vam zahvalni na tome.
Izvor: Ascend; prijevod i prilagodba: Financa.ba
